Planning Analytics d’IBM : présentation des fonctionnalités

Chez Intis, nous nous consacrons à l’implémentation de solutions BI et EPM dans les grandes entreprises ainsi que celles de taille intermédiaire et moyenne. Nous déployons plusieurs outils, dont Planning Analytics d’IBM. Nous vous proposons, dans cet article et dans les vidéos associées, de découvrir ses fonctionnalités. Nous avons fait appel à Jean-Philippe Audoynaud, consultant avant-ventes chez IBM pour cette démonstration vidéo. Il aborde toutes les facettes de l’outil, avec des utilisations sous trois axes : la clôture mensuelle, le reporting et l’élaboration budgétaire.

Planning Analytics d’IBM : la solution d’Enterprise Performance Management (EPM)

Avant d’entrer dans la solution Planning Analytics à proprement parler, voici quelques rappels ou informations préalables sur le concept d’EPM et sur l’offre du géant américain.

Qu’est-ce qu’un outil EPM (Enterprise Performance Management) ?

Comme son nom l’indique en anglais, un EPM est une solution de gestion de la performance dans les entreprises. Il comporte plusieurs types de fonctionnalités pour aider à :

l’analyse et la bonne compréhension données d’une activité en vue de décider ;
la planification ou la budgétisation des données pour se projeter et piloter.

Principalement exploitées par les directions financières, notamment les responsables contrôle de gestion, les solutions EPM conviennent aussi parfaitement à de nombreux domaines fonctionnels ou opérationnels. Ce sont des outils de pilotage adaptés à tous les managers de l’entreprise.

Planning Analytics with Watson, un EPM dopé à l’IA

Planning Analytics sert à industrialiser, automatiser et fiabiliser les reportings, les budgets ou les forecasts. Il comporte des fonctionnalités de collaboration entre utilisateurs, comme des workflows ou la navette budgétaire. Il autorise à saisir, allouer, répartir et consolider les données sous de multiples formes.

Avec Planning Analytics d’IBM, vous bénéficiez d’une technologie de planification qui intègre l’intelligence artificielle (watsonx). Ainsi, IBM Planning Analytics with Watson contient un assistant d’IA générative qui apporte de l’aide et de la convivialité à l’utilisateur. Cette technologie rend aussi plus précises les prévisions, sans compter le gain de temps important, malgré une quantité illimitée de scénarios possibles. Elle permet de réaliser de l’optimisation sous contrainte, notamment par rapport à des ressources restreintes.

Cet EPM associé à l’IA vous garantit une meilleure efficacité dans les tâches. C’est appréciable, quand vous savez le temps que peut prendre l’élaboration de budgets aux versions multiples.

Les interfaces utilisateurs offertes par IBM Planning Analytics

Planning Analytics Workspace, soit l’interface web d’IBM pour tous les utilisateurs.
Planning Analytics for Excel, une interface familière et qui plaît à tous.
Interface avec Planning Analytics Engine. C’est la base de données multidimensionnelle d’IBM. Elle comprend toutes les données, les règles de gestion et de calcul, sans oublier toute la sécurité afférente à l’EPM.

Les autres atouts de l’EPM d’IBM

Haut niveau de gouvernance et traçabilité totale des actions.
Intégration de tous les types de données, financières comme extra-financières, notamment pour la CRDS, d’informations qualitatives ainsi que des commentaires.
Solution extrêmement flexible et adaptable à tout changement organisationnel.
Outil intuitif, facile à prendre en main et orienté utilisateur.
Existence d’une interface Excel très pratique.
Simulation « what-if » et « bac à sable ».
Capacité à se déployer dans les entreprises, selon divers modes, cloud ou on premise (dans les infrastructures du client).
Solution EPM très dynamique au regard du nombre de versions proposées sur une année.

IBM Planning Analytics et la clôture mensuelle des comptes de l’entreprise

Voici quelques opérations réalisables très rapidement, dans le cadre de la clôture des comptes, par exemple au sein d’un groupe de sociétés.

