Eduservices modernise son pilotage financier grâce à la un outil EPM Cloud et l’expertise d’INTIS.
Pour répondre aux enjeux d’évolution technologique et de continuité des opérations, Eduservices, acteur majeur de l’enseignement supérieur privé, a fait appel à INTIS pour migrer et optimiser son outil de planification et d’analyse. Retour sur un projet structurant pour la fonction Finance.
Eduservices est un leader de l’enseignement supérieur privé en France. Le groupe, créé en 2010, compte 8 enseignes nationales et 11 leaders régionaux. Cela représente un réseau de 30 établissements accueillant plus de 44 000 étudiants chaque année. Le groupe pèse à ce jour plus de 300 millions d’euros de chiffre d’affaires.
Retour d’expérience de Jean-François Bertrand, responsable du contrôle de gestion du groupe Eduservices.
La nécessité d’une technologie EPM pour piloter la performance d’Eduservices
Pourquoi avoir implémenté dans le groupe EDUSERVICES un outil de planification et d’analyse (EPM) ?
« Nous avions mis en place un outil EPM il y a déjà une dizaine d’années, en 2013. Nous y avions développé une application de budget et une application de suivi du réel et des données commerciales. Cet outil EPM répondait à la quadruple nécessité de :
- gérer la croissance du groupe en nombre de campus,
- de fiabiliser et faciliter l’accessibilité de la donnée du reporting de gestion,
- de consolider instantanément les données et d’être en capacité de gérer le reporting financier par marque.
Après étude, Cognos TM1, précurseur de Planning Analytics, nous ait apparu le plus performant en termes d’écosystème d’intégrateurs, de prix et de réponse à nos besoins. »
La migration de L’EPM dans le Cloud
Comment et pourquoi avoir lancé le projet d’amélioration de l’outil de planification et d’analyse (EPM) ?
« Nous avons réalisé un premier upgrade du système en 2018 de Cognos TM1 vers Planning Analytics. En 2021, nous avons fait face à une attaque Ransomware. Pour des raisons de sécurité, la DSI a souhaité migrer l’ensemble des applications métiers sur les clouds des éditeurs de logiciels, dont l’EPM en 2022. Notre intégrateur de référence n’avait pas les compétences pour réaliser la migration de l’EPM dans le Cloud et nous a proposé de travailler avec Intis.
Un peu de moins de 2 ans après, nous avons dû faire face à l’abandon par IBM du « Rich Tiers Desktop ». A l’automne 2023, la migration sur la technologie Workspace devenait prioritaire. A cela s’ajoutait la nécessité de refondre une partie importante des grilles matricielles et des processus de calculs pour s’adapter à des nouveaux besoins, en particulier la nécessité de reporter les données en HT et en TTC.
L’enjeu était de moderniser les applications tout en garantissant la continuité de nos opérations courantes. »
Qui sont les utilisateurs de la solution de l’EPM dans le Cloud ?
« L’équipe du contrôle de gestion central, soit 7 personnes, utilise la solution au quotidien lors de la phase de budgétisation, la phase des ré-estimés trimestriels ainsi que sur les analyses.
Chaque contrôleur a un périmètre, gérant chacun un certain nombre de sociétés et de BU, et une personne en activité de support.
80 autres utilisateurs, les directeurs d’écoles, les directeurs régionaux, ont accès en lecture aux chiffres et sont contributeurs sur le budget. »
Qu’avez-vous conservé de l’existant ?
« Nous avons conservé les mêmes axes d’analyses de la performance depuis le début de l’EPM. Mais nous les avons enrichis à l’occasion de la migration Workspace. Nous faisions des analyses par Business Unit, par marque, période, scénario et quelques autres indicateurs, comme les ETP, le nombre de classes, le nombre d’heures salariés, etc… Et, à l’occasion du projet Workspace, nous avons étendu nos analyses à des regroupements par agglomération, aux données HT/TTC, aux heures digitalisées. »
La structure des applications de l’outil
Comment sont structurées vos applications ?
