Outils de travail collaboratifs : les 11 limites de la bureautique pour le contrôle de gestion

Publié le lundi 8 juillet 2024.

Outils de travail collaboratifs

Contrôleur de gestion ou responsable d’une équipe, vous recherchez des solutions collaboratives pour vos tâches récurrentes ou pour piloter un projet ? Qu’il s’agisse de bâtir le budget, réaliser des analyses prédictives ou actualiser les reportings, les outils bureautiques présentent des limites. Hébergés sur un serveur de l’entreprise ou accessibles en ligne, les outils collaboratifs Google ou Microsoft pour ne pas les nommer s’avèrent décevants à l’usage.

Nous avons recensé dans cet article les 11 points bloquants majeurs de ces solutions. Mieux vaut se doter de réels outils de travail collaboratifs. Des logiciels du type BI ou EPM favorisent une communication de qualité dans l’entreprise, autour des données de la gestion.

Les limites des outils bureautique en matière de volumétrie de données

La quantité d’informations disponibles et à traiter ne cesse de grossir. Contrôleur de gestion, vous connaissez cette situation où les fichiers Excel ne parviennent plus à digérer la volumétrie que vous leur imposez. Passer en mode calcul différé avec la touche F9 ? Voilà la rustine classique à oublier pour la gestion de vos projets !

En poussant un peu le bouchon, les utilisateurs du contrôle de gestion peuvent devenir des freins à la croissance et à l’innovation de l’entreprise… Ils râlent sur le logiciel Excel. Ils imposent à leurs interlocuteurs de se limiter dans l’exploitation ou dans le stockage des données. Dans un tel schéma organisationnel, oubliez évidemment le big data ou des fonctions de data scientist.

Enfin, en persistant à réaliser des tâches collaboratives sur tableur avec beaucoup de données, vous souffrez de la lenteur. Que de temps perdu ! Ajoutons la difficulté à respecter les échéances. Or, vos clients internes attendent les documents et analyses pour avant-hier. Il devient donc urgent de dépasser Excel ou toute solution de bureautique, même gratuite.

Un travail en silo et un manque d’interconnexion avec les applications de l’entreprise

Les outils collaboratifs Microsoft ou Google vous promettent monts et merveilles ? Dans les faits, le travail s’effectue en silo. Chaque service de l’entreprise définit son propre périmètre réservé et pilote ses partages d’accès ou pas. Typiquement, ce mode d’organisation d’entreprise conduit régulièrement à recréer des fichiers dupliqués dans chaque département ou silo. 

Ce cloisonnement entraîne l’émission de rapports ou tableaux de bord sur des données non unifiées. Le risque est une communication désordonnée, ou une perte de temps due au data crunching. Il peut aller jusqu’à la remise en cause des KPI ou ratios, en cas d’écarts, en fonction des sources d’information utilisées. Le contrôleur de gestion se retrouve alors au milieu de l’arène. Ces dysfonctionnements peuvent même malmener sa crédibilité. Pourtant, des solutions existent pour casser les silos bureautiques.

En outre, ces systèmes en silo manquent d’automatisme pour s’alimenter et se connecter aux autres logiciels et bases de données de l’entreprise. La création comme l’actualisation de tout rapport demandent un travail souvent manuel.

L’infobésité et les risques pour le travail collaboratif

La gestion documentaire et les échanges par mail peuvent conduire à une réelle infobésité. Ajoutons aussi le syndrome du FOMO (fear of missing out). Les collaborateurs ont peur de manquer quelque chose. Les échanges au sein de l’entreprise se multiplient. La quantité de données, messages, rapports, pièces jointes, etc. s’accroît. Comment parvenir à identifier la bonne information, utile et indispensable pour son poste ?

Ce phénomène génère une explosion des messages dans votre boîte mail. En quelques clics avec un outil bureautique, vous accédez certes aisément à ce mode de communication. Mais c’est contre-productif. Combien de fois avez-vous eu le sentiment de perdre votre temps ou de commencer vos tâches essentielles en fin de journée, quand le flux diminue dans votre messagerie ?

