Vous souhaitez adopter un logiciel EPM (Enterprise Performance Management) ? Vous vous demandez comment procéder pour lancer et réussir votre projet EPM ? La réflexion s’impose, car le succès exige une préparation sérieuse avant d’attaquer le déploiement.
Mesurez bien les enjeux, car l’échec serait préjudiciable pour l’entreprise. Avec notre longue expérience de l’intégration d’outils BI et EPM chez Intis, nous vous proposons les astuces et bonnes pratiques pour mener votre projet. Nous vous expliquons aussi les organisations envisageables, que vous cherchiez à déléguer en totalité, à vous former pour déployer l’EPM ou à co-construire avec l’intégrateur.
Réussir son projet EPM : des enjeux à avoir en tête avant de se lancer
La direction financière qui parvient à convaincre sa direction générale d’opérer une transformation profonde de ses outils de pilotage de la performance, se doit d’en réussir l’implémentation. En matière de logiciel EPM, l’échec est exclu, au vu du temps et de l’argent en jeu, sans oublier le positionnement stratégique d’un tel outil dans l’entreprise.
Disposer d’un outil EPM fonctionnel et pertinent pour les besoins de l’entreprise
Lorsque l’EPM reste perçu comme une solution complexe, peu conviviale ou peu ergonomique, le manque d’adhésion risque de tuer le logiciel très vite. Si les services fonctionnels retenus pour le déployer en premier apprécient peu les outils de pilotage, la mayonnaise prend difficilement dans le reste de l’entreprise. Un début de déploiement de ce type peut contrecarrer les plans pour la mise en place dans d’autres secteurs d’activité ou d’autres sociétés du groupe.
Contenter les utilisateurs qui se servent vraiment du logiciel EPM
Imaginez une solution de pilotage de la performance qui ne donne pas satisfaction et que les utilisateurs choisis délaissent au bout de quelques mois. Ils retournent même à leurs anciennes amours, la bureautique, au risque de retrouver les limites d’Excel. Pourtant, les outils de ce type servent à casser les silos et favorisent la planification, l’établissement de scénarios, etc., entre les équipes. Si cela ne fonctionne pas dans les faits, vous avez assurément raté quelque chose dans votre projet de déploiement.
Éviter de semer le doute sur les données de gestion
Avec un projet EPM, l’objectif est bien d’équiper l’entreprise d’un des meilleurs outils pour le pilotage de la performance. Si, après la mise en place du logiciel, certains managers doutent des données, KPI et scénarios bâtis par le contrôleur de gestion industriel, c’est très embêtant. S’ils délaissent l’outil et diffusent des états préparés en dehors de l’EPM, le projet rime avec échec.
Obtenir un ROI effectif par rapport aux outils bureautiques antérieurs
L’implémentation de solutions du type IBM Planning Analytics ou du logiciel PIGMENT constitue un projet informatique majeur dans de nombreuses entreprises. De l’analyse détaillée des besoins avant la réunion kick-off, jusqu’au jour du go-live, les équipes sont sollicitées. En temps, en énergie, en argent, un tel projet EPM doit générer un réel retour sur investissement.
En outre, la mise en place du logiciel doit conduire à accroître le temps consacré à l’analyse en vue de décisions, plutôt qu’en saisies de prévisions ou de traitements de la data. Si ce n’est pas le cas, quelques mois après l’implémentation, vous avez assurément raté quelque chose sur le plan des performances.
Limiter les dysfonctionnements et recours à la maintenance applicative
Un projet EPM réussi, une fois les premières semaines de mise en production passées, ne doit pas conduire à l’ouverture incessante de tickets auprès de la Tierce Maintenance Applicative (TMA). Un tel fonctionnement révèle une définition des besoins, des tests et une recette insuffisants. C’est parfois aussi le signe d’une formation inadaptée des utilisateurs à l’outil. Enfin, ceci peut venir d’une mauvaise gestion de la maintenance de premier niveau, au sein de l’entreprise, par exemple par les key users (utilisateurs clés).
Comment gérer les ressources humaines pour réussir son projet EPM ?
Pour de tels défis, mieux vaut adopter la bonne méthode à chaque phase de la mise en œuvre de votre nouvel EPM. Voici les bonnes pratiques de gestion de projet, en commençant par les hommes.
