Le métier de contrôleur de gestion peut prendre des formes multiples. Même sous une appellation identique, le contenu des missions varie en fonction du secteur d’activité ou de la taille de l’entreprise. Parfois, les souhaits d’un DAF ou d’un DG influent aussi sur la réalité du poste. À côté des emplois au sein d‘une direction financière (le corporate), un tel financier peut également exercer ses talents de FP&A ou de business partner dans divers services, filiales ou business units.
Pourquoi ne pas envisager par exemple de devenir contrôleur de gestion IT ? Nous proposons aux candidats à de tels postes de découvrir les enjeux que revêt cette fonction au sein d’une direction informatique ou d’une ESN. Vous connaîtrez ainsi les facettes du métier, les tâches essentielles ainsi que les outils les plus adaptés.
Les enjeux du contrôle de gestion du système d’information
En dehors des grosses sociétés du type ESN, les groupes qui disposent d’une direction des services informatiques importante mettent désormais en place un contrôle de gestion opérationnel.
Contrôleur de gestion IT, un métier opérationnel qui se développe en France dans les grandes entreprises
La direction informatique constitue souvent une entreprise dans l’entreprise. Elle intervient pour des clients internes, tant pour le hardware que le software. De ce fait, elle ne correspond pas à un simple centre de coût. C’est aussi un centre de profit qui facture ses prestations et doit chercher le retour sur investissement de ses actions.
En outre, c’est un domaine particulièrement confronté à la gestion des risques. Or, qui dit risque, dit impact financier. Dans un contexte où la transformation digitale révolutionne la gestion informatique des entreprises, avec des projets qui se multiplient, mettre la gestion sous contrôle devient crucial.
Ces nouvelles exigences des directions générales conduisent les DSI à structurer leur propre contrôle de gestion, un savoir-faire qu’elles ignorent souvent. C’est ainsi que les offres d’emploi de contrôleur de gestion IT fleurissent de plus en plus sur les sites spécialisés.
Le contrôle de gestion IT, un acteur financier de la surveillance des coûts, mais pas seulement
Les services informatiques d’une entreprise réalisent des interventions courantes, préventives ou curatives, pour des problématiques liées aux matériels, fournitures et accessoires, aux logiciels comme aux réseaux et serveurs. Ils participent à des projets d’implémentation transverses, parfois sur des durées longues.
Dans tous les cas, ce sont autant de prestations de service qui exigent de suivre les temps d’intervention, la sous-traitance, l’infogérance, etc., donc des coûts. Mais, le contrôle de gestion du système d’information implique aussi l’analyse de la performance, de l’efficacité, et donc la valeur.
Contrôle de gestion du SI : les axes d’un bon système de pilotage
Les systèmes d’information d’une entreprise ou d‘un groupe se situent au cœur de l’organisation. C’est un peu le poumon. Si ce service cesse de fonctionner, c’est souvent toute l’activité qui s’arrête. C’est donc essentiel de surveiller sa performance, car elle influe sur celle de l’ensemble de la structure.
Un contrôle de gestion opérationnel au sein d‘une DSI s’articule autour de l’analyse et de l’évaluation de la performance. Un tel système de pilotage s’intéresse à :
- la planification tant stratégique de l’activité des SI, qu’opérationnelle ;
- la modélisation des systèmes de gestion ;
- le processus budgétaire (construction et suivi) ;
- l’évaluation de la performance et les actions correctives.
Qu’est-ce qu’un contrôleur de gestion IT ?
Les fiches métiers du contrôleur de gestion IT reprennent souvent des informations similaires. Nous vous les résumons ici, même si chaque entreprise peut se montrer innovante en la matière. Un emploi de gestionnaire, c’est tout sauf rigide, qu’il s’exerce en CDI, en intérim, en alternance, sur site ou en télétravail !
