RH et performance sont au cœur des enjeux de pilotage de Cabesto, distributeur spécialisé dans cinq univers liés à la mer et à la nature. Avec 16 magasins répartis sur le territoire et plus de 250 collaborateurs, la croissance de l’enseigne a mis en lumière les limites d’un pilotage basé sur Excel, aussi bien pour le suivi opérationnel que pour la gestion des ressources humaines.
Retour sur l’expérience d’un Directeur Régional à double casquette — RH et opérationnelle — qui a accompagné la transformation de l’entreprise vers un outil EPM, pour un pilotage unifié, alliant RH et performance, fiable et tourné vers l’avenir.
Retour d’expérience de Florian Martinet, Directeur des Ressources Humaines et Direction Régional chez Cabesto
Florian Martinet est DRH mais gère également l’animation de 5 directeurs de magasins en tant que Directeur Régional. L’enseigne Cabesto distribue les produits de 5 marchés : nautisme, pêche, piscine, alimentation et sport (activités aquatiques et de randonnées).
Le défi du pilotage multi-magasins
Chaque magasin de l’enseigne Cabesto a ses complexités et ses diversités. Les zones de chalandises sont différentes et les équipes sont structurées différemment. Le format est également différent puisque les offres proposées dans chaque magasin varient.
En tant que Directeur Régional, le périmètre de Florian Martinet comprend l’animation des 5 directeurs de magasins :
- Une partie commerciale : l’objectif est de développer un centre de profit.
- La rentabilité du site : budget, pilotage, optimisation des frais et développement commercial.
- La gestion du magasin.
- Le linéaire du magasin.
Le jour où Excel n’a plus suffi
L’enseigne Cabesto connaît une croissance rapide à la fin des années 2010 et début des années 2020, accélérant les limites d’un pilotage avec Excel.
Un distributeur multi-marchés en pleine croissance
« L’organisation était basique : un fichier Excel par magasin et un autre fichier qui venait tout compiler. Il y avait donc une multitude de fichiers qui s’additionnaient dans un grand dossier, sur lequel chaque utilisateur avait la main mais pas simultanément. C’était très fastidieux, d’autant plus avec l’ouverture de points de vente supplémentaires sur les dernières années. En effet, nous avons ouvert près de 1 magasin par an depuis 2017.
Au début, quand nous avions 5 ou 6 magasins, ce mode de fonctionnement était satisfaisant. Avec16 magasins aujourd’hui, nous sommes limités sur Excel. »
Quand Excel atteint ses limites
« Quand j’ai pris mes fonctions de Directeur Régional, j’avais la charge des fichiers du budget. Je les faisais à la main, fichier par fichier. Plus nous avions de magasins, plus cela devenait long et fastidieux. Des collaborateurs repassaient ensuite sur ces fichiers, le risque d’erreurs devenait de plus en plus important.
Les directeurs de magasins y consacraient au moins 15 minutes par jour. En position de pilotage de l’activité, ils y consacraient 1 heure dans la journée. En tant que Directeur Régional, je vérifiais l’actualisation de tous les fichiers. Le quart d’heure était donc multiplié par le nombre de magasins. Sans compter le temps d’investigation dans le cas d’une erreur. Le tout cumulé se comptait en dizaine d’heures par semaine. »
RH et performance : gagner en temps et en fiabilité grâce à l’EPM
Les améliorations liées à la solution EPM
« Nous avons donc adopté la solution technologique d’IBM : Planning Analytics. Nous avons supprimé l’étape d’établissement des fichiers, qui nous prenait une grosse semaine. Le nouvel outil intègre directement toutes les données. Elles sont disponibles quasi instantanément pour le directeur pour l’année suivante. Nous avons énormément gagné en temps et en productivité. Nous avons gagné 1 ETP complet pour gérer la partie budget, pilotage et suivi.
L‘outil Planning Analytics nous a permis de fiabiliser grandement nos données, puisqu’elles sont exportées directement de notre ERP. Nous n’avons plus de traitements. Les données sont routées directement vers Planning Analytics. Elles sont également directement fiabilisées et sécurisées au sein de l’outil. C’est beaucoup de stress en moins. Avoir une donnée fiable et exploitable, c’est ce que l’on attend d’un outil. »
Des équipes convaincues et impliquées dans le changement
« Nous avons communiqué auprès des directeurs de magasins sur l’éventualité d’un changement de solution. Ils ont très bien accueilli l’idée. Quand nous leur avons présenté l’outil, il ont vu le changement de façon positive. Quand on est habitué à un outil, il est toujours difficile d’en déroger. Mais comme Excel était très chronophage, les utilisateurs finaux ont perçu très positivement ce changement. »
L’appropriation par les équipes de l’outil répondant aux enjeux de RH et de performance
« Tous les directeurs de magasins ont accès à l’outil. La prise en main est toujours un peu délicate selon les profils. Un groupe de directeurs peut être plus ou moins habile avec le changement et l’outil informatique. Mais c’est plus facile avec Planning Analytics qu’avec Excel, puisqu’il y a une interface unique. Nous n’avons plus une multitude d’onglets à expliquer.