Soigner l’analyse du besoin et la rédaction du cahier des charges du logiciel EPM
Quel que soit l’outil EPM que vous retenez, si vous bâclez la définition précise de vos besoins, vous risquez de courir à la catastrophe. Ce travail s’effectue en amont de la signature du moindre devis ou contrat. C’est cette réflexion qui définit notamment quelles sont les données à piloter, du moins pour la première phase de l’implémentation. Vous devez aussi analyser la qualité de ces données et vous assurer de la fiabilité des référentiels. En effet, même les meilleurs logiciels du monde ne réalisent pas de miracles, sans une data propre et pertinente.
Disposer d’un sponsor fort pour lancer le projet EPM
Comme l’explique Aurélie, DAF dans l’industrie agroalimentaire, parmi les 5 facteurs clés de succès d’un projet SI-finance, elle cite le fait de compter sur un sponsor fort. Cette personne, souvent le DAF, voire le DG en PME, croit dans le projet. Elle s’implique pour le vendre au CODIR ou aux associés.
Le sponsor donne l’impulsion nécessaire et stratégique, lors de la réunion kick-off (lancement du projet). C’est aussi le meilleur moyen de disposer d’une institution d’arbitrage et de ne pas jouer au jeu de la patate chaude entre le responsable du contrôle de gestion et la direction des services informatiques.
Structurer et gérer l’équipe projet en mixant les compétences et les métiers
Après le sponsor, le chef de projet et la composition de l’équipe comptent beaucoup dans la gestion du projet et sa réussite.
Composition de l’équipe projet
Le chef de projet présente un profil de leader, car il doit embarquer les équipes. Volontariste, ouvert au changement et communicant, il met de l’huile dans les rouages et maintient tout le monde en ordre de marche. C’est à lui de choisir les key users et de veiller aussi autant que possible au volontariat. Ces personnes positives et proactives deviennent ensuite les ambassadrices de la solution déployée auprès des utilisateurs finaux. Idéalement, l’équipe comporte des personnes de tous les services, directions ou métiers concernés par l’implémentation du logiciel EPM.
Des ressources disponibles et réellement affectées au projet
Une des erreurs classiques consiste à sous-dimensionner les ressources à affecter à la mise en place de tels systèmes informatiques. Pour une taille correcte de l’équipe, au vu du rétroplanning, rebattez les cartes pour les missions incluses dans les postes habituels. Un conseil, autant que possible, détachez le chef de projet à plein temps.
Pour faciliter la mise à disposition des experts de l’entreprise, organisez la délégation de leurs tâches aux numéros deux, qui, eux, délèguent à leur tour, etc. Et, vous recrutez un CDD ou un intérimaire pour les postes de moindre expertise. C’est aussi une excellente manière de faire monter en compétence les collaborateurs à tous les niveaux de la hiérarchie.
Communiquer dès le début du projet et tout le temps
Rien de pire que l’absence d’informations. Conduire un projet EPM c’est apporter le changement dans l’entreprise. La communication projet, ça s’organise, quel que soit le profil des utilisateurs.
La réunion de lancement doit donner cette impulsion. Elle montre l’ambition de l’entreprise. La présence du sponsor est requise. Les objectifs et le calendrier sont soigneusement préparés. Impliquez les membres de l’équipe projet dans cette présentation.
Les instances comme le comité de pilotage et le comité de projet se réunissent régulièrement à date fixe. Elles émettent des comptes rendus systématiques et sans délai. Mettez aussi en place un support de communication périodique, à destination de toute l’entreprise.
Fêtez chaque jalon franchi, y compris les petites victoires. Répondez aux doutes qui émergent. Rassurez. N’oubliez pas d’inviter tous les acteurs du projet EPM à une réunion de clôture.
Comment implémenter les phases techniques d’un logiciel EPM avec succès ?
Poursuivons les bonnes pratiques pour les étapes techniques d’analyse et de déploiement du projet EPM.
Maximiser le temps de réflexion sur les processus et les besoins avant de signer
Chez Intis, nous constatons que les projets qui échouent présentent le même défaut dans 80 % des cas : le temps consacré à formaliser sérieusement le besoin est insuffisant chez le client. Or, ce travail, c’est comme un iceberg, c’est la partie immergée. Elle se réalise avant de signer avec un prestataire, un éditeur ou un intégrateur.
