Les fonctions de contrôleur de gestion amènent à exercer des rôles variés à différents moments de l’année. Dans toute entreprise, le processus budgétaire occupe une place significative pour ces métiers. Et, à l’intérieur, le budget CAPEX, souvent source de tracas, comporte des spécificités fortes. S’y ajoute aussi le suivi en cours d’exercice des investissements, des amortissements, des OPEX, ainsi que des calculs de ROI effectifs.
Ces tâches relatives aux CAPEX exigent une organisation stricte, des procédures et des outils. C’est indispensable pour une gestion sereine du processus de construction budgétaire, ainsi que pour le suivi des décisions post-validation.
Budget CAPEX : un peu de vocabulaire en préambule
CAPEX, OPEX, capital plan, budget d’investissement, comment faire la différence entre tous ces termes ? Voici quelques explications pour commencer.
Que signifie le sigle CAPEX ?
Cet acronyme veut dire en anglais « Capital Expenditure ». Ce sont les dépenses d’investissement ou en capital, par opposition aux charges qui se comptabilisent en résultat d’exploitation. Ce terme anglo-saxon correspond donc aux acquisitions d’immobilisations, tant incorporelles, corporelles que financières. Souvent, dans les entreprises, en plus des dépenses inscrites à l’actif du bilan comptable, les CAPEX comprennent les achats en crédit-bail. En effet, c’est surtout un mode de financement et le bien financé constitue un engagement en matière d’actifs.
Quelle est la différence entre CAPEX et OPEX ?
Vous entendez souvent parler de CAPEX et d’OPEX en même temps. Pourtant, tout les oppose. Les dépenses du type OPEX (Operational Expenditure) correspondent aux charges opérationnelles d’exploitation. Elles se comptabilisent donc au compte de résultat et non pas au bilan. La frontière est parfois ténue et exige de la vigilance, notamment pour les postes d’entretien et de maintenance.
Que recouvre l’expression anglo-saxonne capital plan ou capital planning ?
Ce terme utilisé notamment dans les groupes américains signifie exactement la même chose que l’expression « budget CAPEX ». Généralement établie sous une forme pluri-annuelle, cette planification des investissements fait partie des bonnes pratiques pour gérer les actifs d’une entreprise et leur cycle de vie (infrastructures, bâtiments, matériels, etc.).
Budget d’investissement ou budget CAPEX : même combat pour l’acquisition d’actifs
Voilà un autre moyen de désigner le processus d’élaboration du budget CAPEX. Terme français plus classique, vous le trouvez surtout dans les entreprises françaises. C’est un des tableaux essentiels pour détailler les lignes d’acquisition d’immobilisations dans un plan de financement, par exemple.
Les bonnes pratiques pour construire le budget CAPEX
Le responsable du contrôle de gestion ou le contrôleur de gestion corporate a la responsabilité de mener le processus budgétaire dans les entreprises et de rédiger les procédures ad hoc. Mieux vaut s’organiser de façon stricte et plusieurs semaines à l’avance. En effet, même l’identification de chaque projet d’investissement exige des règles, afin de cadrer au maximum l’analyse qui suit et le processus de décision.
Le bon timing pour la construction du budget CAPEX et son impact sur les autres budgets de coûts
Le budget CAPEX, c’est comme une recette de cuisine. Les bons ingrédients ne suffisent pas. Vous devez prendre en considération le temps de préparation et de cuisson, afin d’obtenir le meilleur résultat, au moment de passer à table.
Pour les investissements, nous recommandons de démarrer bien en amont du budget d’exploitation. D’une part, le choix des investissements validés au budget conditionne parfois les chiffrages de l’exploitation, notamment pour des équipements capacitaires, pour de la croissance ou le franchissement de paliers. D’autre part, mieux vaut disposer des lignes de CAPEX budgétées afin de calculer correctement les dotations aux amortissements mensuelles à budgéter.
