Contrôleur de gestion, vous travaillez essentiellement sur le tableur Excel de Microsoft pour vos analyses, reportings et tableaux budgétaires ? Bienvenue en enfer ! Vous vivez le fameux Excel Hell. Vous pensiez tout maîtriser au départ, mais vous avez glissé peu à peu vers une situation cauchemardesque. Nous vous repassons le film des horreurs, les limites d’Excel au quotidien dans votre entreprise. Même si c’est un supplice, la lumière est toutefois au bout du tunnel et vous accéderez à un autre paradis! 😉
Excel, un système conçu pour la modélisation financière, mais débordé par ses usages en entreprise
Autrefois, bien avant la calculatrice, les Chinois avaient inventé le boulier, tout en reprenant plusieurs systèmes embryonnaires à d’autres civilisations plus anciennes. Puis, le mode décimal s’est imposé. Fainéant, l’homme a conçu divers systèmes pour se délester de la fonction calcul. Microsoft lance d’abord Multiplan en 1983, son premier tableur… au même moment que Lotus Development Corporation donne naissance à Lotus 1-2-3. Puis, en 1985, Microsoft crée Excel pour dépasser les capacités de Multiplan et concurrencer Lotus 1-2-3.
L’objectif initial d’Excel est bien la modélisation financière dans le but de réaliser des calculs sur une feuille non pas de papier, mais numérique. Le souci, c’est qu’Excel a été mis à toutes les sauces dans les entreprises et que la mayonnaise a tourné. Dès lors qu’un service ou un salarié ne dispose pas d’outils de gestion ad hoc, il pense Excel. Créer une base de données, réviser des prix de revient, projeter les données financières, piloter un projet, parfois même émettre des factures, Excel n’a plus de limite, du moins en théorie. Et c’est là que le cauchemar commence.
Excel et les limites imposées par Microsoft : un écueil pour les contrôleurs de gestion
Vous le savez, même si parfois vous préférez vous voiler la face. Microsoft fixe ses propres bornes à Excel. Notamment, un fichier xlsx peut contenir au maximum 1 048 576 lignes par feuille. Une autre des limites réside dans la mémoire et les ressources système disponibles.
Vous pouvez rencontrer aussi des soucis de performance, du fait des spécifications et limites fixées par Microsoft :
- celles applicables aux feuilles de calcul et aux classeurs Excel. Elles concernent par exemple la quantité de caractères autorisée dans une cellule ou la largeur d’une colonne.
- Celles relatives aux calculs proprement dits (longueur interne de la formule et longueur du contenu de la formule).
Excel : des limites en cascade qui conduisent les contrôleurs de gestion au cauchemar
Au premier abord, Excel peut sembler génial, souple, inventif, etc. Mais, très vite, si vous acceptez de prendre du recul, vous commencez à douter. L’utilisation de fichiers créés par d’autres, la manipulation judicieuse et sécurisée d’un tableau croisé dynamique, l’identification de la bonne version d’un rapport, etc. ce sont autant de situations qui vous font perdre vos couleurs. Entrons dans l’Excel Hell !
La difficulté de modélisation et d’industrialisation des modèles
Partir de zéro avec Excel pour concevoir une série de tableaux connectés entre eux, avec des formats parfois différents, et à consolider relève du challenge. Évidemment, dans toutes les équipes, un contrôleur de gestion, féru d’Excel, maîtrise bien l’outil et connaît de nombreuses astuces.
Mais, comment embarquer tout un service dans un projet de modélisation lourd comme la construction budgétaire de plusieurs activités et entités ? C’est une mission périlleuse qui procure du stress. Vous avez besoin d’industrialiser vos processus ? Par exemple, pour du maquettage de fichiers pour des dizaines de points de vente à consolider ensuite, oubliez le tableur de Microsoft.
Les limites d’Excel pour actualiser ou modifier les formules de chaque tableau
Reprenons le cas précédent d’un processus budgétaire sur tableur pour une quantité importante de business units ou magasins. Vous devez apporter un changement de fond sur le modèle de fichier pour intégrer un nouveau paramètre ? Le processus doit être reproduit sur chaque fichier individuel. Bon courage et pensez à anticiper, si les deadlines le permettent !