Intégration et contrôle des données dans l’EPM

L’utilisateur intègre simplement ses données dans Planning Analytics d’IBM. Par exemple, il importe la data du mois en cours, afin d’actualiser les reportings. Ceci s’effectue en quelques clics, avant d’opérer des contrôles de qualité des données. En cas d’erreurs, le système donne la possibilité de consulter les problèmes rencontrés lors de l’import.

Tables de transcodage

Immédiatement après l’import, les informations s’affichent sur l’espace de travail, avec l’identification de la société concernée. Dans l’exemple proposé dans la vidéo, la filiale étrangère présente un plan de comptes qui lui est propre et des devises locales. Se pose la question du transcodage. IBM Planning Analytics donne la possibilité d’intégrer des tables de transcodage entre les comptes locaux et le plan groupe.

Traitements divers en vue de la consolidation

Une fois les données de la société importées dans l’outil, l’utilisateur lance le traitement des informations :

conversion de la devise locale en devise groupe ;
saisie d’ajustements ;
indication des données intragroupes, avec accès à toutes les déclarations d’intercos des contreparties et identification des écarts, saisie de commentaires, etc. ;
application d’allocations, afin de ventiler les montants sur d’autres sociétés ou établissements, selon un inducteur.

L’utilisateur peut accéder immédiatement aux autres entités pour visualiser les impacts des traitements effectués. Ensuite, l’outil donne la possibilité de lancer la consolidation des différentes sociétés.

Visualisation des données et analyse

L’utilisateur visualise dans l’onglet restitution, et, avec l’onglet appelé « analyse ad-hoc », il retrouve le détail des manipulations réalisées. Ces fonctionnalités assurent la traçabilité des retraitements successifs, de l’import de la donnée locale à l’état contributif des comptes consolidés.

À ce stade, l’utilisateur peut approfondir son analyse des informations, notamment la contribution finale de chaque société à la situation comptable mensuelle du groupe. Il peut de façon dynamique intervertir des dimensions, par exemple en créant un état avec les différentes périodes pour visualiser l’évolution. Il peut aussi afficher les différentes phases pour de la comparaison, soit le réel, le budget et l’objectif. Pour compléter, la solution autorise à créer des colonnes d’écarts, de croissance, des tops ou des bottoms.

Planning Analytics, la solution de reporting financier comme extra-financier

Plusieurs manières de travailler existent.

Manipulation et préparation de la donnée dans l’interface d’exploration Planning Analytics Workspace

Avec cette fonctionnalité, vous concevez des vues idéales pour chaque reporting. Après la phase d’intégration des données, l’outil EPM sert à restituer les informations. Il offre la possibilité de :

manipuler les données pour afficher les dimensions souhaitées, avec des sélections comme certains mois ou trimestres ;
zoomer sur n’importe quel type de poste et creuser sur la hiérarchie ;
de sélectionner une phase comme « réel » et de l’afficher mois par mois ;
ajouter des indicateurs ou des calculs, comme des écarts en valeur ou en pourcentage.

À tout moment, l’outil autorise à sauvegarder les données afin de les récupérer ou exporter dans différents formats.

Préparation de restitutions : les typologies possibles

Planning Analytics d’IBM offre de nombreuses possibilités. La restitution visuelle avec la technique de la dataviz ou data visualisation est riche. L’utilisateur a le choix entre de multiples KPI avec des représentations graphiques et cartographiques variées. Ces présentations visuelles du type donuts ou waterfall sont dynamiques pour deux raisons :

zoom sur les données pour approfondir l’analyse ;
modification de la présentation des données pour tenir compte de la problématique du moment (intervertir des dimensions ou créer des filtres notamment).

Modalités de diffusion des reportings

Vous pouvez aussi diffuser les documents et rapports sous divers formats, PDF, PowerPoint, etc. Vous pouvez d’ailleurs réaliser un export en rafale, selon un axe choisi (par exemple, par entité). Ainsi, vous donnez accès aux informations à des lecteurs variés, qu’ils aient accès ou pas à l’application d’IBM.

Format revue budgétaire, avec synthèse et commentaires d’activité

Ce rapport du type « revue budgétaire » peut intégrer une synthèse, puis un découpage de l’activité paramétrée en amont, ainsi que l’ajout de commentaires.

