Contrôleur de gestion, vous recherchez un système de gestion de base de données (SGBD) et vous envisagez de recourir tout simplement à Excel ? Vous pensez que le tableur de Microsoft Office suffit pour collecter, saisir, modifier, extraire, exploiter, etc. des données dans votre entreprise et cela de manière centralisée ? Alors, au risque de vous décevoir, oubliez vite l’idée de créer une base de données Excel.
Pourtant accessible en un clic depuis votre PC, Excel reste loin des performances idéales des vrais SGBD. Volumétrie, multiplication des sources, sécurisation, collaboration, automatisation, etc. ce sont autant de “gros mots” pour le tableur le plus célèbre de la bureautique mondiale.
1 – Des limites d’Excel insupportables pour les bases de données : la volumétrie
La croissance de la data dans les entreprises n’est plus à démontrer. Contrôleur de gestion ou responsable d’un service contrôle de gestion, vous vivez cette inflation constante de la volumétrie à traiter. Si vous travaillez avec Excel, c’est dès l’ouverture du fichier que vous faites face à cette triste réalité, vu le temps que cela vous prend parfois !
Microsoft a fait évoluer son tableur fétiche depuis les dernières versions. Ainsi les limites d’Excel sont repoussées en matière de nombre de lignes ou de colonnes. Toutefois, cela ne résout pas tout. C’est toujours déraisonnable d’envisager une base de données de dizaines de milliers de lignes.
Vous avez parfois le sentiment que la machine ne suit pas la vitesse de vos doigts et de votre cerveau. Les lenteurs vous exaspèrent et les plantages agrémentent vos journées. L’énervement lié à la perte de temps, voire de données, s’avère une triste réalité au quotidien. Excel ne constitue pas l’outil idéal pour des volumes de données conséquents.
2 – Une base de données Excel dépendante de la mémoire vive du système d’exploitation
Contrairement à un outil de gestion de bases de données digne de ce nom, Excel de Microsoft fonctionne sur la mémoire vive (RAM). Cette mémoire système de l’ordinateur ne correspond pas à un stockage permanent. À l’ouverture de l’outil bureautique, vous devez disposer d’un espace de travail numérique pour faire fonctionner chaque fichier.
Quand vous atteignez les limites de la mémoire vive, avec une RAM insuffisante, ça… rame et parfois ça plante ! Si l’application bugue au moment d’importer ou de traiter des données, vous courez le risque de perdre des informations entre deux sauvegardes sur le disque dur. Cette mémoire vive est seulement temporaire. Ne l’oubliez jamais quand vous sélectionnez le bon outil de gestion de la data.
3 – Un croisement complexe de plusieurs sources de données avec le tableur de Microsoft
Le reporting dépasse les aspects financiers. Depuis la RSE, et même auparavant, l’intégration de données non financières (opérationnelles) enrichit chaque tableau de bord. Ce mode de fonctionnement permet d’adapter l’information clé pour chaque activité. Il accroît la pertinence de la communication avec chaque lecteur et décideur. Pour effectuer ces tâches, les contrôleurs de gestion ont besoin d’importer et de croiser plusieurs sources de données : référentiels clients ou articles, stocks, facturation, prix de revient, etc.
C’est toujours envisageable de réaliser ces analyses sur Excel, mais cela exige des procédures complexes et fastidieuses, table par table, requête par requête. Et vous alourdissez encore vos fichiers. Le gros hic avec Excel, c’est que cet outil n’est pas conçu dans cet objectif.
4 – Une difficulté à gérer et automatiser les processus relatifs à des flux externes
Les bases de données exigent souvent de l’actualisation et des contrôles. Or, sur Excel, pour certains flux de données externes, l’opération peut s’apparenter à un cauchemar. Qui n’a pas rencontré des erreurs au moment de rafraîchir les informations de la base ou les calculs associés ? Si vous ne maîtrisez pas parfaitement le fonctionnement de Power Query, vous risquez de vous arracher les cheveux.
Vous devez parvenir à identifier les problèmes (locaux ou distants) pour chaque cellule en erreur. Vous devez aussi diagnostiquer correctement la raison et trouver la solution pour chaque anomalie dans chaque onglet du classeur Excel. L’automatisation de l’intégration de flux connexes et variés, afin de réduire les erreurs humaines, reste compliquée sur Excel.
5 – Une intégrité des données mal assurée pour chaque champ d’Excel
Contrairement à un logiciel de bases de données, Excel ne garantit aucunement l’intégrité des informations saisies ou stockées dans ses tables. Rien n’empêche la suppression d’une fiche (une ligne du tableur), bien qu’un tableau ou un calcul dans un onglet utilise ces informations. La manipulation par l’utilisateur dans la base n’entraîne pas de contrôles préalables de ce type. Une fois l’erreur commise, c’est souvent trop tard quand vous découvrez ses conséquences.
6 – Une gestion des tables de données dans Excel avec un risque d’erreurs
Le tableur Excel reste un outil rudimentaire, même s’il comporte un nombre de fonctionnalités important. Que vous disposiez de fichiers modèles ou de classeurs créés de toute pièce, vos bases de données ne sont pas sécurisées. Toute personne qui dispose d’un accès au fichier peut malencontreusement détruire ou endommager les enregistrements de la base.