Un autre exemple désespérant en matière de formules, c’est la gestion de chaque référence circulaire dans un classeur Excel. C’est le type de problème qui peut atteindre votre capacité maximale d’acceptation mentale du tableur. En outre, si vous préférez les ignorer, ces anomalies entachent le résultat de votre calcul et produisent des informations fausses.
Excel, un outil bureautique aux fonctions multiples dans lesquelles on se perd
Qui peut se vanter de maîtriser le quart du tiers des formules et fonctions offertes par le tableur Excel ? Parfois, vous recherchez même la solution ultime pour faire entrer coûte que coûte vos données dans une feuille de calcul. Malgré l’usage d’un chausse-pied, la limite d’Excel se situe aussi ici : l’outil ne répond pas à tous les besoins ! Et vous perdez du temps à chercher la fonctionnalité ultime qui pourrait traiter votre problème.
Si, par chance, vous parvenez à identifier la bonne fonction ou formule, avez-vous l’assurance que le tableau sera correctement maintenu dans la durée ? Qui dans l’équipe détient le même niveau de connaissances que vous ?
Travail sur un fichier ou tableau Excel : une sécurité plus que limite
Et que dire du risque d’erreurs et leurs conséquences potentielles sur le pilotage de l’entreprise ? Pour un contrôleur de gestion, c’est un peu enfoncer une porte ouverte. Toutefois, réfléchissez à tous les contrôles que vous devez déployer pour pallier ce risque. Vous entrevoyez ainsi très bien l’ampleur du problème.
Si vous perdez la dernière version d’un fichier personnel, vous ne pouvez vous en prendre qu’à vous-même. Mais, quand la suppression de données d’une feuille ou d’un classeur xlsx provient d’un collègue, l’enfer c’est aussi les autres. En réalité, c’est encore la faute d’Excel et de ses limites d’utilisation.
Même accidentellement, un mauvais copier-coller d’une colonne, d’une ligne ou d’une cellule peut compromettre le travail. Qui n’a pas vécu l’actualisation d’un tableau croisé dynamique avec l’apparition d’une page vide sans informations ? Une base de données construite sur un fichier Excel rend fragiles les processus. Par exemple, une personne peut modifier les en-têtes de colonnes d’un classeur par inadvertance.
Je verrouille les cellules pour être tranquille et je transfère l’enfer aux autres
Inversement, si vous optez pour la protection d’une plage de cellules, par précaution personnelle, vous aggravez l’enfer des autres. Quel utilisateur peut affirmer qu’il prend plaisir à saisir des données dans un classeur Excel muni d’un tel verrou ? C’est souvent cauchemardesque à l’usage. Et qui n’a jamais égaré le mot de passe pour déverrouiller une cellule ou plusieurs sur une feuille Excel ?
De nouvelles pratiques professionnelles qui butent sur l’insuffisance du tableur Excel
En plus de toutes ces situations concrètes qui montrent les limites d’Excel, l’époque actuelle vit une petite révolution. Le métier de contrôleur de gestion évolue. Ces financiers ou gestionnaires ne veulent plus travailler dans les mêmes conditions que leurs aînés. Et ils ont tellement raison ! Leurs responsables doivent prendre en considération ce besoin d’outils collaboratifs autres que la bureautique.
Le classeur Excel, un fléau face au turnover dans les entreprises
Excel, par définition, c’est du tableau cousu main. C’est donc compliqué de maintenir les fichiers correctement dans le temps, voire tout simplement de les faire fonctionner. Alors que le turnover dans les directions financières n’a jamais été aussi important, l’Excel Hell s’amplifie à chaque départ.
Vous aviez mis en place des binômes ou backups et demandé la rédaction de procédures écrites ? Dans la pratique, c’est souvent compliqué et vous devez vous en remettre à la mémoire de ceux qui restent en poste. Devenir dépendant d’un fichier dont la macro ne fonctionne pas par manque d’informations s’avère réellement problématique. C’est un des soucis du travail en silo avec la bureautique, et en particulier les tableurs Excel.
Une volumétrie de données à traiter en gestion qui explose
Vous le vivez au quotidien. La quantité de données ne cesse de croître, d’autant plus que les entreprises cherchent à exploiter aussi les informations externes. À l’heure du Big Data également, travailler avec le tableur Excel devient inefficace.
