Arrêter un bilan comptable tout comme la situation mensuelle, voilà une tâche récurrente qui peut prendre du temps et consommer beaucoup d’énergie. C’est d’autant plus vrai si vous ne disposez pas de la bonne boîte à outils et des bons processus. C’est pourtant l’affaire de tous dans l’entreprise, et pas seulement des financiers de la DAF.
Vous éprouvez des difficultés et vous vous retrouvez bien seul pour la clôture comptable ? Vos collaborateurs sont en souffrance pour respecter les délais ? Voici comment vous organiser sur le plan des systèmes d’information pour accélérer les arrêtés mensuels, comme ceux de l’exercice.
Des délais de clôture toujours plus courts : les enjeux et défis pour l’entreprise
Que vous soyez DAF, comptable ou contrôleur de gestion, vous vivez souvent le stress des échéances qui reviennent chaque mois dans votre société : le bouclage de la situation et l’émission du reporting. Dans les entreprises mal préparées, le pic arrive lors de la clôture comptable de l’exercice. C’est aussi le cas pour les groupes qui exigent des comptes consolidés parfois au 10 janvier. Pourtant, ce raccourcissement continuel des délais se justifie, tant les entreprises gagnent à clôturer vite leurs comptes.
Raccourcir le temps pour clôturer les comptes : des informations plus fraîches pour décider toute l’année
Plus vous parvenez à émettre rapidement le bilan et le compte de résultat, et donc les reportings financiers associés, plus les dirigeants et managers disposent de données récentes. Plus les indicateurs clés présentent de l’intérêt du fait de leur fraîcheur. Avec ces documents, plus les décideurs peuvent réagir vite et de façon efficace. Plus la comptabilité s’avère utile et précieuse, en cours d’année comme à la clôture.
Réduction des délais de sortie du bilan et des situations : des financiers disponibles pour d’autres tâches
L’autre avantage, et non le moindre, d’une clôture comptable rapide, c’est l’effet immédiat sur l’organisation du temps au sein de la DAF. Les comptables comme les contrôleurs de gestion n’ont plus la sensation de passer l’essentiel de leurs journées sur l’arrêté des comptes. Le pilotage de la performance en mode business partner prend tout son sens. Avec cet exercice, les collaborateurs peuvent plus facilement insérer des projets dans leur agenda. Ils peuvent participer à des analyses, des réflexions sur des axes d’amélioration, etc. Ils ne redoutent plus la date de clôture.
Les défis : clôturer vite les comptes, malgré des outils informatiques obsolètes ou vieillissants
Les enjeux de comptes finalisés en quelques jours sont bien réels. Toutefois, nous rencontrons tant d’entreprises pour lesquelles ce processus est tout sauf structuré et fluide. Les raisons sont diverses. Mais, le cœur du problème semble toujours identique :
- un équipement rationnel et moderne défaillant ;
- un manque de vision de la stratégie data.
De nombreux contrôleurs de gestion restent chargés de préparer sur tableur de multiples fichiers de données. C’est le cas pour les stocks ou les provisions FNP. Ne parlons pas du data crunching réalisé à la main ! Cette tâche les absorbe une grande partie du temps. Elle met en péril leur santé et leur motivation. Elle retarde la parution des comptes !Pour résumer, un des défis majeurs consiste à éradiquer en premier les outils Excel, une souffrance pour la gestion des entreprises.
Les outils à favoriser en 2025 pour faciliter les processus en amont des écritures comptables
Bien en amont de la préparation des écritures de fin de mois, les systèmes d’information contribuent à accélérer la clôture comptable. Pourquoi ? Parce qu’ils rationalisent, structurent et automatisent les flux financiers comme opérationnels. En particulier, les nouvelles technologies informatiques, bien organisées, sont tout sauf un effet de mode ou une course à l’échalote.