Rapports financiers classiques

Vous retrouvez le traditionnel rapport papillon, afin de présenter les données mensuelles à gauche, les données cumulées à droite et les intitulés de postes au centre. Chaque information, en l’occurrence par phase (le réel N, N-1 et le budget), fait l’objet de comparaisons, avec les colonnes d’écarts. Là encore, le tableau de bord s’avère dynamique avec la fonction zoom. Il s’exporte sur Excel, avec la fonctionnalité « rafale » également, par rapport à l’axe organisationnel.

L’EPM d’IBM pour réaliser le budget et la planification

Le logiciel donne la possibilité de créer le budget dans le cadre d’une campagne budgétaire collaborative, avec l’attribution de tâches et la surveillance de leur réalisation.

Étapes de construction du processus budgétaire

Création de la liste des tâches, du cadrage budgétaire par le contrôle de gestion jusqu’aux tâches service par service, avec le cadencement dans le temps.
Association d’utilisateurs pour chaque tâche, tant par le contrôle de gestion corporate ou central que par les services opérationnels comme fonctionnels.
Organisation des tâches entre elles avec la possibilité de les synchroniser.
Officialisation du budget.

Ergonomie du support budgétaire

La solution se veut totalement graphique, avec, pour chaque tâche, un titre, une description, une date de début et une date de fin. Vous pouvez prévoir des contributeurs ainsi que des approbateurs, y compris en cascade.

Le logiciel Planning Analytics d’IBM fonctionne ici avec des codes couleurs pour mieux visualiser l’état d’avancement du plan budgétaire. Il comporte des alertes, ainsi que des envois de rappels aux contributeurs en retard dans leurs actions.

Vous pouvez ajouter des pièces jointes, comme une note de cadrage. L’utilisateur voit sur le tableau de bord ce qui le concerne, avec l’état d’avancement. Il dispose de divers écrans pour saisir les données qu’il doit budgéter. Bien sûr, l’application propose de visualiser toutes les informations sous forme de graphiques également.

Différents systèmes de saisie des données budgétaires

Le logiciel EPM d’IBM prévoit de nombreuses modalités de saisie des budgets :

saisie du total, avec ventilation automatique selon des clés de répartition ;
saisie au niveau le plus fin ;
copier-coller possible, y compris un copier-coller d’un fichier Excel sur l’interface IBM ;
raccourcis clavier multiples pour faciliter l’alimentation des grilles ;
répartition proportionnelle relative, pour budgéter selon un rythme proportionnel, par exemple par rapport aux données mensuelles de l’exercice précédent ;
ajustement par l’ajout d’une somme qui vient s’éclater sur l’ensemble des périodes ;
saisie selon un scénario sous contraintes ;
saisie en mode bac à sable, soit propre à l’utilisateur, afin de monter des scénarios de simulation, d’itérer, d’historiser, de recommencer, etc. ;
saisie selon des clés de ventilation créées par l’utilisateur, afin d’automatiser la construction budgétaire.

Autres fonctionnalités proposées pour la construction des budgets

Planning Analytics d’IBM propose aussi aux utilisateurs des systèmes bien pratiques comme :

la saisie d’un commentaire directement dans l’interface, soit au niveau global, soit à la cellule, grâce à une fonction clic droit ;
un fil de discussion avec les commentaires, si plusieurs personnes travaillent sur le même document ;
une gestion des approbations, avec validation ou rejet d’une tâche effectuée.

Ces vidéos donnent un très bon aperçu de ce que vous pouvez réaliser avec la plateforme collaborative Planning Analytics pour tous les processus de reporting, d’analyse, de planification et de prévision budgétaire. Cet outil EPM facilite l’accompagnement des dirigeants et des managers dans l’entreprise, dans une optique de business partnering. Que ce soit pour des analyses financières ou extra-financières, un tel logiciel contribue à une prise de décision éclairée, parfois basée sur des scénarios multiples, voire avec de l’optimisation sous contrainte. Pour échanger sur un projet d’implémentation d’une telle solution EPM, prenez contact avec un des experts Intis.