Ajoutons aussi l’aspect peu écologique pour le travail collaboratif de ces échanges de fichiers. Ils génèrent x téléchargements en local ou à des endroits multiples du serveur. À l’heure de la sobriété énergétique, la bureautique peut devenir un cauchemar, un vrai fléau.

La perte de temps dans la recherche de la bonne donnée ou information

C’est illusoire de penser que la bureautique facilite la tâche aux équipes en matière d’identification de la bonne information stockée sur un serveur. Même dans les plus petites équipes, quel contrôleur de gestion n’a pas perdu des fichiers de travail ? Qui n’a jamais découvert l’erreur trop tard et utilisé la mauvaise version ?

Enfin, oublions la traçabilité des justificatifs pour des écritures comptables, si vous alimentez des fichiers bureautiques tout au long de l’année. Les outils de dématérialisation offrent des fonctionnalités de recherche des informations tellement plus puissantes. Optez plutôt pour une plateforme en ligne ou pour l’accès immédiat aux pièces à partir du logiciel comptable. L’aspect collaboratif et interactif de ces outils s’avère supérieur à la bureautique.

Le manque de gestion du savoir et des connaissances

La bureautique ne constitue pas non plus le meilleur outil collaboratif pour piloter le partage des informations au sein des équipes financières. Pourtant, qu’il s’agisse des services comptabilité ou contrôle de gestion, la documentation et les procédures revêtent une importance de premier plan. Avec la bureautique pure, le risque de procédures et de workflows inadaptés ou non actualisés s’accroît par rapport à des supports natifs dans une application.

Ne parlons pas de la difficulté à remplacer au pied levé une personne absente, quand la procédure écrite fait défaut ou reste introuvable. C’est évidemment quand vous en avez besoin que le stockage du document s’effectue (à tort) sur un répertoire privé. Le collaborateur a omis de le déposer sur l’outil SharePoint de l’équipe. Ces situations sont légion dans toutes les entreprises et au sein de l’équipe gestion.

Quant au processus budgétaire, il implique aussi de guider tous les intervenants de l’entreprise, avec le planning des tâches, les informations à préparer, les règles à respecter, etc. La bureautique ne gagne pas non plus ce match, par rapport à des outils collaboratifs du type EPM ou BI.

Le travail collaboratif et le problème du versioning des fichiers et documents

La bureautique présente aussi le risque de démultiplier les versions de vos fichiers. Si vous réalisez vos budgets d’entreprise sur tableur, vous vivez cette difficulté chaque année. Vous savez combien c’est contre-productif de passer des heures à identifier la bonne version, l’ultime V12 bis du budget ! Ce sont pourtant les documents et données que vous devez utiliser pour le suivi budgétaire de (N+1).

Les équipes qui se répartissent les tâches sur des fichiers communs du type tableur subissent le manque de productivité que génère ce mode de travail collaboratif peu sécurisé. Malgré toutes les précautions dans le nommage des fichiers, les risques existent, même chez les meilleurs collaborateurs de l’entreprise.

Une sécurité insuffisante : un risque de perte ou de modification des données

Même si vous pensez maîtriser le partage de fichiers bureautiques à la perfection, la collaboration à plusieurs sur ce type d’outil s’avère peu sécurisée. Si vous donnez en outre accès aux fichiers en écriture à un utilisateur en dehors du service contrôle de gestion, la situation empire. Qui n’a jamais géré un projet, un budget, une tâche, avec un collègue peu doué en bureautique ou maladroit ?

Le risque, ce sont les données effacées, perdues, modifiées, etc. avec les conséquences qui s‘ensuivent. Même si le contrôleur de gestion peut récupérer une version plus ancienne grâce à la sauvegarde du serveur, ces situations restent problématiques, voire hasardeuses.