Les outils de dématérialisation des flux : une comptabilité au fil de l’eau dans les entreprises
La facturation électronique obligatoire pointe le bout de son nez. Les échéances françaises se rapprochent. Toutes les entreprises qui ont déjà adopté la dématérialisation de leurs achats, notamment, savent combien cela révolutionne le travail des équipes.
Les petites structures découvrent l’avantage extraordinaire des applications de dématérialisation pour communiquer avec leur expert-comptable. Elles accèdent enfin à des comptes pratiquement au fil de l’eau, quand, quelques mois auparavant, le bilan sortait une fois par an, en même temps que le grand livre et la liasse fiscale.
Dans les ETI, PME et grandes entreprises, cette étape est cruciale pour accélérer les processus avant les arrêtés mensuels. La dématérialisation des flux O2P comme O2C simplifie les rapprochements en automatique des pièces entre commande, livraison et facture. L’océrisation associée au Machine Learning (et donc l’IA) supprime la saisie manuelle et chronophage des factures en comptabilité.
Qui dit comptabilité en temps réel, dit aussi des données fraîches pour des décisions optimales.
L’ERP : une centralisation des process et des flux dans le même outil et bien plus
L’Enterprise Resource Planning (ERP) est un terme bien connu des directeurs financiers, même si toutes les sociétés n’en disposent pas encore. En français, c’est un PGI (progiciel de gestion intégré).
Un système d’information unifié pour tous les services de l’entreprise
De nombreux processus dans les entreprises sont interconnectés. Autant les organiser dans un outil accessible de tous les acteurs et sans redondance ou ressaisie d’informations.
Prenons un exemple : de la commande client à la livraison, la supply chain, les opérations et les ressources humaines sont sollicitées. Plus la société dispose de ce type d’outil qui rationalise les workflows et les process, plus elle gagne du temps en cours de mois. Plus elle finalise rapidement sa clôture mensuelle des comptes.
Des outils pour de l’inventaire permanent et des provisions à date en automatique
Avec un ERP, toutes les données liées aux flux de l’activité économique sont à portée de main. Ces progiciels proposent des états facilement paramétrables pour collecter en fin de mois diverses informations toutes prêtes pour les écritures comptables, notamment les provisions.
Lorsque l’ERP autorise la gestion des stocks sous forme d’inventaire permanent, nul besoin de :
- récupérer et saisir sur un tableur Excel les quantités inventoriées en fin de mois ;
- valoriser manuellement chaque ligne de ce stock ;
- calculer les dépréciations de stocks sur tableur.
C’est exactement la même chose pour l’intégration des provisions de factures non parvenues (FNP) en comptabilité. Les services financiers peuvent oublier la collecte des éléments de provisions auprès des services de l’entreprise. Tous les acteurs de la société utilisent les bons de commande et les bons de réception. Les états de provisions sont disponibles en quelques clics. En outre, des contrôles périodiques sont possibles en amont, en cours de mois.
Les EPM et la BI, vos meilleurs amis pour respecter les délais de clôture comptable
Les autres outils qui facilitent fortement le travail d’arrêté des comptes, ce sont les logiciels du type BI ou EPM. Ils interviennent après la finalisation des écritures comptables par le service comptabilité, mais pas seulement. Leurs atouts pour accélérer la parution des résultats se situent donc autant en cours de période que lors de la phase d’analyse des comptes établis.
La Business Intelligence (BI) pour exploiter et restituer la data vite et bien
Les outils BI existent depuis plusieurs décennies, mais toutes les entreprises ne les exploitent pas à leur juste valeur. Solution d’informatique décisionnelle, la BI constitue pourtant une opportunité sérieuse d’accélérer les clôtures comptables.
La partie la plus connue de la BI : des reportings facilités
Établir ses tableaux de bord comptables et financiers avec la Business Intelligence conduit à gagner beaucoup de temps. Le travail de mise à jour, de consolidation et de diffusion des informations s’active et s’automatise. C’est un élément qui contribue à réduire le délai de parution des comptes et des documents annexes.
