Excel ne serait pas la panacée. Boom. Eh bien non ! Combien de contrôleurs de gestion rencontrons-nous à longueur d’année dans les entreprises et qui se trouvent en souffrance… notamment à cause de la bureautique et en particulier des outils Excel. Avec le tableur de Microsoft mis à toutes les sauces, vous frisez plus que l’indigestion. Travail en silo, difficulté extrême pour gérer les versions, des calculs qui moulinent à n’en plus finir, etc. D’autres solutions existent pour vos projets, analyses, reportings et globalement le pilotage des données.
Les outils Excel de Microsoft : une ambiguïté pour le contrôle de gestion
Les outils bureautiques sont emplis de contradictions. D’un côté, ils sont très souples, ouverts et s’adaptent à tous les besoins du contrôle de gestion ou presque. De l’autre, ils vous enferment dans des schémas de fonctionnement qui vous épuisent.
Les outils Excel, la panoplie disponible simplement et partout
S’il est un outil bureautique mondialement connu et accessible, c’est bien Excel de Microsoft. Certaines entreprises peuvent faire le choix de Google Sheet, mais en moyenne, pour le contrôle de gestion, Excel reste ultra dominant. Les coûts sont minimes. Et les outils se sont démultipliés au fil des décennies. Désormais, Excel se dote aussi d’outils de données élaborés. Gestion de scénarios, formules complexes, obtention de données externes, révision, etc. Excel et Power BI fonctionnent en outre de concert. Bref, le tableur a beaucoup grandi, tout comme son menu. Trop peut-être ?
La bureautique Excel, une souffrance pour les contrôleurs de gestion, faute de mieux
Finalement, le réflexe du financier qui consiste à ouvrir systématiquement Excel, créer des feuilles, les personnaliser ou se lancer dans la modélisation sur tableur serait le piège suprême ? En fonction du besoin, vous cliquez frénétiquement et noircissez les cellules de chaque tableau. C’est tellement souple d’utilisation et facile d’accès pour toute analyse. Le logiciel Excel est à portée de clic.
Mais êtes-vous certain de ses avantages dans la pratique ? Combien de clics vous faut-il réellement pour mettre à jour vos données, les analyser et diffuser vos reportings ? En tant qu’auteur de beaux tableaux ou graphiques, vous aimeriez partager vos travaux en ligne ou sur Sharepoint. Mais, vous hésitez parce que finalement ce tableur de Microsoft reste faiblement collaboratif.
Combien de fois avez-vous pu vider votre lave-vaisselle en télétravail ou avalé un xème café, parce que le volume de données à traiter vous retarde ? Le problème souvent, c’est que vous ne disposez d’aucune autre solution qu’Excel ! Et cette souffrance au quotidien ne transparaît réellement que quand vous goûtez enfin à d’autres outils informatiques plus puissants.
4 situations où les outils Excel ne font pas le job en contrôle de gestion
Nous avons sélectionné 4 exemples pour lesquels la bureautique vous freine et vous handicape, plus qu’elle vous aide au quotidien.
#1 – Des bases de données trop volumineuses pour Excel : un danger pour les contrôleurs de gestion
La propension à démultiplier la data dans les entreprises n’est pas près de s’arrêter. Or, ce sont les métiers du contrôle de gestion qui en souffrent le plus. Par définition, ces équipes travaillent sur les données toute la journée. La collecte, la vérification (le data crunching), puis l’exploitation représentent une part du travail non négligeable. Lorsque vous décidez d’associer plusieurs sources d’information sur Excel, vous rencontrez clairement les limites d’Excel. Abandonnez l’idée de créer une base de données sur Excel.
Si le fichier refuse de s’ouvrir, voire plante, ou que les données ne s’actualisent pas, vous frôlez la crise de nerfs. C’est la période des budgets ? Votre PowerPoint attend fermement et comporte des tableaux avec liaison pour la V10 à présenter au Comex ? Si vous ne parvenez pas à afficher les milliers de lignes dans votre table Excel, peu de chance de rendre votre synthèse à l’heure. C’est presque l’apoplexie qui vous guette !
#2 – Une traçabilité et un versioning sur Excel qui prêtent à sourire pour des calculs professionnels
Restons concentrés sur le processus budgétaire. Évidemment, faute de grives, on se contente de merles ! Alors, peut-être qu’Excel fait le travail depuis des années, mais c’est souvent dans la douleur. Vous vous perdez dans vos versions, V0, V2bis, CopieVfinalcomex, V11final, V11finalsimul, etc.
Vous avez raté une liaison qui traînait là où elle ne devrait pas et les #REF pullulent ? Vos TCD sont cassés et vides parce qu’une cellule vierge en entête de la base suffit à mettre la pagaille ? Vous cherchez le coupable de cette erreur et cela vous épuise. Vous peinez à restaurer la version la moins mauvaise parmi toutes et vous finissez par vous noyer. Oui, c’est un cauchemar parfois, vu les limites d’Excel.
