Non, nous n’allons pas vous parler des outils de travail collaboratifs à la mode comme Notion, Trello, Asana, WhatsApp, Slack, Teams, Zapier, Monday, etc., même si la liste ne cesse de s’allonger. Nous nous situons davantage sur les solutions en entreprise qui aident à dépasser les limites de la bureautique et à casser les silos d’Excel. Plus particulièrement, nous pensons aux outils pour de la collaboration au sein des équipes autour de la data, de l’analyse prescriptive et de la planification. Nous allons donc vous parler d’EPM et de business intelligence, et non pas de Google Workspace, Dropbox ou Sharepoint de Microsoft.
Travail collaboratif en ligne : les enjeux pour traiter la data en entreprise
Gérer des volumétries importantes de données dans une grande structure ou un groupe, c’est souvent collaborer à plusieurs services de façon sécurisée et fluide dans le même espace de travail et sur des tâches communes.
La bureautique classique équivaut à travailler avec des silos de données
Les tableurs du type Excel, malgré les systèmes de partage Sharepoint, restent des modalités de travail du type silo. C’est un peu comme si chacun demeurait dans son propre bureau. Dans les faits, ce type d’outils dépanne bien, comme l’ancienne calculatrice présente sur tout PC d’un contrôleur de gestion. Mais, le tableur de Microsoft ne réalise pas de façon optimale les tâches attendues en 2025. Nous sommes ainsi bien loin des outils de travail collaboratifs, surtout pour des fichiers de données créés ou analysés par des financiers.
Le tableur d’Excel seul, un outil aux limites vite atteintes pour les financiers
Vous êtes englué avec des fichiers bureautiques pour la Xème version finale du budget sur Excel ? Mieux vaut repenser votre équipement pour un tel projet. Les outils Excel ou Google Sheets représentent une gestion dans la souffrance, plus les sources de données s’empilent. L’évolution des besoins en matière de traitement de la data incite les directions financières, et en particulier les contrôleurs de gestion corporate, à adopter un mode travail collaboratif en ligne plus rationnel et qui casse les silos.
Collaborer autour de la data exige de travailler de façon sécurisée et traçable
Pour ceux qui ont tenté la collaboration à plusieurs sur des fichiers bureautiques, ils savent que la traçabilité manque. Le risque d’erreurs et de pertes de données s’avère bien réel, malgré des caractéristiques comme la restauration d’une version antérieure.
Or, dans le cadre d’un processus de construction budgétaire comme de planification, les allers-retours nombreux et simulations exigent cette efficacité opérationnelle pour démultiplier les versions aisément et en toute sécurité.
Vous attendez d’un collègue qu’il renseigne des informations sur certains tableaux ? Mieux vaut disposer d’un espace de travail avec l’état d’avancement des tâches et la gestion de rappels ou d’alertes dans la messagerie de l’utilisateur.
La collaboration des équipes, financières, fonctionnelles et opérationnelles, pour des projections multiples, pertinentes et agiles, exige des solutions ad hoc dignes de ce nom. Créer une base de données Excel pour de tels projets constitue une très mauvaise idée.
Une complexification de la data à traiter avec le maximum de productivité
En plus, le temps se raccourcit sans cesse. Les demandes de traitement de données et de restitution de rapports arrivent aujourd’hui pour hier. Le temps passé à cruncher la data manuellement sur de multiples fichiers de données Excel serait bien utile ailleurs pourtant. La bureautique manque clairement d’efficacité. Pour accélérer et faciliter la clôture comptable dans des délais ultra-courts, mieux vaut pour toute l’équipe adopter d’autres solutions de travail collaboratif en ligne.
Quels sont les nouveaux outils de travail collaboratif pour les financiers et gestionnaires ?
Les entreprises de taille grande ou intermédiaire ont besoin d’une organisation transversale qui met au premier plan la communication autour de la data. L’utilisation de données se généralise dans l’entreprise, pour analyser, décider et piloter, à distance comme sur site.
Pourquoi le top 10 des solutions de travail collaboratif ne correspond-il pas aux besoins des directions financières ?
L’agrégation des objectifs individuels représente le but commun et global de l’entreprise autour du pilotage de la performance. De nombreux outils dans l’air du temps facilitent la collaboration avec le partage d’espaces de travail en ligne. Tous les outils classiquement cités dans les Top 5 ou Top 10 répondent à ce besoin partiellement.
