Gérer une entreprise avec des outils comme le tableur Excel, voire une base de données sur Access, comporte de nombreux risques. Les macros peuvent sembler utiles de premier abord, mais, à l’usage, elles présentent des dangers pour un service contrôle de gestion. Nous passons en revue tous les points de comparaison entre Excel et la BI pour vous démontrer que la business intelligence comme les outils EPM répondent bien mieux aux besoins des services financiers. Même Power BI de Microsoft comporte de réelles limites dans la pratique.
Pourquoi le match entre Excel et BI (business intelligence) est-il sans appel dans les entreprises ?
Qui n’utilise pas le tableur Excel de Microsoft ou Google Sheets dans son travail ? Probablement personne. Pourtant, tout dépend de l’usage, car cela reste des outils bureautiques. Ils se montrent peu adaptés à la gestion de données importantes qui proviennent de sources variées.
Excel, un tableur bureautique trop juste pour créer des bases de données
Avez-vous déjà vraiment essayé de construire des bases de données sur Excel et ensuite de les maintenir ? Rien que la volumétrie pose généralement problème. Ajoutez les difficultés de la mémoire vive de votre système d’exploitation et la multiplicité des sources de données. Vous vous retrouvez rapidement limité dans vos travaux, sans compter le risque d’erreurs, la gestion de X versions, etc. Excel peut vite devenir un cauchemar.
En outre, le CERT le met en avant : Excel présente de multiples vulnérabilités, dont l’exécution de code arbitraire et le risque de propagation de virus.
Le tableur de Microsoft, un outil peu collaboratif et trop ouvert pour fiabiliser la data et son analyse
Malgré les efforts de Microsoft, dans les faits, Excel reste loin des outils de travail collaboratifs. Et ce n’est certainement pas l’usage de SharePoint qui vient résoudre ce problème dans les entreprises.
De nombreuses solutions adaptées au travail collaboratif en ligne existent désormais. Contrairement à Excel, elles présentent l’avantage de casser les silos entre les équipes. Les utilisateurs interviennent sur les mêmes données, hébergées au même endroit, tant pour de l’analyse, du reporting que de la planification.
C’est exactement ce que proposent les plateformes collaboratives du type EPM ou BI. Ces outils de business intelligence peuvent même apporter des fonctionnalités comparables à un super Excel, notamment pour des utilisateurs qui ont du mal à se passer de leur tableur préféré.
La business intelligence, un processus qui se démocratise avec des outils comme Power BI, mais pas seulement
Face à ces multiples limites du tableur Excel, des solutions de business intelligence à part entière émergent depuis plusieurs décennies. Les EPM (Enterprise Planning Management) permettent des actions plus orientées sur la planification au lieu du seul reporting de données passées.
Autrefois réservé aux plus grandes structures ou à un groupe d’entreprises, ce type d’application devient accessible également aux start-ups, PME, voire aux TPE. Le marché regorge aujourd’hui de solutions. Elles émanent soit de Microsoft, avec Power BI, mais surtout d’éditeurs privés. Entre IBM Planning Analytics, Cognos Analytics et Pigment que nous proposons en tant qu’intégrateurs de solutions EPM et BI, les services contrôle de gestion ont le choix de leurs outils.
Quels sont les risques et dangers des macros Excel pour vos modèles de rapports ?
Excel permet d’insérer des fonctions macros au niveau d’un fichier, d’un classeur, d’une feuille, ou pour la création et l’actualisation de rapports.
Rappel : qu’est-ce qu’une macro dans Excel ?
Le terme macro signifie programmer l’automatisation d’une action ou d’un ensemble d’actions sur une feuille Excel ou dans un tableau. Pour réaliser des calculs ou pour préparer la mise en forme de données sur le plan de la data visualisation, la macro aide pour les tâches répétitives.
Lors de la création d’une macro, le système enregistre tous les clics, commandes, chiffres frappés, etc., réalisés par l’opérateur, afin de les reproduire. Cette pratique offerte par Excel dans l’onglet du ruban appelé « développeur » s’appuie sur des outils VBA, le langage de programmation orienté objet. Toutefois, les macros comportent des risques à ne pas négliger.