« Nous avons (1) une application qui gère les réels, les flashs et le réestimé, (2) une application qui gère le reporting commercial, (3) une application qui gère le budget, (4) une application dans laquelle sont déposés les reportings synthétiques qui sont alimentés par les applications précédentes, (5) et une application d’administration des référentiels.
Les données de la liasse budgétaire sont initialisées à partir du budget précédent. Les utilisateurs peuvent les modifier, les supprimer ou saisir de nouvelles données. L’application dispose, et c’est une nouveauté du projet, d’un système de contrôle de la qualité des données saisies.
Pour le réestimé, le reste à faire est copié à partir du budget prévu et les contrôleurs ajustent les données. Ces ajustements sont repris dans le réestimé suivant. »
« Nous avons établi une très bonne relation. L’équipe est réactive, et ce tant sur la partie commerciale que sur la chefferie de projet et la gestion au quotidien par les consultants. Il y a une harmonie à tous les niveaux, pas de points faibles. Ils sont tous très présents et il y a une très bonne communication à tous les niveaux«
Les nouvelles fonctionnalités de l’EPM Cloud
Vous avez migré, optimisé et ajouté de nouvelles fonctionnalités. Qu’avez-vous fait concrètement ?
- « Nous avons optimisé nos filtres. Nous pouvons désormais ne faire apparaître que les formations, les marques propres à chaque BU, quelque soit le superviseur.
- Plusieurs collaborateurs peuvent maintenant saisir simultanément les données du budget d’une même BU en même temps. Jusqu’ici, ce n’était pas possible.
- Un directeur d’école au sein d’un campus peut désormais avoir accès exclusivement aux données de son école, ce qui était impossible auparavant.
- Nous avons également ajouté une dimension supplémentaire d’allocation de la TVA non récupérable, associé à un processus de calcul des proratas TVA qui n’existait pas auparavant. Le prorata de TVA et la contrevaleur de la TVA non récupérable sont désormais calculés automatiquement en phase budgétaire. Auparavant, le prorata était calculé en central, en fin de processus.
- Nous avons introduit un plan de compte analytique plus détaillé, plus logique et introduit de nouveau agrégats financiers dont l’EBITDA.
- La modélisation de base des applications n’était pas optimisée. L’optimisation va nous permettre d’historiser ad vitam, en silo, tout le détail du budget, alors que nous ne pouvions qu’historiser que deux années précédemment. Cela a également été l’occasion d’optimiser les règles de gestions, qui ne répondaient pas vraiment aux bonnes pratiques.
- La gestion de la sécurité était très complexe : plusieurs groupes de sécurité par BU étaient administrés manuellement dans l’ancienne application.
- Enfin, la gestion des données était laborieuse. La gestion des référentiels et la gestion des données exigeaient une suite de tâches chronophages pour les contrôleurs de gestion : copies de fichiers, lancement de process, mises à jour de fichiers de paramètres. Il n’y a plus besoin de lancer des processus de recopie vers le cube central. Nous avons tout centralisé dans un seul cube et nous gérons l’ensemble par scénario. Les remontées se font automatiquement.
- Les états de synthèse devaient être refaits à chaque changement de l’organisation. Désormais, tous les états de synthèse s’adaptent automatiquement au moindre changement. C’est un gain de temps très appréciable. »
La gestion de projet du passage à l’EPM cloud
Comment avez-vous organisé la gestion de projet ?
« J’ai demandé à l’intégrateur de repartir de l’existant. Lors de la phase de cadrage, nous avons déterminé les nouvelles fonctionnalités. Deux personnes de l’équipe du contrôle de gestion ont travaillé avec moi sur la recette du projet et sur la conception de nouvelles matrices Excel. Elles sont également administratrices de la solution.
Nous avons préparé le projet lors des ateliers de spécification avec l’intégrateur pour discuter des détails fonctionnels et techniques, dans l’objectif de répondre aux besoins métiers (sources de données, granularité de l’information, règles de gestion, modalités de saisie, restitutions…). Une fois les spécifications rédigées et validées, notre intégrateur Intis a lancé les développements. Puis, nous avons testé et validé les applications avec les utilisateurs finaux et l’intégrateur.