#3 – L’outil Excel ou le travail en silo pour l’analyse et les tableaux de bord dans l’entreprise
Microsoft vante parfois les fonctionnalités collaboratives de ses outils, dont Excel. Pourtant, si vous avez expérimenté le partage de fichiers Excel, votre avis risque d’être plus mitigé. C’est d’abord un exercice qui exige une grande confiance, sauf à vouloir verrouiller tout et partout dans chaque onglet. Cette solution de sécurisation, une rustine, est contre-productive. Pour l’utilisateur qui doit intervenir sur un tel fichier Excel verrouillé, c’est pire qu’un terrain miné. C’est presque pénible de naviguer dans la feuille parmi les cellules inaccessibles.
Quant au fait de travailler à plusieurs sur le même tableau simultanément, ceux qui ont essayé ont souvent abandonné. Le contrôleur de gestion n’aime pas vivre dangereusement. Si vous sortez de votre service et envisagez de partager de façon collaborative les rapports et indicateurs, Excel reste aussi plutôt limité. Ce tableur ne fait pas partie des meilleurs outils de travail collaboratifs. C’est une application qui dépanne, faute de mieux. Elle manque de puissance sur ce plan, sans parler de l’impossibilité d’industrialiser simplement la diffusion des rapports.
#4 – Les limites d’Excel pour vos tableaux et reportings avec une formation jamais suffisante
Le dernier problème majeur que nous voyons dans les applications concrètes d’Excel pour du contrôle de gestion avancé, c’est la formation. L’outil paraît simple, mais dès lors que vous sortez des sentiers battus, les choses se compliquent. Vous pouvez perdre beaucoup de temps. Quelles fonctions ou formules utiliser ? Microsoft Office, devenu Microsoft 365, c’est aussi une panoplie d’outils et de fonctionnalités à maîtriser.
Vous avez suivi un cours sur les fonctions avancées et sur Power Query dans Excel ? Si vous ne pratiquez pas suffisamment, vos connaissances s’amenuisent rapidement. Vous restez dans votre jus, sans échanger avec d’autres utilisateurs Excel au sein d’une communauté, ou sans vous former sur le Web ? Vous vous faites vite dépasser. sans compter l’arrivée de nouvelles versions. D’ailleurs, dans les faits, quel pourcentage du tableur Excel maîtrisez-vous vraiment ?
Comment dépasser les situations ubuesques vécues avec le tableur Excel ?
Vous vous dites que vous n’avez pas un métier facile. Et vous avez raison ! Mais, le contrôle de gestion mérite tellement mieux que des outils Excel !
Power BI, la BI trop complexe sans formation intensive
La mode est à Power BI dans les entreprises. Microsoft propose effectivement cet outil pour dépasser son tableur Excel. Bien que cette solution de business intelligence s’avère accessible, parfois même gratuitement, elle ne présente pas que des avantages. Power BI demande un vrai investissement pour réaliser le moindre calcul. Sa mise en place exige d’apprendre les concepts propres à l’application, les briques de l’outil, le langage de calcul DAX, etc. Ce n’est pas la solution de business intelligence la plus intuitive.
La business intelligence, l’équipement rationnel accessible désormais partout
Pourtant la business intelligence se démocratise de plus en plus. De nombreuses solutions BI apparaissent. Autrefois plutôt réservés aux grandes structures, ces logiciels offrent aujourd’hui des versions pour PME et TPE, sans trop de formation préalable. Rien ne vous contraint désormais à rester seul devant votre tableau sur Excel pour piloter et exploiter toute la data de l’entreprise. En tant que contrôleur de gestion, c’est à vous de convaincre vos dirigeants de franchir le pas. C’est un processus vertueux et au long cours pour la stratégie data de l’organisation.
BI et EPM, des solutions qui cassent les silos, la complexité et les risques d’Excel
Comme nous l’avons expliqué dans un article sur les nouvelles technologies en informatique, la clé c’est l’organisation. Choisir les bons outils ne constitue pas une course à l’échalote. Cela s’inscrit dans une démarche de performance plus globale. En ce sens, les solutions EPM dépassent les fonctionnalités de la business intelligence. L’EPM signifie Enterprise Performance Management.
Intis vous propose IBM Planning Analytics with Watson. C’est l’outil idéal du contrôleur de gestion pour :
- centraliser les informations ;
- maintenir et garantir la fiabilité de la data ;
- traiter une volumétrie conséquente de données, de colonnes ou de lignes ;
- collaborer et partager les analyses prescriptives comme descriptives ;
- tracer les différents scénarios et versions ;
- intégrer l’IA générative à un EPM ;
- décider et optimiser la performance financière, opérationnelle comme globale.
S’affranchir du tableur Excel systématique, c’est aussi le début de la délivrance. Évidemment, Excel reste le petit module indispensable sur tout bureau, là où autrefois se trouvait la calculette. Mais, ne prenez pas d’abonnement illimité avec cet outil. Cette source de stress liée à une utilisation à haute dose doit cesser. Pour rêver un peu à ce que pourrait devenir votre quotidien (ou celui de vos équipes), nous vous invitons à une démonstration de l’EPM d’IBM. Pour prendre rendez-vous, c’est par ici.