Le cadrage des enveloppes budgétaires et des orientations stratégiques
Avant de se lancer dans le recensement des projets d’investissement, mieux vaut disposer de la note de cadrage budgétaire de la direction générale. C’est ce document qui donne les orientations économiques et stratégiques du futur exercice. Il fixe souvent les grandes lignes à respecter, sur le plan commercial comme industriel. Inutile de présenter un budget de 5 M€ pour une filiale, si la note prévoit une enveloppe de l’ordre de 3 M€ par exemple.
Cette note prend également en considération les contraintes environnementales et réglementaires le cas échéant. Ainsi, elle peut comporter des consignes importantes en matière de sécurité ou de normes qualité. Elle précise aussi les axes de travail en matière de R&D et de nouvelles technologies.
Enfin, les consignes de la direction fixent les règles pour déterminer les priorités dans les propositions d’investissement. Ceci aide ensuite à analyser les demandes budgétaires recensées et à orienter les prises de décision afin de valider le budget.
L’importance de la procédure budgétaire d’investissement
Toutes les consignes pour élaborer le budget CAPEX figurent dans la procédure écrite annuelle. Pour chaque nouveau budget, assurez-vous de bien l’actualiser. Notamment, ce document précise :
- la référence à la note de cadrage de la direction ;
- la date à laquelle les responsables doivent restituer les premières versions du budget d’investissement ;
- la date d’examen des budgets en concertation avec la direction et la date de validation du budget ;
- les outils et tableaux à renseigner, avec l’explication de chaque élément demandé (voir infra) ;
- les règles qui exigent de calculer un retour sur investissement (ROI) ou pas ;
- le mode de calcul du ROI, si possible avec un outil de simulation fourni ;
- les règles en matière de production de devis.
Les données à recenser pour le budget CAPEX par service, BU ou filiale
Chaque BU ou service chargé de présenter son projet de budget d’investissement renseigne de nombreuses informations normées pour chaque ligne CAPEX. Un modèle de tableau comporte notamment :
- nom du responsable et du site, de la BU ou de la filiale ;
- codification de la ligne CAPEX (avec les règles) ;
- descriptif synthétique du projet ;
- nature de l’investissement (immobilier, mobilier, logiciel, etc.) ;
- catégorie (remplacement, réglementaire, productivité, développement) ;
- degré d’urgence (1, 2, 3) ;
- montant en euros (par année, si étalé sur plusieurs exercices) ;
- axe analytique (pour les amortissements) ;
- date d’investissement ;
- date de mise en service ;
- montant de la subvention d‘équipement éventuelle ;
- montant de la cession ou reprise en cas de renouvellement d’une immobilisation ;
- existence d’un calcul ROI (oui ou non) ;
- ROI et PI (profitability index) ;
- référence des annexes éventuelles (fiche descriptive de chaque projet important, argumentaire, calcul du ROI, devis).
Les calculs de ROI à joindre aux projets de budget CAPEX
Les contrôleurs de gestion sont particulièrement attentifs à la préparation des ROI sur les CAPEX sollicités par les différents services ou BU. Ils aident ces non-financiers dans cet exercice pas toujours simple ni bien vécu. Notamment, ils orientent la réflexion pour les cas où l’identification des gains attendus semble impossible. Par exemple, pour un investissement de sécurité, cela peut consister à chiffrer les risques encourus en l’absence d’investissement. Le gain se situe dans l’économie réalisée par la couverture du risque.
Enfin, le service contrôle de gestion s’assure de la réalité des chiffrages. Il les vérifie, voire demande leur révision. Il est le garant du calcul du ROI et de l’indice de rentabilité ou de profitabilité (PI).
Le processus décisionnaire en matière d’investissements corporels, incorporels ou financiers
L’élaboration du budget CAPEX comporte dès le départ des règles claires en matière de décision. Qui examine les demandes de budget et sous quelle forme ? Quand interviennent la décision et les éventuelles demandes d’arbitrage ? Pour plus d’efficacité, mieux vaut dans chaque entreprise ou filiale de groupe procéder par une réunion avec la direction générale, la direction financière, voire le COMEX.
