Une contrôleuse de gestion senior et cheffe de projet, nous livre ses bonnes pratiques de gestion de projet informatique, en matière d’accompagnement des utilisateurs finaux. Lors de l’implémentation d’un outil de pilotage à destination des financiers et des opérationnels, elle constate et mesure l’impact de trois points importants: la communication autour du projet, la formation et l’appropriation des utilisateurs au nouvel outil.
Bonnes pratiques de gestion de projet informatique : Interview
Quel est l’objectif de la communication ?
« L’objectif est double. Pour l’équipe projet, c’est d’informer et de répondre aux questions. Pour les équipes utilisatrices, c’est de partager leurs attentes/besoins et remonter leurs questions. La réussite d’un tel projet passe par la réponse aux attentes des utilisateurs. Dans ce sens, la communication est primordiale et un défaut de communication peut être fastidieux à rattraper, ou même jeter le doute sur un projet. Il faut donc anticiper ces sujets, les intégrer dans les délais et les coûts pour y consacrer des moyens. Si on a la chance de pouvoir s’appuyer sur l’expertise de l’équipe de communication interne, c’est très précieux parce que communiquer sur un projet d’entreprise ne s’improvise pas. »
Quand on fait de la gestion de projet informatique on observe souvent des résistances au changement. Comment avez-vous limité ces résistances ?
« Nous avons choisi de jouer la carte de la transparence et de la modestie. C’est-à-dire, de construire un outil qui répondait en premier lieu aux besoins à court terme des utilisateurs et de l’organisation. On a communiqué très tôt sur les formations. Dès le kick off du projet, on a présenté le plan de formation construit avec les RH. Ainsi, les équipes ont pu se sentir concernées et prises en compte dès le début du projet, ce qui nous a permis de les embarquer très tôt. »
Quelle méthode concrète avez-vous appliquée pour la formation ?
« Nous sommes allés rencontrer les équipes sur site et nous avons animé les formations en présentiel, auprès d’elles, ce qui a été très apprécié. Nous avons axé le contenu des formations sur les cas pratiques. On a d’abord fait un pas à pas détaillé pour chaque écran paramétré. Ce qui permet d’ailleurs de faire d’une pierre deux coups, puisque le support de formation devient manuel utilisateur. Ensuite, très rapidement nous sommes passés sur un cas pratique avec un sujet du quotidien : par exemple, une construction budgétaire. Ainsi, les utilisateurs ont pu tout de suite se représenter dans l’outil, puisque nous avons choisi de faire les formations dans des environnements qui étaient pratiquement aboutis, juste avant la mise en production. »
Si vous deviez donner un dernier conseil pour réussir cette partie formation dans le cadre de la gestion de projet informatique, lequel donneriez-vous ?
« Il faut absolument P-O-S-I-T-I-V-E-R. Quand on rencontre les équipes en tant que cheffe de projet, on peut parfois être absorbé par le quotidien du projet. Il faut savoir s’en extraire quand on va animer les formations, parce qu’on est le VRP de l’outil. C’est très important de relayer une image positive et encourageante de l’outil auprès des équipes, pour qu’elles adhèrent au projet et aux nouvelles méthodes de travail. Il faut garder le sourire. »
Concernant l’appropriation, qu’avez-vous fait pour garantir la bonne adhésion des équipes ?
« Un changement d’outil est un changement de culture. Ça ne se décide pas au pied levé. Il faut l’anticiper, le préparer et éventuellement s’appuyer sur la direction générale, ou le sponsor, pour importer ce changement. Ensuite, il faut absolument que l’outil réponde à un besoin. C’est-à-dire que l’on ne change pas d’outil pour changer d’outil. Il faut écouter les utilisateurs et construire un outil qui va leur correspondre. L’appropriation s’entretient, ce n’est pas acquis de façon définitive à l’instant T. Une manière de l’entretenir, c’est de proposer des formations, sur la base du volontariat, aux utilisateurs. On peut aussi leur proposer d’intégrer des évolutions dont ils pourraient avoir besoin et ainsi s’assurer que l’outil colle aux besoins du business en permanence. »
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