Difficile traçabilité des chiffres de vos tableaux de bord avec des macros VBA
La confiance est un élément essentiel dans la lecture de données chiffrées sur Excel. Si la macro fait douter le lecteur du fait de la difficulté de retracer les opérations en amont du résultat affiché, c’est compliqué. Les macros Excel présentent aussi la particularité d’être difficilement auditables, sans compter le manque de transparence sur la modification du code.
Complexité du dépannage des utilisateurs en cas de besoin
Souvent, finalement, le seul à maîtriser vraiment la macro VBA est son créateur. Encore faut-il qu’il soit toujours en poste dans l’entreprise ! Lorsqu’une formule est modifiée par erreur, cela peut prendre du temps pour en identifier la raison. Au pire, et cela se rencontre dans les services contrôle de gestion, la macro devient tout bonnement inutilisable ou non modifiable, par manque d’informations et de maîtrise du processus.
Des erreurs ou inexactitudes de données non repérables
La fiabilité des données restituées dans des reportings et indicateurs clés est essentielle pour des décisions éclairées et pertinentes. Or, l’exactitude des calculs réalisés par une macro VBA dépend de la manière dont les informations de base sont saisies ou récupérées dans Excel. Une data erronée, une colonne supplémentaire ajoutée dans une base, etc., tout cela n’empêche pas la macro de fonctionner, mais les résultats obtenus sont faux. Et, le pire, c’est qu’aucune alerte n’existe pour signaler l’erreur ou la déboguer.
Un code VBA insuffisant face à des hypothèses non prévues
La macro VBA fonctionne parfaitement, tant que le scénario programmé reste inchangé. Si vous avez besoin d’un scénario alternatif ou de tester une hypothèse du type « what if », la macro est perdue. Déployer des macros qui intègrent ce type de logique peut s’avérer bien plus complexe que dans un logiciel de management de la performance (EPM).
Une incapacité des utilisateurs à entrer dans la macro en cas de documentation insuffisante
Cette situation se rencontre parfois dans les entreprises : la macro VBA fonctionne en mode dinosaure, alors que son créateur a quitté la société depuis longtemps, sans documenter suffisamment le code. Les mots de passe des feuilles protégées se perdent ou ne se transmettent pas. La sécurité des données sur Excel reste nettement sous-estimée dans les faits.
Les utilisateurs, sans compétences, continuent à travailler avec un modèle figé. Ils n’osent pas se lancer dans la modification des colonnes d’un tableau pour éviter des problèmes au niveau des macros. Ils redoutent la création d’un nouveau fichier, d’un rapport, de graphiques ou de tableaux croisés dynamiques. Tout cela alors que l’entreprise évolue et exige d’analyser la data toujours plus. Un comble !
Que penser de la comparaison Power BI vs Excel ?
Par rapport à ces soucis pratiques avec les macros Excel, Power BI représente déjà une avancée technologique, notamment pour des visualisations graphiques puissantes. Mais, tout n’est pas simple non plus dans l’application BI de Microsoft, à commencer par son langage DAX.
Power BI gagne le match haut la main face au tableur Excel
Évidemment, la création par Microsoft de Power BI en 2015 a apporté un bol d’air aux équipes financières qui utilisaient seulement Excel. Du moins sur papier, et avec quelques applications rapides en mode licence gratuite.
Une fois la sémantique de Power BI maîtrisée, ce qui demande du travail, le contrôleur de gestion parvient à importer des données d’une table dans Power BI. Il se lance dans la création d’un tableau de bord avec des graphiques sympathiques. Il essaie de partager chaque rapport et ses KPI avec les lecteurs. Mais, il court parfois des risques qu’il ignore. Et il souffre de partir d’une feuille blanche pour bâtir son modèle de reporting, surtout sans formation.
Power BI, un outil BI de Microsoft trop complexe à déployer dans les faits
Power BI demande beaucoup d’heures de formation pour une réelle compréhension du processus et du langage DAX. En outre, l’insertion de cet outil qui semble accessible, dans l’entreprise, peut s’avérer complexe.