Chaque service ou site défend son dossier, ce qui facilite les échanges. À l’issue de ces travaux, les personnes habilitées tranchent. Si elles souhaitent des éléments complémentaires, un nouvel arbitrage, ou un décalage pour des raisons de trésorerie, c’est le contrôle de gestion qui gère ces demandes.
Les recommandations pour le suivi budgétaire CAPEX et OPEX
Une fois le budget CAPEX validé, commence le contrôle budgétaire des investissements. Là aussi, mieux vaut s’organiser correctement pour disposer de workflows clairs et respectés. Le service comptabilité qui gère la comptabilisation et les mises en service des actifs représente le dernier maillon de la chaîne. En organisant correctement la gestion des investissements, le contrôle de gestion facilite le travail comptable ainsi que l’élaboration du reporting périodique.
Les procédures d’autorisation d’investissement dans l’entreprise
L’entreprise fonctionne mieux si la procédure d’investissement décrit précisément comment procéder une fois le budget de l’exercice validé. Dans de nombreux ERP, un système de workflow existe, afin de :
- générer une demande d’investissement ;
- contrôler cette demande par rapport au budget validé (coûts en euros et nature) ;
- accorder le droit d’investir ou pas ;
- déposer les commandes et factures d’immobilisation sur chaque projet CAPEX budgété ;
- générer la comptabilisation, puis les paiements.
Ces processus prévoient aussi la suite à donner aux demandes d’investissement non budgétées et qui peuvent surgir cependant. Ainsi, certaines entreprises intègrent par précaution dans leur budget CAPEX une ligne du type « imprévu » avec un montant global.
Le suivi budgétaire périodique et les échanges avec les BU ou filiales
Tout au long de l’exercice, chaque mois, ou au minimum chaque trimestre, le reporting de chaque BU intègre un point sur les CAPEX. Le contrôleur de gestion de la BU s’assure par ailleurs que l’avancement dans la consommation du budget est cohérent, afin de permettre une réalisation correcte dans le temps imparti. S’il sent que les projets CAPEX n’avancent pas, il identifie les raisons et alerte les dirigeants le cas échéant. Dans de nombreuses entreprises, les reports de budget d’un an sur l’autre n’existent pas.
Les révisions budgétaires et atterrissages
Par ailleurs, comme pour l’exploitation, les entreprises réalisent fréquemment une révision budgétaire des CAPEX en cours d’exercice, voire plusieurs. De la même manière, lors de la construction des prévisions d’investissement de (N+1), réaliser un atterrissage de l’exercice en cours s’avère indispensable. C’est la seule façon d’identifier correctement les écarts et de décider de leur devenir sur la période suivante.
Le contrôle des dépenses OPEX/CAPEX en cours d’année
L’autre axe de vigilance des contrôleurs de gestion (et des comptables), ce sont les correctes imputations en comptabilité des OPEX. La tentation peut exister de déporter des CAPEX sur les OPEX, surtout lorsque le budget d’investissement est déjà dépassé.
En outre, les financiers doivent redoubler de vigilance sur les postes techniques, par exemple pour un site de production, avec des factures fournisseurs parfois peu explicites pour les non-sachants. Attention à l’utilisation d’une ligne budgétaire A pour faire passer un investissement B (ou un équipement non budgété), notamment si le projet A est finalement abandonné.
La gestion de l’atterrissage et des opérations juste avant la clôture
Avant la fin de l’exercice, le contrôleur de gestion doit redoubler de vigilance dans ses contrôles. D’une part, il rappelle aux opérationnels et services qui disposent de budgets CAPEX la situation à l’instant T. Il insiste sur le temps restant avant les travaux de clôture.
Puis, il émet des consignes pour la gestion des dernières opérations liées aux actifs sur la fin de l’exercice. Idéalement, les comptes d’immobilisations, sauf les immobilisations en cours, sont figés une dizaine de jours avant la date de clôture. Cela permet de finaliser rapidement les mises en service et les calculs finaux d’amortissement pour la période.