Mais, Notion, Google Drive, Trello ou Asana par exemple, ne sont pas des plateformes collaboratives pour des tâches comme le traitement ou l’analyse de données, la planification, l’optimisation sous contrainte, etc. En ce sens, ils peuvent difficilement gérer des projets complexes dans la plupart des entreprises de taille significative.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative du type EPM ou business intelligence ?
Les solutions de business intelligence (BI) ou EPM (Enterprise Performance Management) se présentent désormais généralement sous la forme d’une plateforme collaborative en ligne, hébergée sur le cloud. C’est un portail en libre-service, pour les utilisateurs autorisés, en fonction de leurs droits. Avec ces nouvelles technologies informatiques, vous effectuez de nombreuses tâches autour de la data. Cela suppose toutefois de bien structurer l’organisation.
Quelques exemples de fonctionnalités pour l’utilisateur, en présentiel comme en télétravail :
- processus budgétaire, notamment basé sur les données réelles et passées pour démarrer les projections ;
- analyse et mesure de la performance, consolidation de l’information et reporting ;
- planification financière comme opérationnelle.
Mettre en place un outil collaboratif du type super Excel avec Intis
Passer d’Excel de Microsoft à un super Excel sans cloisons et silos, c’est possible. En tant qu’intégrateur, c’est même notre crédo pour un projet d’implémentation d’un EPM ou d’une solution BI.
Intis, votre partenaire projet pour solutions EPM et BI collaboratives
Organisé en SCOP, Intis est un intégrateur de solutions BI et EPM, expert en techniques de gestion. Nous concentrons nos actions auprès des entreprises sur deux types de solutions : IBM Planning Analytics et le logiciel Pigment. Nous contribuons avec ces applications à la transformation digitale de la finance des organisations.
L’aventure Intis démarre en 2014 avec l’objectif d’aider les entreprises à bâtir des solutions robustes pour le pilotage de la performance. En 2025, c’est une équipe d’une vingtaine de consultants qui poursuit cette mission, dans un esprit collectif, démocratique et de partage.
Espace de collaboration en ligne : nos solutions pour un projet en contrôle de gestion
Nous avons choisi deux technologies BI et EPM :
- L’EPM IBM Planning Analytics ainsi que le logiciel BI Cognos Analytics ;
- le logiciel Pigment, un EPM de nouvelle génération développé par l’entreprise éponyme.
Optez pour une telle solution pour vos collaborateurs, sur place, à distance, comme en télétravail. C’est l’assurance pour les utilisateurs de disposer d’une plateforme d’échanges pour le stockage et la centralisation de toutes les données, informations, documents et indicateurs clés.
Concentrés sur le pilotage de la performance, ces outils s’intègrent avec de multiples applications et systèmes de data. Ils privilégient les calculs en temps réel. Ils utilisent l’intelligence artificielle dans leurs processus de planification.
Ces logiciels collaboratifs et en ligne constituent de super tableurs Excel, mieux que ceux de Microsoft. Ils exploitent des technologies modernes et simples, comme le drag and drop (glisser-déposer). Ils disposent d’interfaces intuitives pour les utilisateurs. Cerise sur le gâteau, ces solutions sont évolutives. Ainsi, elles collent toujours parfaitement à votre projet d’entreprise et aux besoins de l’équipe.
Notre méthodologie pour déployer votre future solution de travail collaboratif en ligne autour de la data
Nous proposons un accompagnement à la fois pour :
- Le choix de la solution idéale pour votre entreprise et votre équipe (BI ou EPM). Il s’effectue à la suite d’ateliers de spécifications afin de déterminer les besoins techniques et les fonctionnalités à déployer.
- La modélisation, le développement et la mise en production de l’application qui répond au cahier des charges convenu.
- L’autonomisation des membres de l’équipe sur le plan des fonctionnalités de l’outil collaboratif.
- La gestion du support en ligne post-intégration (TMA), avec l’adaptation des fonctionnalités aux évolutions de l’entreprise.
Vous avez pour projet d’équiper les membres de votre équipe d’outils de travail collaboratifs en ligne pour la gestion de la performance ? Mieux vaut vous tourner vers les technologies EPM ou BI. Avec des éditeurs comme IBM ou Pigment, vous procurez aux utilisateurs une solution d’actualité et d’avenir. Les fonctionnalités de la plateforme sont parfaitement évolutives. Pour une première analyse de vos besoins, nous vous proposons de nous contacter afin d’organiser l’échange.