Chaque directeur de magasin s’est mieux acclimaté à Planning Analytics dans son intégration que l’ancien outil que l’on avait sous la forme d’Excel. »
Gestion des RH et performance : une vision globale et unifiée
« Cabesto compte plus de 250 salariés. Il était donc impératif de pouvoir faire évoluer la solution. D’autant plus que nous continuons à ouvrir des magasins. Cela aurait donc été problématique de rester en l’état.
D’un point de vue RH, Planning Analytics m’a permis d’obtenir une vision globale de l’ensemble de la société. Je peux également avoir une vision par entreprise sans avoir besoin de fermer et d’ouvrir un certain nombre de fichiers. La facilité d’utilisation me donc fait gagner en productivité.
L’outil me permet également de mieux traiter l’annualisation du temps de travail. Planning Analytics automatise l’export des données à partir de notre outil de planification et les importent directement, alors que cela était fait à la main auparavant. Cette automatisation m’a fait gagné 1/2 journée par mois. »
Une solution unique pour deux casquettes : RH et pilotage des magasins
« Quand on anime un magasin, il y a forcément une dimension humaine. Mes deux fonctions sont liées dans l’outil et son utilisation. Mon utilisation RH va plus loin que l’opérationnel pour piloter et budgéter les frais de personnels, et ainsi mieux les maîtriser. »
Une solution EPM qui évolue avec l’entreprise
« Lors du développement de l’outil, nous sommes partis sur une base large et complexe. Au moment de l’utiliser, et de se former, nous avons allégé ce que nous avions construit.
Sur la partie RH, moins d’évolutions ont été nécessaires car les besoins de départ étaient assez clairs. Nous étions sur un outil de budget et de pilotage donc, une fois la masse salariale intégrée, nous avions répondu à nos attentes. Les directeurs de magasins obtiennent facilement leurs visuels de structures, le pilotage des structures et les coûts que ceka représentait dans leur compte d’exploitation. »
Un projet alliant RH et performance qui porte ses fruits
« Aujourd’hui, après 2 ans d’utilisation, je dirais que cette mise en place a plutôt été une réussite. Nous avons toujours une volonté d’amélioration de l’outil, notamment son ergonomie avec pour objectif de faciliter toujours plus son utilisation.
Nous avons voulu calquer les tableaux que nous avions sur Excel car cela était rassurant. Les équipes souhaitent désormais évoluer vers des visualisations rapides et fonctionnelles. Nous ne sommes donc pas encore arrivés au bout de ce que nous souhaitons obtenir. On sent que les potentialités de l’outil nous permettraient d’aller beaucoup plus loin.
C’est désormais à nous et nos équipes de prendre le temps de mener ce projet évolutif pour continuer de grandir avec l’outil.
Est-ce que Planning Analytics a répondu à nos besoins ? Totalement. »
Aligner vision, management et performance : le pari réussi du projet EPM
Ce projet EPM a constitué une étape stratégique pour la direction des ressources humaines et plus largement pour la direction générale de l’enseigne Cabesto. Il a permis d’aligner le management et les opérationnels autour d’une vision commune du métier et d’une gestion du personnel plus fluide et plus performante.
En modernisant leur système d’information et leurs tableaux de bord, les équipes ont renforcé leur capacité à superviser l’avancement des actions, à mieux piloter la gestion administrative et à soutenir chaque collaborateur dans sa progression. Nos consultants les ont accompagnés dans cette transformation, mais c’est avant tout la fonction RH dans son ensemble qui s’est réinventée pour devenir la garante d’un management humain, agile et orienté résultats.
Ce projet a également mis en lumière l’importance du métier de directeur et le rôle du manager comme relais essentiel entre la direction des ressources et le terrain. Devenir directeur dans un tel environnement, c’est avant tout savoir conjuguer vision stratégique et proximité opérationnelle afin d’atteindre les objectifs collectifs tout en valorisant le potentiel humain.
Pourquoi la fonction RH doit intégrer un EPM dans sa stratégie de pilotage
Au-delà de l’efficacité opérationnelle, la mise en place d’un EPM dans la fonction ressources humaines s’inscrit dans une démarche profondément stratégique de valorisation du capital humain.
En intégrant l’outil au SIRH, la GRH dispose d’une vision consolidée de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, facilitant ainsi les recrutements, le suivi des carrières et le développement des compétences.
Pour le responsable des ressources humaines, un tel dispositif devient un appui essentiel au management des ressources humaines, à la gestion administrative du personnel — qu’il s’agisse des congés, de la rémunération ou des obligations légales — et au contrôle de gestion de la politique RH.
Dans les grandes entreprises, un EPM contribue également à renforcer le dialogue social et la communication interne, en mettant à disposition des directions et des responsables des ressources des données fiables pour nourrir les relations sociales, le bilan social ou encore les démarches RSE.
En centralisant les informations liées au droit du travail et au droit social, il aide à sécuriser les processus tout en soutenant un management des ressources plus éthique et transparent.
En somme, l’EPM devient un véritable levier d’excellence pour la fonction RH, lui permettant de passer d’une approche administrative du personnel à un rôle de partenaire stratégique, au service de la performance globale et du bien-être des collaborateurs.