La vérification des retours sur investissement effectifs (ROI)
Le ROI calculé lors de la présentation des demandes de budget CAPEX reste une évaluation prévisionnelle. C’est fondamental de s’assurer a posteriori que l’entreprise obtient un niveau de ROI satisfaisant pour tous les équipements ou matériels achetés. Tant les coûts d’investissement (formation et mise en service inclus) que les produits générés sont à réévaluer avec soin.
Exemples d’outils EPM pour structurer le processus budgétaire en matière d’investissements
En tant qu’intégrateur de solutions BI et EPM, Intis vous propose un zoom sur les fonctionnalités que comportent IBM Planning Analytics ainsi que PIGMENT.
IBM Planning Analytics
Avec l’EPM d’IBM, vous pouvez bâtir votre modèle de budget CAPEX en ligne avec le module CAPEX Planning. Ce processus offre des workflows intégrés à l’EPM afin de sécuriser et simplifier au maximum le recensement des lignes budgétaires dans les BU ou services.
Ce module permet de configurer et de préparer :
- les business units et départements ;
- les catégories d’actifs retenues par l’entreprise pour le processus budgétaire ;
- le paramétrage des utilisateurs et de leurs droits, éventuellement par groupe (demandeur, valideur, etc.) ;
- les méthodes de calcul des dépenses d’investissement ;
- les statuts prévus dans le workflow ;
- l’intégration des actifs présents dans une base de données externe (fichier des immobilisations) ;
- l’intégration d’un budget construit sur tableur ou la saisie manuelle des différents CAPEX à budgéter.
Ce module CAPEX facilite le suivi de l’élaboration du budget CAPEX, ainsi que de la réalisation effective des dépenses d’investissement ensuite. Cet outil peut aussi servir à mener un plan de réduction des coûts, si l’entreprise décide ensuite de procéder à des arbitrages sur un budget déjà établi, pour des raisons économiques, par exemple.
L’EPM PIGMENT
Le logiciel PIGMENT est une jeune technologie EPM qui regroupe sur sa plateforme toutes les briques, data, processus et utilisateurs, en vue d’une planification optimale, tant opérationnelle que financière. Cet outil vous offre les mêmes possibilités de cadrage la construction du budget CAPEX que celles d’IBM Planning Analytics. Vous partez d’un modèle que vous adaptez à l’entreprise et à son stade de développement. Vous paramétrez les workflows pour construire collectivement les budgets d’investissement. Avec la modélisation, les dépenses d’énergie se réduisent pour consolider et arbitrer entre tous les projets recensés.
L’approche INTIS pour implémenter une solution EPM et gérer les CAPEX
Chez INTIS, nous intervenons auprès de nombreuses grandes entreprises, ETI et PME. Nous nous adaptons aux besoins de chacun en matière de pilotage des CAPEX.
Nous constatons toutefois une volonté grandissante de structurer et industrialiser ce processus budgétaire, comme pour les autres prévisions. Les EPM apportent cette faculté de cadrage du travail, de consolidation et de reporting. Les EPM, par définition, servent à planifier. Qu’il s’agisse de dépenses OPEX ou CAPEX, le dispositif reste similaire.
Le fait d’utiliser des systèmes de modélisation de workflows offerts par de tels outils et au fonctionnement simple facilite le suivi de l’avancement. Cela contribue aussi à réduire les erreurs et la durée du processus. Chaque intervenant, en fonction de ses droits, doit respecter les consignes et paramétrages prévus dans l’outil. Les contrôleurs de gestion gagnent en performance. Ils vivent plus sereinement la construction et la consolidation des CAPEX.
Budgétisation et contrôle budgétaire CAPEX : pensez EPM
Concrètement, les logiciels EPM simplifient le travail d’élaboration du budget CAPEX. Tout comme pour accélérer et faciliter la clôture comptable, ils rationalisent la tâche à toutes les étapes. C’est vrai autant pour la construction que pour le contrôle budgétaire. Manipuler et consolider de multiples fichiers Excel devient ainsi inutile, pour le plus grand bonheur des financiers. Envie d’évoquer un tel projet EPM avec un expert Intis ? Contactez-nous par ce formulaire en ligne.