Les suivis hebdomadaires, alertes et analyses opérationnelles pour anticiper les situations de fin de mois
Mais, la BI, c’est bien plus. C’est aussi un outil qui facilite le travail tout au long du mois, et toute l’année. Avec le suivi d’indicateurs, la mise en place d’alertes, l’automatisation de rapprochements de données de sources différentes, etc., le contrôle de gestion défriche la tâche en amont de l’arrêté comptable.
Les rapprochements de données comptables et extra-comptables
La BI aide également à reboucler les données de fin de période, comme le chiffre d’affaires entre la comptabilité et la gestion commerciale. Ce type de contrôle s’effectue de manière bien plus sûre et rapide ainsi qu’avec le tableur Excel. Comme détaillé dans un autre article, créer une base de données Excel est une mauvaise idée, car le tableur de Microsoft présente de réelles limites. Il peut conduire une société au cauchemar.
L’EPM, l’outil pour planifier, budgéter, analyser et consolider le résultat
L’Enterprise Management Planning (EPM) va plus loin que les logiciels de Business Intelligence. Les EPM exploitent évidemment la data, mais avec un objectif plus abouti. Avec un tel logiciel, vous réalisez la planification de l’entreprise, qu’elle soit financière ou opérationnelle, quel que soit l’activité ou le domaine. C’est donc un outil plus complet pour le pilotage de la performance et l’aide à la décision. Pourquoi s’en servir pour respecter des délais de clôture courts ? On vous explique !
La construction et le contrôle budgétaire, un processus qui aide à clôturer vite ses comptes chaque mois
La planification d’entreprise comporte notamment un volet bien connu des DAF, le processus budgétaire, quelle que soit sa forme. Or, le contrôle budgétaire qui en résulte participe à contrôler l’activité et à fiabiliser les situations comptables, en amont de le la finalisation des états financiers et de la liasse fiscale. En effet, l’analyse des dépenses réalisées par rapport à une ligne de budget sert aussi à anticiper les ajustements comptables.
Par exemple, le marketing présente rarement des frais mensualisés dans les faits. Pourtant, la mensualisation des charges semble logique pour un poste qui entre dans les coûts fixes. L’utilisation d’abonnements basés sur le budget permet ce lissage au compte de résultat. Alors, les factures fournisseurs s’imputent en cours d’année dans des comptes pivots au bilan (48) et non pas dans la classe 6.
Dans cet exemple, la surveillance des dépenses effectives par rapport au budget peut conduire à rectifier les abonnements comptables avant la fin de l’exercice. C’est aussi un moyen d’alerter les managers en cas de dérapage financier.
La consolidation de gestion des données financières pour accélérer la finalisation des bilans comptables
Les outils EPM facilitent également la consolidation des comptes annuels comme mensuels de plusieurs sociétés au sein d‘un groupe. Sans devoir recourir à un logiciel de consolidation classique, utilisé pour les opérations comptables et fiscales légales, il s’agit ici d’obtenir une vue agrégée de gestion rapide. C’est vrai lors de la clôture annuelle du bilan comptable, mais aussi à n’importe quelle date.
En effet, en cours d’année, pour des situations comptables mensuelles notamment, le contrôle de gestion a besoin de réaliser cet exercice afin d’accéder à de telles informations de façon simple. Lors de la clôture annuelle aussi, ce type d’état consolidé dans un EPM apporte des éclairages souvent utiles à la finalisation des comptes. Des options fiscales, des choix de groupe, etc., sont parfois à décider, avant de comptabiliser les dernières écritures de l’année et de préparer les liasses fiscales.
Chez Intis, nous intégrons des solutions EPM et BI dans les entreprises, en vue d’améliorer les outils de pilotage de la performance financière comme opérationnelle. Clôturer rapidement ses comptes fait partie des bons processus de gestion. Les pistes pour y parvenir sont nombreuses, et les technologies Bi&EPM d’IBM Planning Analytics et de Pigment y contribuent grandement. Pour échanger sur vos besoins et réfléchir à la meilleure solution pour votre société, demandez-nous une démo !
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