Chaque année, voire plusieurs fois dans l’année, les contrôleurs de gestion remettent inlassablement l’ouvrage du budget sur le métier. Et, l’ensemble du processus budgétaire s’étale même sur tout l’exercice, vu le nombre d’étapes et de formes qu’il peut prendre. Quelles phases comprend-il ? Quelles méthodes existent pour établir des prévisions ? Quels sont les outils qui facilitent la tâche, tant sur le plan collaboratif, des ressources que du temps investi ? Voilà les trois aspects que nous vous proposons de découvrir.
Quelles sont les différentes phases d’un processus budgétaire ?
La notion de processus budgétaire recouvre l’ensemble des activités qui visent à construire le budget et le valider, puis à en suivre la réalisation, voire la révision. Elle comporte donc de nombreuses actions, tant de réflexion, d’élaboration de scénarios, que de contrôle des écarts entre le réalisé et le budgété. Par définition, bâtir des prévisions et planifier l’avenir exige souvent de multiples itérations.
Étape 1 : élaboration budgétaire
Cette première phase du processus budgétaire part théoriquement d’une note d’orientation ou de cadrage rédigée par la direction de l’entreprise. Ceci facilite la coordination des différents services. Tous les sites, filiales et BU, préparent leurs prévisions autour d’objectifs globaux et cohérents. Ainsi, le contrôle de gestion corporate ou central identifie rapidement les déphasages éventuels, dès les premiers jets de budgets établis.
Cette étape de construction budgétaire prend plus ou moins de temps selon la complexité des activités et la profondeur de l’analytique. La méthode retenue (top down, bottom up ou un mix des deux) impacte aussi fortement le processus.
Étape 2 : l’approbation des budgets
En fonction de la taille de l’entreprise ou de la structure du groupe, les différents niveaux de validation des budgets fluctuent. Il existe presque autant de schémas organisationnels que de sociétés. Dans la plupart des cas, le processus budgétaire est itératif à cette étape.
Et c’est alors qu’en tant que contrôleur de gestion, vous vivez le cauchemar Excel avec votre fichier «budgetfinalV12biscorrigéeV3.xls ». Si vous souffrez, des solutions comme Pigment ou IBM Planning Analytics peuvent apporter plus de clarté et d’efficacité.
Étape 3 : le contrôle et suivi budgétaire
Un budget rangé dans un tiroir ne sert à rien évidemment. Le processus budgétaire continue dès le début de l’exercice comptable qui suit l’élaboration des prévisions. Il s’agit ici de suivre l’avancement du budget. Cette étape vise à mesurer l’atteinte des objectifs opérationnels et financiers retenus dans la construction budgétaire.
L’analyse s’effectue dans le cadre de l’actualisation du reporting financier et opérationnel (tableaux de bord et indicateurs clés). Avec ces documents, vous comparez le réel avec le budgété. Ce contrôle budgétaire conduit à faire prendre des décisions et mesures correctives par les dirigeants, afin de modifier la marche des affaires quand cela s’avère nécessaire. En fonction de l’organisation de l’entreprise ou du groupe, plusieurs processus peuvent d’ailleurs intervenir au cours de l’exercice, afin de rectifier ou ajuster les prévisions.
Quels types de budgets pouvez-vous réaliser dans votre entreprise ?
De nombreuses manières d’établir des prévisions existent, avec une granularité plus ou moins fine. Le choix dépend notamment des ressources, du temps et des coûts financiers, tant pour l’élaboration de scénarios que pour le contrôle budgétaire. Inutile de se lancer dans une budgétisation par compte comptable et par centre de coût analytique, sans outils et sans l’équipe suffisante. En outre, ce niveau de budget perd tout intérêt, si l’entreprise n’a pas la capacité ou le projet de mettre en place un contrôle budgétaire digne de ce nom.
L’atterrissage, une forme de projection des données réelles qui précède souvent l’élaboration budgétaire
Ce travail de prévision s’effectue lorsque les entreprises ne souhaitent pas établir leur planification financière selon le principe BBZ (budget base zéro), soit à partir d’une feuille blanche. Avec l’atterrissage, vous projetez le résultat de fin d’exercice, en partant des premiers mois réalisés.
Vous utilisez les mois du budget résiduel, mais vous adaptez les données budgétées pour la période restante. Vous tenez compte de l’évolution de la stratégie de la société, d’un projet qui modifie la marche des affaires, etc. Cet estimé de fin d’exercice sert ensuite aux prévisions budgétaires pour (N+1).
Le classique budget d’exploitation mensualisé et parfois pluriannuel
Le second type de projections financières correspond à ce que tout le monde entend généralement par le terme budget. C’est un compte de résultat prévisionnel, plutôt mensualisé de façon native, surtout si l’entreprise connaît une saisonnalité sensible. Il se complète par des prévisions de trésorerie et un bilan prévisionnel.
La mise en place d’un budget CAPEX (soit les investissements), ainsi que d’un tableau de financement, vient parachever le processus. Parfois, notamment dans le cadre d’un business plan, ce processus budgétaire comprend plusieurs années. Ces prévisions au-delà de l’année (N+1) se réalisent avec moins de finesse.
