Intis a organisé un webinaire en 2019 avec deux intervenants spécialisés en contrôle de gestion, Zahia et Richard. Il n’a pas pris une ride. Nous vous proposons un résumé des idées abordées autour du sujet traité : le contrôle de gestion et le pilotage de la performance. Découvrez les 6 principaux enjeux pour le métier, ainsi que les défis et irritants à lever dans les entreprises. Cet échange entre professionnels de la gestion conduit aussi à mettre en avant de bonnes pratiques pour votre organisation, afin d’adopter une culture de business partner.
Contrôle de gestion et pilotage de la performance : notre webinaire Intis à regarder en replay
Ce webinaire est disponible sur cette page pour un visionnage en replay. Il est animé par :
- Zahia, contrôleur de gestion de métier et consultant senior chez Intis (intégration de solutions de pilotage de la performance dans les entreprises).
- Richard, directeur du contrôle de gestion et consultant dans le secteur de l’assurance et des services.
Les 6 enjeux de pilotage du contrôle de gestion
Richard et Zahia ont recensé 6 enjeux pour les services de contrôle de gestion afin de piloter la performance dans l’entreprise. Enrichissement et dynamisation des reportings, amélioration des prévisions, vision orientée sur le futur, gains de temps, plus de cohérence et de sécurité, voilà les défis évoqués.
Enrichir le reporting de gestion et le rendre dynamique pour toute l’entreprise
Une des manières d’ajouter de l’information pertinente pour le lecteur consiste à intégrer des Balanced Scorecards, soit des tableaux de bord prospectifs. Ceci revient à sortir des indicateurs purement financiers. Le service contrôle de gestion associe des données opérationnelles issues de la production, des RH, des ventes, des stocks, ainsi que des éléments de comptabilité technique. Ce mix de la data autorise à proposer de nouveaux ratios ou KPI qui exploitent le champ financier et non financier.
Améliorer le processus budgétaire encadré par les contrôleurs de gestion
Le processus budgétaire absorbe de plus en plus les ressources du contrôle de gestion. Cela exige donc de la fiabilisation, notamment au travers de la gestion des scénarios et hypothèses. Les besoins de réactualisation et de changement des données sont importants, d’autant plus que la construction budgétaire s’étale souvent sur plusieurs mois.
Parler du futur avec les prévisions et les modélisations des activités
Le métier de contrôleur de gestion doit se préoccuper, non pas seulement des reportings axés sur les données passées, mais aussi des projections de l’entreprise et de ses activités. Pour la direction générale, piloter la performance c’est également disposer d’informations étayées et réfléchies sur ce qui va se produire dans les prochains mois. Cette culture orientée vers le futur fait intervenir notamment la notion de rolling forecast. Ce sont des prévisions glissantes régulièrement et rapidement actualisées.
La rapidité, un enjeu du contrôle de gestion au service du pilotage de la performance
Les contrôleurs de gestion sont confrontés à toujours plus de demandes d’actualisation de reportings et de données ultra-fraîches pour piloter et prendre des décisions. Tous les services opérationnels, les commerciaux, la production, mais aussi la direction générale, attendent ce type de livraison rapide des tableaux de bord et indicateurs de performance. C’est un facteur qui met davantage les équipes de la finance sous pression.
Une nécessaire cohérence des données avec des référentiels stables et connus de toute l’organisation
Le contrôle de gestion produit la donnée, qu’il s’agisse de reportings, de l’élaboration de scénarios, ou de tout élément nécessaire au pilotage de l’activité. Il doit donc se porter garant de la fiabilité et de la cohérence des données qui sont à la source des informations produites et diffusées dans toute l’entreprise.
La sécurité du reporting et des livrables du contrôle de gestion
Les problématiques de sécurité, bien que connues, restent parfois non traitées par le management. Le contrôle de gestion est confronté à la présence de personnes clés et de compétences clés. Si ces salariés s’absentent de l’organisation, cela peut mettre en danger la production de tout le reporting de l’entreprise.
