Interview de Gaspard Gambin, Directeur commercial de la société Cabesto
Le contexte de Cabesto
« Le développement de l’activité a été conséquent. Les problématiques de gestion se sont développées en même temps que les opportunités. »
Cabesto vend des produits en B to C à travers 16 magasins et 1 site web marchand autour des thèmes de la mer, de la montagne, de l’alimentation et de la piscine. L’enseigne a également une activité de vente aux professionnels et développe actuellement un système de franchise.
Elle possède 2 types de magasins. Des magasins à la surface de 1000 à 3000 m² au sein desquels elle vend l’intégralité de l’offre. Et des magasins de plus petite taille, entre 150 et 200 m², spécialisés dans les sports de montagne. Avec le développement de la franchise, l’enseigne souhaite proposer à ses futurs franchisés, le savoir-faire de la Cabesto sur tous ses rayons, associé à leur expertise locale de manière à leur permettre de réussir dans leur projet.
Entre 2015 et cette année 2024, l’enseigne est passée de 5 à 16 magasins, a ouvert 1 site web marchand et a diversifié son activité. Le développement de l’entreprise a été conséquent. Les problématiques de gestion se sont développées en même temps que les opportunités. Les équipes ont dû intégrer de nouvelles logiques logistiques qui sont apparues au fil du temps.
Le pilotage de l’activité avec Excel
« Nous avions mis en place un système de pilotage avec Excel. Le système a fonctionné jusqu’à 7 magasins avant d’avouer ses limites. »
« Au démarrage, en termes d’outils de pilotage, il n’y avait rien. L’activité était uniquement monitorée à travers les chiffres que sortait la comptabilité. Nous n’étions pas à proprement parler dans du pilotage mais plutôt dans du suivi d’activité au mois le mois, une fois les mois clôturés.
Ensuite, nous avons mis en place un système de pilotage avec Excel. Le système a fonctionné jusqu’à 7 magasins mais a ensuite avoué ses limites. Il y avait un fichier excel par magasin. Les fichiers de tous les magasins et de tous les services étaient reliés entre eux. La fiabilité des données n’était plus du tout garantie. Alimenter la donnée était chronophage. Chaque personne qui se connectait empêchait une autre, dans un autre établissement, de réaliser à son tour des modifications. Il était donc impossible pour 15 personnes différentes de piloter quand elles le souhaitaient et d’où elles le souhaitaient. Ce qui aboutissait à des blocages et à des pertes de productivité dans l’entreprise. On constatait également des erreurs. Des personnes travaillaient sur des fichiers et enregistraient des données, ensuite écrasées par une autre.
Nous nous sommes donc intéressés à la mise en place d’un outil de pilotage – IBM Planning Analytics. Le but était de connaître notre situation en permanence, de voir venir et de mieux projeter notre activité pour atteindre nos cibles. Nous avons aujourd’hui une solution qui permet de piloter plusieurs établissements, d’établir une consolidation, d’avoir une analyse beaucoup plus claire de notre activité pour prendre les bonnes décisions. »
Le choix de la technologie IBM Planning Analytics
« Nous avons choisi IBM Planning Analytics parce que notre ancien directeur des services avait déjà travaillé avec cette solution chez Truffaut. Il en avait été parfaitement satisfait et avait identifié qu’elle collait parfaitement à nos besoins. »
Les besoins de pilotage de Cabesto
La granularité est bien supérieure. Nous avons obtenu bien plus de justesse dans l’analyse des résultats… »
« Nous avions besoin d’avoir beaucoup plus de justesse, une bien meilleure qualité d’information. Tant que nous utilisions des tableurs excel, les directeurs de magasin remontaient manuellement les données tous les jours, et de manière macro.
Grâce à IBM Planning Analytics, nos données remontent à l’article. La granularité est bien supérieure. Cela nous permet d’avoir bien plus de justesse dans l’analyse des résultats mais également de pouvoir les étudier par magasin et par secteur d’activité.
Par ailleurs, la sécurité des données et leur fiabilité sont bien meilleures, puisqu’elles s’alimentent automatiquement quotidiennement. De cette manière, l’information est parfaitement à jour au quotidien avec les performances de la veille. Elle l’est également au niveau mensuel, puisque nos comptes d’exploitation, une fois clôturés, sont intégrés dans la solution. »
Les avantages à l’adoption d’un outil EPM pour dépasser les limites d’excel
« Nous comprenons mieux les attentes de nos clients, leur manière de consommer chez nous. Nous prenons de bien meilleures décisions vis-à-vis de ces attentes. »
« Le temps passé à piloter n’a pas vraiment changé. Mais au lieu d’alimenter de la donnée, le temps est consacré à l’analyse des résultats et à la prise de décision pour avancer vers nos objectifs.
