Pierre-Antoine, Directeur de projet en charge des projets de transformation et des applications pour la direction financière, nous donne ses bonnes pratiques en termes de gestion de projet afin que celui-ci soit une réussite.
Gestion de projet : le bon fonctionnement de l’équipe projet
« Une équipe projet peut être large, incluant beaucoup de métiers différents. Elle doit donc toujours reposer sur une base solide. Cette base solide se compose :
- de l’arbitre, qui doit être capable de trancher, de prendre des décisions
- d’un expert, d’un sachant, qui doit être capable d’expliquer le besoin réel des métiers
- d’un développeur, qui réalise et qui sait dire non. Celui-ci doit être capable de dire non à ses clients pour éviter des développements qui ne seront pas utilisés et pas maintenables, mais surtout qui ne répondent pas aux besoins.
De plus, pour qu’elle fonctionne bien, l’équipe projet a également besoin de temps. Un temps de qualité, loin de l’organisation classique des réunions de suivi ou de pilotage.
Dans l’organisation des entreprises, consacrer du temps en continu sur un projet sans travailler sur autre chose est souvent compliqué. C’est pourtant essentiel. Le manque de temps de qualité est l’un des freins majeurs à la réussite d’un projet. Il faut investir pour donner du temps à ces trois personnes, en se consacrant uniquement aux sujets clefs.«
Stop aux idées préconçues !
Oublier le «pourquoi» du projet peut représenter un frein dans sa mise en oeuvre. Comment faire pour ne pas perdre de vue les objectifs initiaux au cours du déploiement ?
Les idées préconçues que l’on peut avoir au début d’un projet peuvent être un frein à l’évolution des solutions utilisées. Ces idées peuvent concerner aussi bien les équipes accompagnantes que les technologies choisies.
«Cela arrive régulièrement car on utilise certains outils pendant des années. Nous pouvons ainsi perdre de vue ce à quoi ils servent. On travaille parfois avec des équipes, des prestataires, des éditeurs pendant très longtemps. Nous pouvons aussi perdre de vue leurs capacités à innover avec nous.
Un des moyens de gérer cela est de travailler ensemble sur des itérations courtes pour apprendre à faire confiance à l’équipe, apprendre à connaître l’outil et se dire que l’on a choisi la bonne technologie pour réussir son projet.
A titre d’exemple, je travaille depuis des années avec une société qui nous fournit des formulaires de saisie pour nous aider dans nos relations en interne. Je trouvais leur technologie obsolète. Mais ils ont su me convaincre, sur une itération courte, moins d’une semaine, qu’en travaillant ensemble sur un projet très bien borné, très rapide, ils étaient les bons interlocuteurs avec le bon outil pour réussir.
Cela nous a permis ensuite de lancer un projet de beaucoup plus grande envergure et d’avancer sereinement. Nous avions, en effet, confiance, aussi bien en l’humain que dans l’outil.»
Embarquer les utilisateurs finaux
Etre en capacité d’embarquer les utilisateurs finaux conditionne également la réussite d’un projet de transformation. Ceux-ci doivent être persuadés de l’intérêt de l’implémentation de l’outil. Mais comment faire ?
Démontrer l’intérêt du projet de transformation
« Peu importe la qualité de l’outil choisi, la qualité du développement de l’équipe du projet qui a permis cela, si les utilisateurs finaux ne sont pas persuadés que l’outil va leur apporter quelque chose, votre projet de transformartion sera un échec. Ils doivent voir leur intérêt. Il est nécessaire de les convaincre que cela va leur apporter quelque chose.
Il y a différentes façons de convaincre:
- Communiquer, même si le projet n’est pas fini.
- Fournir de la documentation.
- Démontrer que des gens sont à leur côté, s’impliquent, savent, sont capables d’expliquer le projet. Les utilisateurs finaux ne seront pas seuls face au projet. Il est nécessaire de leur démontrer cela.
- Avoir des ambassadeurs de votre nouvel outil, de votre nouvelle organisation, joue un grand rôle dans la réussite du projet. »
Un retour sur investissement extra financier
«Tout cela doit vous permettre aussi d’échapper au retour sur investissement purement financier. Le retour sur l’investissement financier est essentiel mais il ne rend pas une équipe apte aux changements.
Par exemple, je travaille dans une direction financière. Les phases budgétaires sont particulièrement chargées. Généralement, les équipes copient des informations dans des fichiers Excel provenant de sources diverses et essayent de les partager. Un projet de transformation nous a permis d’automatiser la collecte et le partage d’informations. Désormais, le travail ne consiste non plus à faire des copier-coller mais à analyser les valeurs et à leur donner une importance pour améliorer la prise de décision.
C’est seulement à ce moment, quand chacun a trouvé son intérêt, que votre projet de transformation devient un réussite. »
Témoignages clients et projets de la tribu @Intis Outperform sur LinkedIn