Les défis et les irritants du contrôleur de gestion face au management de la performance
C’est la correcte prise en compte de tous ces enjeux du contrôle de gestion qui permettent de passer à un stade plus élaboré dans le métier, soit au pilotage de la performance. Et c’est ainsi que les contrôleurs de gestion industriels comme IT, commerciaux ou RH, par exemple, accèdent au Graal : le statut de business partner.
Les points de douleur quotidiens du contrôleur de gestion
Le contrôle de gestion est soumis à un certain nombre d’irritants. Ceci limite l’efficacité des contrôleurs dans leur travail. Citons :
- la multiplicité et le développement des sources d’information, qu’elles soient financières ou opérationnelles, qu’il s’agisse d’unités d’œuvre ou pas ;
- le manque d’uniformité des données collectées dans le système informatique ou en dehors ;
- les tâches chronophages, voire lassantes, comme le data crunching à la main.
Parfois, les contrôleurs de gestion s’interrogent sur la pertinence de certains reportings, surtout quand le temps consacré à l’analyse est trop court. D’ailleurs, certains tableaux de bord exigés depuis des mois ou années semblent peu ou pas lus. Pourquoi les conserver ?
À l’inverse, si le délai de livraison s’allonge chez les contrôleurs de gestion, le reporting présente bien peu d’intérêt pour un lecteur professionnel dans l’entreprise. L’information tiède, voire obsolète, perd de sa pertinence. Ce point de douleur doit conduire les services financiers à réduire le temps de production de chaque élément de reporting, tableau de bord ou rapport.
Le processus budgétaire semble souvent fastidieux, y compris pour ceux qui s’y investissent, comme les contrôleurs de gestion. Parfois, un doute existe même quant à la fiabilité des prévisions construites.
Enfin, sans parler des dangers et limites du tableur Excel, bien connues, la présence d’un sachant unique dans un domaine ou sur un sujet du contrôle de gestion s’avère problématique. Vous devez éradiquer au plus vite ce risque opérationnel ou technique, notamment par la formation d’un binôme ou back-up.
Les bonnes pratiques pour améliorer la performance du contrôle de gestion et de ses outils
Passer au pilotage de la performance en tant que business partner des dirigeants, c’est possible. Les contrôleurs de gestion peuvent appliquer de nombreuses bonnes pratiques. Zahia et Richard détaillent plusieurs exemples vécus dans les entreprises dans lesquelles ils interviennent. Écoutez le replay pour en prendre connaissance en détail. En synthèse, voici des actions à mettre en place dans votre organisation pour réduire les irritants et répondre aux enjeux du pilotage de la performance.
Réviser ses process
Étudiez quelles sont les sources d’information, la qualité des données et la maille. Demandez-vous ce qui doit faire l’objet d’un retraitement. Cette revue des process suppose aussi de regarder l’organisation, les délais et circuits de livraison. Toutes les entreprises trouvent des gains de temps dans leur manière de procéder, en prenant juste le temps d’analyser comment elles fonctionnent.
Travailler la data et sa qualité
Cette démarche est un préalable à tout projet de refonte ou d’implémentation d’outils BI ou EPM. En cas de multiplicité des sources de données, c’est encore pire. La problématique de la data existe dans toute entreprise et face à tout projet de reporting. Deux axes sont à examiner systématiquement, l’organisation et l’utilisation des données. La bonne pratique consiste d’abord à architecturer ces données :
- identifier les données à disposition ;
- comprendre leur utilisation (et dans quel but) ;
- disposer d’un référentiel commun et le maintenir ;
- pouvoir réutiliser la data correctement avec un outil BI ou EPM, pour ensuite concevoir la diffusion des informations avec la datavisualisation.
Voici un aperçu synthétique des sujets traités lors de ce webinaire. Pour approfondir, n’hésitez pas à écouter l’intégralité de l’émission. Elle comporte de nombreux exemples et de précieux conseils pour revisiter la manière dont vous façonnez votre contrôle de gestion, face aux enjeux du pilotage de la performance. Intis, en tant qu’intégrateur de solutions BI et EPM, vous suggère aussi de requestionner régulièrement l’efficacité de vos outils. Envie d’échanger avec nos consultants sur un projet EPM ou BI ? Contactez-nous ici !