Comme évoqué, l’outil Microsoft impose ses propres limites pour la gestion des classeurs Excel. Mais, c’est aussi la puissance de feu disponible qui fait parfois défaut sur le plan de la mémoire ou des ressources. Basculer en mode de calcul différé avec la fonction F9 pour un classeur de grande taille s’appelle simplement poser une rustine. C’est un danger pour l’utilisateur, s’il omet de lancer le calcul.
Ce nouveau contexte impose de choisir d’autres outils pour gérer des bases de données importantes.
Les besoins d’outils collaboratifs y compris à distance
L’époque post COVID-19 en particulier a vu émerger à grande échelle le télétravail. Même si les équipes à distance existaient depuis longtemps dans les groupes notamment, cette pratique se généralise. Les salariés de la finance comme des autres services ont un besoin vital de travailler ensemble, de façon fluide, efficace et en ligne. Ce n’est pas ce qu’Excel peut clairement leur offrir. Nous avons d’ailleurs détaillé dans un article spécial les 11 limites de la bureautique en termes d’outils de travail collaboratifs.
Comment se réveiller de ce mauvais rêve et évacuer l’Excel Hell ?
Beaucoup de ces situations décrites avec des milliers de lignes sur Excel, un tableau croisé dynamique, des fonctions avancées, etc. vous parlent probablement. C’est l’accumulation de ces écueils au quotidien qui génère le cauchemar des contrôleurs de gestion. Au bord de la plage, à la montagne ou à la campagne, profitez du calme pour réfléchir au niveau maximal d’insatisfaction que vous vivez avec vos feuilles Excel. Faites un tableau à deux colonnes, les “+” et les “-” et listez vos idées.
Remplacer le calcul sur tableur Excel par un logiciel
Certains contrôleurs de gestion affectionnent l’inventivité qu’autorise un classeur Excel. Fans du tableau croisé dynamique ou des fonctions avancées, ils gèrent avec plaisir des feuilles aux milliers de lignes dans des fichiers à la taille impressionnante. Ils se soucient peu de l’espace occupé sur les serveurs. Leur seule limite réside dans la mémoire disponible pour travailler et émettre chaque rapport à temps.
Alors, une fois le constat de la limite d’Excel effectué, comment procéder ? Ces mêmes contrôleurs de gestion pourraient, eux aussi, apprécier l’utilisation d’un logiciel spécialement conçu pour leur métier. Les solutions de business intelligence (BI) ainsi que les EPM (Enterprise performance Management) relèvent le défi avec brio. Elles dépassent la limite d’Excel aisément, quel que soit la maîtrise du tableur de Microsoft.
Ces logiciels peuvent paraître moins flexibles et plus coûteux que le tableur Excel. Pourtant, le match est sans appel pour toute entreprise. En outre, ils rendent possible l’intégration rapide et sécurisée de données provenant de différentes sources, et sans contorsions sur un tableur.
Adopter un EPM comme IBM Planning Analytics with Watson pour une modélisation financière augmentée
En tant qu’intégrateur de solutions EPM&BI, Intis aide les contrôleurs de gestion à mettre en place des solutions rationnelles et collaboratives pour le pilotage de la performance. Nous déployons la technologie IBM Planning Analytics, tant pour les domaines de la finance, de l’IT, des RH, de la vente que du marketing.
Les outils d’exploration de données offerts par IBM conduisent à améliorer le processus de décision. Ils comportent de l’analyse prévisionnelle ou prédictive. Avec un tel système sécurisé, l’entreprise contrôle l’accès à une information centralisée en ligne, quel que soit le volume de données à gérer. L’EPM comporte des fonctionnalités d’automatisation des processus ainsi que des workflows de validation.
Le tableur de Microsoft n’est plus la boîte de Pandore espérée des financiers
Accepter la limite d’Excel pour le contrôle de gestion est une première étape. Donnez-vous ensuite les moyens de changer vos outils pour réellement piloter la performance. Le jeu en vaut la chandelle. C’est aussi une manière d’offrir du confort aux équipes et de réduire la tension, voire le stress. Vous pourrez ainsi mettre en avant votre équipement collaboratif et efficace auprès des salariés et des futurs collaborateurs. C’est tout bénéfice pour votre stratégie de marque employeur ! Envie d’échanger ou d’organiser une démo de l’EPM d’IBM ? Prenez contact en ligne !