La révision budgétaire appelée aussi reprévision
Ce processus bien connu du contrôleur de gestion intervient dans de nombreuses entreprises au moins une fois par an. C’est par exemple utile de le faire vers le 5e ou 6e mois de l’exercice. Ce travail budgétaire sert à détecter les risques d’écarts significatifs entre le budget initial et le réalisé, notamment quand le niveau d’activité se réduit.
Au contraire, la croissance se révèle plus forte que prévu dans la réflexion stratégique de (N-1) ? Elle peut exiger de franchir des paliers de charges fixes, avec des recrutements et des investissements. Cette révision budgétaire permet également de mesurer les impacts au travers de nouveaux scénarios de données.
Le rolling forecast
Ce concept assez ancien ressemble souvent à un vrai serpent de mer dans les entreprises. Il consiste à abandonner le budget classique (en théorie) pour réaliser de la prévision roulante et au fil de l’eau régulièrement, mensuellement ou trimestriellement. Le rolling forecast se rapproche de l’atterrissage dans la méthode. Mais, il est réalisé avec une granularité plus faible. Car, évidemment, passer autant de temps sur du rolling forecast que sur un budget classique et douze fois par an constituerait une hérésie, surtout pour pouvoir prendre des décisions rapides.
Quels outils adopter pour le processus budgétaire et la planification financière et pourquoi ?
Vous avez pour projet d’améliorer votre processus budgétaire et de vous défaire d’outils bureautiques peu collaboratifs ? Vos ressources sont rarement extensibles et elles souffrent du manque d’outil ? Face à de tels objectifs organisationnels, les solutions EPM constituent un choix pertinent pour tous vos travaux de planification financière ou opérationnelle.
Réduire les coûts et le besoin de ressources du processus budgétaire
Le processus budgétaire classique réalisé sur Excel s’avère énormément chronophage dès lors qu’il intègre de nombreux acteurs, services, activités, BU, axes analytiques, etc. Ajoutez à cela la consolidation des différents sous-budgets par le contrôle de gestion central ainsi que la réalisation de plusieurs scénarios et simulations. N’oubliez pas les inévitables ajustements décidés en haut lieu, voire les modifications d’objectifs ou de stratégie. Tout ceci accroît la complexité ainsi que les dépenses d’énergie et d’argent.
Vous avez besoin de gagner du temps et de simplifier la production du budget, en vue d’un meilleur ROI. Car, passer trois mois sur l’élaboration budgétaire (voir plus), en tant que responsable du contrôle de gestion, constitue une anomalie en matière de dépenses. Sans compter que cette manière de travailler épuise les équipes en finance et augmente les risques de turnover.
Dépasser les outils bureautiques et casser les silos qu’ils génèrent pour le budget
En outre, l’utilisation d’Excel complique le travail en équipe. Le tableur accroît le risque de versions de fichiers multiples avec la génération de silos. Malgré les tentatives de Microsoft avec Sharepoint, ce n’est pas un outil collaboratif pour les professions du chiffre. Ajoutons les risques que représentent de tels fichiers, du fait de leur lourdeur et du manque de sécurité des données. C’est notre client CABESTO qui témoigne bien de ce terrible chaos d’Excel qu’il a abandonné au profit d’un outil EPM.
Adopter une solution EPM pour structurer et accélérer les tâches budgétaires
Intis, intégrateur de solutions EPM et business intelligence auprès des PME, ETI, grandes entreprises et start-ups, vous propose deux technologies EPM pour votre planification financière comme opérationnelle.
- IBM Planning Analytics with watson, la solution idéale pour la clôture, le budget et le reporting. Elle comporte des fonctionnalités de scénarios et de modélisation personnelle du type bac à sable, avec la capacité à voir les conséquences des prévisions (méthode « what if »). Cet outil EPM, qui intègre l’IA avec IBM watsonx, dispose de workflows d’élaboration budgétaire, ce qui rationalise les étapes de construction et la validation.
- Pigment, une jeune solution EPM qui se consacre à la planification d’entreprise et à l’aide à la décision. Avec l’IA agentique intégrée à sa plateforme, vous libérez davantage le potentiel de vos équipes. L’agent superviseur, le modélisateur, le planificateur et l’analyste sont vos meilleurs assistants pour le processus budgétaire d’une activité.
Avec les nouvelles technologies, comme l’IA qui s’insère très concrètement dans les tâches de planification, l’heure est venue de rationaliser et d’accélérer les processus budgétaires en entreprise.
La mise en œuvre de solutions EPM apporte aux financiers d’entreprise de l’efficacité pour le budget, notamment grâce aux outils IA. Elle accroît la sécurité de vos données. Et, surtout, ces logiciels EPM se révèlent réellement collaboratifs pour faire converger tous les acteurs du processus budgétaire vers le même objectif. Pour découvrir le type d’accompagnement que propose Intis pour un projet EPM, contactez-nous et échangeons !