Fiche métier du contrôleur de gestion IT : attributions classiques prévues par les offres d’emploi
Voici les missions traditionnelles proposées par les entreprises lors du recrutement d’un contrôleur de gestion informatique, à Paris, en Île-de-France ou en province :
- suivi des dépenses et des coûts (parc matériel, logiciels, serveurs, télécommunications et téléphonie) ;
- suivi des charges de personnel et frais de déplacement de la DSI ;
- contrôle voire établissement des refacturations des prestations ;
- élaboration du budget et contrôle budgétaire pour la DSI, tant OPEX que CAPEX ;
- collaboration pour les situations mensuelles de la DSI ;
- construction et actualisation périodique des reportings et indicateurs clés ;
- analyses et études ponctuelles ;
- participation au suivi et pilotage des projets informatiques ;
- rédaction des procédures dans le cadre du contrôle interne, etc.
La formation pour devenir contrôleur de gestion informatique
Ce métier suppose de disposer des compétences classiques d’un contrôleur de gestion, ainsi que d’une forte appétence pour les SI. Ce profil peut sembler rare. Pourtant, c’est la même chose que pour tout financier qui se spécialise dans une activité ou un domaine de l’entreprise.
Généralement, les offres d’emploi demandent aux candidats une formation supérieure en comptabilité et finance. Il peut s’agir d’une école de commerce, d’un Master en contrôle de gestion ou d’un Bachelor. La voie de l’alternance permet aussi d’accéder à un tel poste de controller junior.
Le rattachement du contrôleur de gestion IT en entreprise
Même si la majorité des contrôleurs de gestion IT sont rattachés à la direction informatique, la proportion de ceux qui dépendent de la direction financière augmente. Il n’existe pas de bonne solution. L’important est la forte adhérence avec l’activité et l’opérationnel, tout en conservant une indépendance de jugement ainsi que des méthodes communes à la DAF. Le double rattachement, fonctionnel et hiérarchique peut constituer une bonne option.
Les missions du contrôleur de gestion informatique et les outils à adopter
Pour toutes ses missions autour de la performance de la DSI, le contrôleur de gestion doit s’équiper des meilleurs outils du moment. L’adage dit que “le cordonnier est souvent le plus mal chaussé”. Le comble serait pourtant que ce gestionnaire dépende de l’IT pour réaliser ses travaux ! La prise en main d‘un outil de pilotage comme IBM Planning Analytics facilite l’autonomie.
La comptabilité analytique de la DSI et le suivi des coûts OPEX
Le gestionnaire s’appuie évidemment sur la comptabilité analytique afin de classer les charges par centre de coûts. Une analyse fine des activités de la DSI et de l’organisation du groupe l’aide à déterminer la structuration analytique idéale. Il s’assure du correct paramétrage des référentiels de l’entreprise, articles comme tiers, pour tout ce qui impacte le P&L de la DSI. C’est le garant de la bonne application du schéma analytique défini.
Gestion et optimisation des stocks
Le contrôleur de gestion des systèmes d’information intervient sur un périmètre qui comporte aussi des stocks. Qu’il s‘agisse de consommables, de fournitures, ou de matériel informatique, il suit leur niveau, leur rotation, leur optimisation et leur inventaire.
Avec les fonctionnalités d’IBM Planning Analytics, il peut planifier la chaîne d‘approvisionnement et l’analyser. La puissance de l’IA associée à ce logiciel offre la possibilité de prévoir la demande des clients internes. Elle aide à optimiser les prévisions et les approvisionnements.
La construction et le contrôle budgétaire OPEX et CAPEX
Le budget se situe évidemment au cœur du métier. Avec une solution EPM comme IBM Planning Analytics with Watson, le contrôleur de gestion IT peut :
- budgéter le prévisionnel d’exploitation de la DSI ;
- réaliser du rolling forecast, de la reprévision ou de l’atterrissage ;
- calculer l’allocation des coûts IT par business unit de l’entreprise, et donc le budget des refacturations internes au groupe ;
- prévoir et contrôler l’activité par projet, notamment pour les CAPEX.