Une personne peut même supprimer l’ensemble des données pour une colonne, soit un champ d’information nécessaire à toutes les fiches saisies en ligne. Le contrôleur de gestion peut inclure une liste de contrôles ou des sécurisations comme le verrouillage de cellules ou de feuilles. Mais, ces processus s’avèrent fastidieux, voire peu ergonomiques pour l’utilisateur.
7 – Créer une base de données Excel et conserver des silos dans l’entreprise
Dans toute société, le métier de contrôleur de gestion exige de communiquer. Vous travaillez rarement en vase clos. Non seulement vous avez des collègues et un responsable, mais vous interagissez chaque jour avec des clients et des fournisseurs, internes à l’entreprise, voire externes. À l’heure où la plupart des tâches se dématérialisent et se réalisent à distance, oubliez le fonctionnement en silo.
Or, justement, la bureautique entre difficilement dans les outils de travail collaboratifs. Pour la création et la gestion de bases de données, c’est encore pire. Ce format n’est pas le modèle à suivre pour des interactions efficaces au sein des équipes. Un vrai SGBD garantit l’intégrité et l’unicité des données, quel que soit l’usage par les utilisateurs ainsi que le lieu où ils se situent. Même si Excel vous propose désormais de fonctionner en mode multi-utilisateurs, dans les faits, vous rencontrez régulièrement des erreurs.
8 – La gestion des versions sur Excel, un cauchemar aussi pour les bases de données
Non seulement Excel n’est pas un format réellement pratique pour le travail collaboratif, mais il conduit souvent à multiplier les versions de fichiers. Vous connaissez les risques lorsque vous cliquez et pointez sur une base de données Excel externe à votre fichier dans une formule de calcul ou pour actualiser un pivot table. Vous voyez parfois apparaître dans la fenêtre des erreurs au sein de la table lorsque le fichier source a été déplacé ou renommé.
C’est le cas aussi si les champs de la base de données sont supprimés ou eux-mêmes corrompus. Vous vous lancez dans la création d’une seconde version d’une base de données ? Tous les fichiers externes qui pointent sur la V1 vont vous poser problème si vous omettez de modifier les liens avec la nouvelle base V2. Le versioning correct sur Excel, c’est tout un art !
9 – La création de bases de données Excel, une complexité pour la gestion du savoir
Excel reste un outil fantastique pour la créativité et l’innovation. Rien de plus simple en apparence que de concevoir un modèle de classeur sous un format personnalisé. Le père du fichier peut même créer un formulaire pour border et structurer la saisie des informations dans les cellules de la base de données. Il peut inclure des contrôles sur les valeurs saisies dans un champ de la table. Il peut ajouter un menu, une macro et un bouton sur lequel vous cliquez simplement. Certes.
Mais, dans la vraie vie, combien de fichiers modèles vieillissent mal ? Combien ne respectent plus les règles et les procédures de départ ? Combien ne comportent pas ces fonctionnalités de partage des connaissances ? C’est pourtant indispensable pour la formation des nouveaux collaborateurs comme des backups.
Au premier départ dans l’entreprise, vous le payez cher. Personne ne maîtrise la base de données maison. Et évidemment, vous découvrez ce jour que la procédure écrite comporte des erreurs, est caduque, voire pire, inexistante. Bienvenue dans la vraie vie du contrôleur de gestion sous Excel dépendance !
10 – Une exploitation des données plus complexe pour réaliser des calculs
Qui n’a pas rencontré de difficulté pour réaliser des calculs avec les données d’une base Excel ? Évidemment, si vous cliquez sur “analyse du tableau croisé dynamique” et sélectionnez “champ calculé”, vous avez une première solution. Mais ce dispositif propre aux tableaux croisés dynamiques (TCD) présente aussi ses limites. En effet, les nouveaux champs ne font pas partie de la table de données à proprement parler.
En outre, ces éléments ne peuvent pas s’insérer en ligne ou colonne du TCD. Ce sont uniquement des valeurs. Par ailleurs, seules des fonctions de calcul simples s’envisagent avec ces champs calculés. Enfin, en fonction de la méthode utilisée pour créer de nouveaux TCD, un champ calculé dans un TCD modèle ne suit pas dans les nouveaux.
Vous pouvez être tenté d’ajouter une colonne de calcul directement dans la base de données Excel. C’est évidemment un processus à manipuler avec précaution. La fonction tableau dans Excel pour vos données permet de sécuriser un minimum le travail. Elle demande cependant de maîtriser toute une série de formules qui commencent par “BD” indispensables pour le moindre calcul.
Excel, un système de gestion de base de données guère satisfaisant
La gestion de la volumétrie et le mode multi-source impliquent d’évoluer dans l’équipement informatique de l’entreprise et du contrôleur de gestion. D’autres solutions sur le marché apportent plus de puissance et de pertinence. Pour sécuriser le travail sur des tables, fluidifier les échanges et simplifier la vie des utilisateurs, rien de mieux que d’adopter un vrai SGBD.
Parmi les solutions éprouvées, bien plus qu’Excel et même qu’Access de Microsoft, IBM assure cette fonctionnalité de base de données et bien plus. Chez INTIS, nous intégrons des solutions de pilotage de la performance dans les entreprises. Avec la technologie d’un EPM comme IBM Planning Analytics, les contrôleurs de gestion gagnent en efficacité au quotidien. Découvrez notre offre de prestations et parlez-en à vos dirigeants !