Soigner les phases de tests et de recettage avant le go live
Les entreprises qui négligent cette phase cruciale de leur projet EPM se retrouvent à subir, une fois l’outil mis en production. Les tests et la recette, c’est à réaliser avant ! Ce travail se prépare au sein de l’entreprise, et non pas chez l’intégrateur. Tant que les résultats restent peu satisfaisants sur le plan de la qualité et de la justesse des informations, le plan de recette doit se poursuivre. Une astuce consiste toutefois à impliquer contractuellement le prestataire dans la réalisation des tests.
Avancer en mode agile par lot
Plutôt que de viser la mise en place du logiciel en une seule fois, fonctionnez par métier, service fonctionnel ou business unit. Commencez par exemple par la gestion commerciale. Le fait de se limiter à déployer les solutions par lot facilite l’avancement. Mieux vaut allotir et livrer étape par étape. Vous évitez le big-bang qui se reporte de mois en mois.
Conduire le changement et former les utilisateurs à l’EPM
La transformation IT de l’entreprise avec une solution EPM ou de business intelligence, c’est aussi accepter les évolutions et accompagner les collaborateurs. La formation des end users idéalement par les key users facilite la prise en main des outils. Ils apprennent de leurs pairs, sur des cas concrets faits pour eux. L’EPM en mode cloud devient alors un outil du terrain et pas seulement à destination des contrôleurs de gestion pour du reporting…, ou pire, de la consolidation !
Quelle organisation retenir pour gérer le déploiement de solutions BI ou EPM ?
En plus de toutes ces pratiques à adopter pour des projets informatiques, comme l’implémentation d’un logiciel BI ou EPM, vous devez prendre une décision majeure : quelle organisation avec votre intégrateur retenir ? Bien mener son projet, c’est aussi bien choisir son intégrateur BI ou EPM. Et, c’est décider du mode de fonctionnement et du niveau d’autonomie.
Déléguer le déploiement intégral à un sous-traitant au risque de rester dépendant
C’est le premier schéma organisationnel pour un projet d’intégration d’EPM. Ce mode de fonctionnement exige ensuite de recourir au consultant après la mise en production, si vous envisagez de faire évoluer l’application. Sinon, vos équipes doivent déployer beaucoup d’énergie pour acquérir les compétences nécessaires afin de réaliser les changements en interne.
En effet, si vous souhaitez ajouter des reportings ou modifier en profondeur des états, vous manquez d’autonomie en général. Ce mode de fonctionnement demande en outre un cadrage ultra précis des besoins dans le cahier des charges.
Se former auprès de l’intégrateur pour faire tout soi-même (recours TMA)
La seconde méthode d’intégration d’un EPM dans une entreprise consiste à vous former pour déployer l’outil vous-même. Pour un tel projet, chez Intis, c’est l’équipe TMA qui prend le relais pour vous emmener vers cette autonomie. Elle intervient bien en amont de la mise en production, contrairement à ses missions classiques de maintenance corrective et évolutive.
Réaliser les tâches de déploiement en mode coaching et co-construction pour favoriser l’autonomie
Le projet en mode coaching, celle qui en parle le mieux, c’est Armelle Beauchamp, responsable du contrôle de gestion opérationnel au sein d’un centre technique. Elle a déployé IBM Planning Analytics avec l’intégrateur Intis, selon la méthode de co-construction.
L’intégrateur travaille avec l’entreprise et à son rythme, afin de laisser les personnes en interne maîtriser leur projet. L’équipe projet découvre et assimile les possibilités de l’outil EPM, étape par étape. Le savoir-faire se transmet du consultant à son client, qui dispose ainsi de la méthodologie pour l’évolution future du logiciel en toute autonomie.
Intégrateur de solutions EPM, Intis dispose d’une large expérience de la gestion de tels projets. Nous savons ce qui fonctionne. Nous connaissons aussi ce qui pose problème. Quels que soient vos besoins, vos souhaits d’autonomie, un chemin existe. Chez Intis, nous adorons le mode coaching. Mais, nous nous adaptons à chaque entreprise. Envie d’évaluer quel schéma correspond le mieux à votre cas de figure ? On en parle ? Contactez-nous par le formulaire ici.