La gestion des projets de développement (CAPEX) : prévision, suivi et ROI
L’analyse de la rentabilité prévisionnelle d’un projet SI ne constitue pas la mission la plus facile pour le contrôleur de gestion, même s’il a de l’expérience. Pourtant, ce sont souvent de vrais projets d’investissement qui impactent toute l’entreprise et sa performance.
La complexité réside ici dans le fait que le ROI se situe généralement en dehors du périmètre de la DSI, dans les activités et dans les services fonctionnels. D’ailleurs, ce n’est pas obligatoirement une performance financière.
Identifier les gains procurés par le projet constitue un réel enjeu, d’autant plus que la DSI n’en bénéficie pas directement. La détermination de KPI opérationnels avec des métriques (objectifs) aide à évaluer la valeur des projets sous cet angle. C’est le cas pendant la gestion du projet informatique, comme après le go live.
Soulignons aussi la capacité d’IBM à accompagner les DSI pour les projets informatiques sous une forme collaborative, grâce à un espace de travail commun. Les équipes y suivent à la fois les tâches et les temps. L’outil EPM comporte à ce niveau des indicateurs clés, tant pour les coûts que pour l’allocation des ressources.
Suivi de gestion des charges de personnel et des heures
Une DSI, c’est du hardware et du software, mais aussi beaucoup de ressources humaines. Le contrôle de gestion concentre alors ses actions d’analyse de la performance sur la main-d’œuvre, heures et charges de personnel. Un des aspects essentiels pour l’efficacité d’une DSI réside dans la bonne allocation des ressources. Grâce aux outils de planification de la main-d’œuvre qu’offre IBM Planning Analytics, le contrôleur de gestion dispose de données judicieuses à analyser.
Pilotage d’une BU informatique : les produits issus des refacturations
La DSI constitue aussi un centre de profit. En effet, elle refacture ses prestations, au sein de l’entreprise ou du groupe. Qu’il s‘agisse de cessions internes purement à caractère analytique ou de factures émises aux filiales, ces flux demandent un pilotage approprié. Parfois, la DSI confie le suivi à son contrôleur de gestion. Généralement, les directions informatiques disposent dans l’ERP de fonctionnalités pour gérer les interventions de maintenance, la sous-traitance, l’infogérance, etc.
Détermination de KPI et d’indicateurs opérationnels pour compléter l’analyse financière et mesurer les ROI
Prenons un exemple. Un projet de dématérialisation dans un groupe de sociétés doit conduire à réduire le coût de traitement d’une facture par rapport au format papier. Le ROI d’un tel projet peut se mesurer avec des indicateurs comme :
- le nombre de pièces traitées par jour par personne ;
- le taux de factures non conformes ;
- la réduction des litiges fournisseurs du fait d’un processus Procure To Pay totalement digitalisé et automatisé.
Le contrôleur de gestion IT peut calculer de tels KPI s’il a la capacité à identifier les données et à les exploiter au niveau de son groupe. Avec IBM planning Analytics, il dispose d’une base de données centralisée pour l’ensemble de l’entreprise. C’est l’assurance d’exploiter une volumétrie conséquente de données fiables, uniques et en temps réel. Avec la fonctionnalité de cube d’indicateurs, il pilote toutes les dimensions à inclure dans ses scorecards (listes d’indicateurs de performance).
L’EPM d’IBM : de l’IT au service… du contrôle de gestion IT
Le score BARC IP&A (Integrated Planning & Analytics) positionne IBM Planning Analytics comme leader du marché en 2024. En tant qu’intégrateur, Intis est fier de proposer cet outil EPM aux activités des DSI pour mettre leur gestion de la performance sous contrôle. Découvrez la technologie IBM Data & IA pour mieux comprendre tout ce que vous pouvez réaliser pour piloter et exploiter les données au sein d’une DSI.