La gouvernance de Power BI exige de tout savoir en matière de gestion du locataire, tant dans Microsoft Entra que dans Power BI. Ajoutez la gestion des licences, la sécurité des données, l’administration des utilisateurs, etc. Ainsi, la non-maîtrise parfaite de ces éléments peut faire courir des risques à l’entreprise.
Ajoutez la couche Microsoft Fabric, la plateforme qui devient obligatoire pour les détenteurs de licences Power BI Premium SKU, et le service se complexifie encore pour l‘utilisateur lambda.
Que valent des outils EPM développés avec de la bureautique ?
Certaines applications bureautiques de Microsoft se rapprochent des outils du type EPM (Enterprise performance Management). C’est le cas de MS Access en apparence. Mais, dans les faits, ces outils restent à risque, tout comme les macros Excel.
MS Access, un autre outil de Microsoft qui peut se rapprocher d’un EPM bureautique
MS Access est un logiciel de la suite Microsoft Office. Cet outil sert à construire ou à héberger des bases de données. Il est plus adapté qu’Excel pour enregistrer des données dans une base, par exemple avec une interface sous forme de formulaires de saisie. Access permet de définir des contrôles des données, tant sur le plan des types de données que des valeurs. Les informations se stockent dans des tables qui autorisent des requêtes complexes.
Access, la solution BI avec une couche SQL qui complexifie son utilisation
SQL (Structured Query Language) correspond à un langage de programmation pour stocker ou traiter des informations au sein d’une base de données relationnelle. L’ajout d’instructions SQL dans Access permet à l’utilisateur de rendre les manipulations des données dynamiques, par exemple lancer un filtre.
Évidemment, le langage SQL s’avère peu accessible sans formation et il reste hermétique au premier utilisateur venu. Pour alimenter un tableau de bord, analyser des données, bâtir des modèles de reporting dynamiques, ce n’est pas l’outil à mettre dans n’importe quelles mains. Un service contrôle de gestion corporate devrait plutôt adopter des applications intégrées et utilisables sans formation intensive pour la création, l’actualisation et la diffusion des rapports d’activité.
Un outil différent d’Excel qui se rapproche de la BI, mais aux limites multiples
Vous sélectionnez Ms Access comme outil pour la gestion de vos données ? Cette application ancienne date de 1992. Elle génère souvent de la frustration chez les utilisateurs, notamment du fait d’un usage peu adapté au Web et au télétravail.
Attention aussi aux risques et limites inclus dans cet outil de Microsoft :
- outil peu collaboratif et non conçu pour des interactions simultanées de plusieurs utilisateurs au sein d’une équipe ;
- des accès parfois ralentis à la base de données Access ;
- des limites en matière de stockage avec 2 GB, ce qui peut fortement limiter l’utilisation pour des entreprises qui présentent une volumétrie de données conséquente ;
- un niveau de sécurité des données de Ms Access qui exige parfois de rajouter des programmes pour la renforcer ;
- un manque de formation ou de volonté de se former au langage de Ms Access ;
- un usage d’Access limité à l’environnement Windows, ce qui exclut macOS, Android et Linux.
Excel ou BI : privilégiez plutôt les outils EPM
Par rapport à ces outils Excel ou BI de Microsoft, Power BI ou MS Access, un logiciel EPM présente de nombreux atouts. Il aide à sécuriser tous les processus de business intelligence, de façon centralisée et transparente pour les services financiers. Il exige une implémentation réfléchie et structurée, mais qui laisse la part belle aux adaptations, face à l’évolution de chaque entreprise.
En outre, ce type d’outil s’avère souvent simple à prendre en main, après une formation de départ, et sans avoir à maîtriser le code. Intégrateurs de solutions EPM et BI, chez Intis, nous accompagnons les équipes dans l’adoption de tels outils EPM et de business intelligence. Elles retrouvent ainsi des conditions de travail plus sereines et adaptées aux besoins d’aujourd’hui. Prenez contact avec un de nos experts pour échanger sur votre projet.