Le passage d’excel à IBM Planning Analytics nous a permis d’améliorer l’analyse par établissement. Nous avons également obtenu une analyse de chaque rayon sur l’ensemble des magasins, par magasin, sur le site internet et sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise.
Cela nous permet de mieux comprendre les attentes de nos clients, leur manière de consommer chez nous et de prendre de bien meilleures décisions vis-à-vis de ces attentes. Grâce à cela, nous sommes capables d’analyser la rentabilité marché par marché de l’entreprise. Par exemple, nous connaissons la rentabilité du rayon pêche globalement sur tous les magasins, mais aussi par établissements. Auparavant, nous analysions la performance uniquement au niveau de l’établissement, sans analyse au niveau des rayons. Cette analyse était extrêmement chronophage et donc compliquée. »
La conduite du projet
« A la suite du départ du directeur des services, j’ai repris le projet avec les équipes d’Intis. Nous avons procédé simplement, en mode agile. Nous avons exprimé nos attentes au consultant et avons fait appel à son expertise pour nous challenger et pour atteindre nos cibles en termes de qualité, de fiabilité de pilotage et surtout pour la prise de décision par les équipes. Concrètement, nous avons construit pas à pas notre application.
Au fil du temps, les autres services de Cabesto sont venus participer à son élaboration : la RH, l’IT, les directeurs de magasins et du site de e-commerce. De cette façon tous leurs besoins sont bien remontés dans l’application et ils ont pu commencer à se l’approprier.
Le consultant s’est adapté à nos besoins spécifiques : le suivi des stocks, les primes d’intéressement, la refacturation des frais logistiques… Grâce au travail des équipes Intis, nous avons eu une solution clé en main, particulièrement personnalisée pour Cabesto. »
S’adapter à l’outil ou un outil qui s’adapte ?
« Nous nous attendions à devoir nous adapter à un outil formaté. C’est l’inverse qui s’est produit. Sur la base de nos besoins et de nos attentes, les équipes d’Intis ont adapté IBM Planning Analytics à Cabesto. Grâce à l’écoute du consultant et à une méthode agile, nous avons mis en place cette boîte à outil au bénéfice des équipes de Cabesto. »
Le retour sur investissement du projet
« C’est un investissement qui vaut le coup. »
« L’investissement d’un projet EPM est un véritable sujet pour une entreprise. C’est un investissement en euros et en temps. Mais c’est un investissement qui vaut le coup. Du temps d’excel, nos données étaient insuffisamment claires et alimentées pour prendre de bonnes décisions et de nous permettre de nous projeter.
Pour la direction de l’entreprise, l’important est d’avoir des utilisateurs satisfaits de la solution et qui l’exploitent au quotidien. De la bonne utilisation de la solution va dépendre la qualité des décisions qui vont être prises, la possibilité d’avancer ensemble et la réussite de l’entreprise. »
L’appropriation de la technologie par les équipes
« Planning Analytics ressemble à ce que nous faisions avant, en beaucoup mieux. »
« L’utilisation de l’outil par les équipes a été simplifiée par le fait que Planning Analytics ressemble beaucoup à ce que nous faisions avant, en beaucoup mieux. Aujourd’hui, la pratique au quotidien de cette solution nous permet d’en découvrir petit à petit les subtilités, les possibilités, et nous permet d’aller plus loin dans notre volonté d’analyser et de mieux nous projeter. »
L’autonomie de l’entreprise dans l’usage et le développement de l’outil
« Notre niveau d’autonomie dans l’utilisation de la solution est relativement faible donc nous avons souscrit au service de TMA (support). Afin de mieux exploiter les possibilités de l’outil, nous avons développé des compétences en interne avec une personne spécialisée, issue de l’équipe IT. »
Les prochaines étapes
« Le prochain objectif sur l’outil va consister à intégrer des données venant de plusieurs franchisés. Ils utilisent des ERP parfois différents et vont pouvoir intégrer les données dans un seul et même outil. Nous pourrons les accompagner dans l’analyse de leur performance afin qu’ils atteignent leurs objectifs. Cela permettra un alignement de la stratégie de Cabesto entre le franchiseur et les franchisés. »
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