Les erreurs de calcul des outils de travail collaboratifs du type bureautique

Collaborer avec la bureautique suppose souvent de saisir des informations manuellement ou de créer des formules de calcul complexes. Ajoutons aussi la gestion de bases de données sur tableur, à partir de l’import d’informations externes. Toutes ces manipulations chronophages constituent autant de sources d’erreurs. Or, qui dit erreur, dit perte de temps pour la corriger… à condition évidemment de l’avoir identifiée.

Le pire réside en effet dans la persistance d’anomalies dans les données exploitées ou saisies parce que vous ne les connaissez pas. Cette situation conduit à faire prendre de mauvaises décisions sur la base d’informations erronées. C’est une fois encore le risque de voir la crédibilité des équipes de gestion remise en cause.

La bureautique et la communication : un manque de traçabilité criant

C’est un des points qui rendent les outils bureautiques les plus inadaptés à la collaboration au sein des équipes d’une même entreprise. Certes, si plusieurs utilisateurs se servent d’un même fichier, des fonctionnalités permettent de tracer et de retrouver les versions précédentes. Mais la mise en œuvre de ce processus s’avère plutôt complexe.

En optant pour des solutions de business intelligence (BI) ou de gestion de la performance (EPM), le contrôle de gestion gagne en efficacité. Les informations de la base de données restent intangibles et les actions des utilisateurs se tracent.

Une gestion de la confidentialité des informations parfois délicate

Vous pensez que la bureautique collaborative comme Google Drive ou SharePoint de Microsoft vous garantit un travail et un partage sécurisés entre vous et les autres services ? Rien n’est moins sûr. Qui gère scrupuleusement les accès à ce type d’outils ? Avez-vous l’assurance que les règles de fonctionnement sont connues de tous ? Comment s’assurer de l’absence de copie pour un fichier confidentiel ? Des outils plus adaptés existent en matière de console d’administration des droits et des accès aux logiciels de gestion.

Les inconvénients des échanges et de la gestion de projet avec les outils collaboratifs à la mode

Même les entreprises de taille moyenne ou intermédiaire peuvent souhaiter déployer des applications récentes comme Slack, Trello, Notion, Asana ou Monday. Ce sont peut-être les aspects les plus positifs des outils bureautiques pour la communication inter et intra-équipe.

Pourtant, un outil du type portail intranet ou espace de travail digital (workspace), risque de recréer des silos dans chaque service. Qui a accès à quoi et quand ? Quelles procédures appliquer et dans quels cas de collaboration ? Qui fait vivre les informations sur la plateforme ou messagerie en ligne ?

Les meilleurs outils de travail collaboratifs du marché vous séduisent peut-être. Ils vous promettent parfois la lune. Pourtant, à l’usage, les caractéristiques de ces logiciels s’adaptent mal aux projets d’une équipe contrôle de gestion.

D’autres outils de travail collaboratifs existent pour optimiser la gestion d’entreprise

Les contrôleurs de gestion ont besoin de solutions collaboratives efficaces (productivité) et fiables (sécurité). Le fait de s’équiper de la bureautique, même en mode collaboratif et sur le cloud, ne répond pas correctement aux exigences métier. D’une part, les équipes souffrent. Elles peinent à réaliser leurs tâches convenablement et dans les délais requis. D’autre part, la bureautique peut conduire à dévaloriser tout un service financier et remettre en cause sa crédibilité. Rien de pire pour une gestion collaborative et en ligne entre les divers services !

Vous souhaitez améliorer la collaboration dans l’entreprise ? Pour un tel projet, tournez-vous vers une solution qui structure les tâches et casse les silos comme IBM Planning Analytics with Watson. Elle améliore immédiatement le confort matériel et la sérénité au travail des collaborateurs ainsi que de leur responsable.


Publié le lundi 8 juillet 2024

Catégorie(s): Pilotage DAF

Vous serez aussi intéréssé par ces articles !