Nous avons décidé d’avancer pas à pas et de diviser les projets en 4 lots. Au cours du premier lot, nous avons fait évoluer les fonctionnalités que nous avions déjà et ajouté de nouvelles. Il nous reste les 3 prochains lots à faire. Nous prévoyons de finir dans l’année.
Concernant la méthode, nous avons utilisé la méthode agile. Cela a renforcé la coopération entre les équipes Eduservices et notre intégrateur Intis. Nous avons découpé les lots par « sprints », au cours desquels il y a eu des échanges réguliers. »
Comment s’est passé l’appropriation à l’outil ?
« Intis a formé l’équipe du contrôle de gestion sur la manipulation de Planning Analytics, à la fois sur la plateforme web et sur l’add-in Excel. J’ai pu noter une bonne appropriation par l’équipe. Nous avons déjà travaillé sur le ré-estimé et la saisie du personnel. Il n’y a pas eu d’erreurs significatives. »
Quels sont les autres lots prévus ?
« Le second lot intégrera le chiffre d’affaires presté, les heures formations, le chiffre d’affaires facturé provenant d’une dizaine de systèmes différents et le calcul des PCA-FAE des clôtures trimestrielles. Il s’agit de disposer d’une vue groupe détaillée du chiffre d’affaires de production, des heures et effectifs associés.
Le lot 3 a pour objet l’intégration de la comptabilité de l’ERP Sage 1000 dans l’EPM et la gestion en pleine autonomie de la comptabilité analytique. Le module analytique de Sage 1000 se révèle en effet insuffisant pour la précision analytique demandée. Nous automatiserons au passage les chargements des données du réel et du flash. Il s’agira après le lot 3 de se passer complètement des fichiers EXCEL dans la production du reporting de gestion.
Le lot 4 est encore en discussion et devrait intégrer les emplois du temps des prestataires et le calcul de la production pédagogique qui en découle. »
Les bénéfices de la migration de l’EPM dans le Cloud
Quels bénéfices voyez-vous à la nouvelle application ?
« Le premier gain immédiatement perceptible bénéficie aux administrateurs de l’EPM. La technologie Workspace est nettement plus souple et plus efficace pour la gestion des dimensions et des sécurités. Tout est dynamique. Chaque modification s’applique dans tout le modèle. Chaque import d’informations se fait directement, sans avoir besoin de le transformer/le travailler dans EXCEL comme auparavant.
Nous faisons désormais en une fois un certain nombre de tâches que nous devions faire plusieurs fois auparavant. L’administration, qui était lourde en termes de paramétrage, est plus facile à gérer. Notamment lors de la création de nouvelles BU et des groupes de sécurité. Tout ceci nous fait gagner un temps considérable.
L’add-in Excel qui n’existait pas précédemment nous permet une manipulation des données facile et la mise à jour des rapports.
A l’heure actuelle, il est encore trop tôt pour apprécier le gain utilisateur pour les directeurs de centre car le processus budgétaire n’est pas encore commencé. Cependant, les fonctionnalités nouvelles qui sont proposées répondent de longue date aux besoins des utilisateurs et de la direction générale. On peut citer en particulier la possibilité de saisir en simultané sur la même liasse budgétaire, ce qui a longtemps fait partie des demandes des opérationnels.
Les gains de productivité et les gains qualitatifs les plus importants seront mesurés sur le lot 2 et le lot 3, le calcul des PCA-FAE de clôture étant extrêmement chronophage. De même que la production sur EXCEL des reporting de gestion. »
Que reste-t-il à améliorer ?
« Nous sommes loin d’avoir atteint toutes les potentialités de l’outil. La formation que nous avons reçu nous a révélé des possibilités que nous n’imaginions pas jusqu’à présent«
« Il y a encore un effort à faire sur le temps de réponse de synchronisation ou de consolidation. Par exemple, la sélection d’une BU devrait se propager sur l’ensemble de la liasse budgétaire avec un meilleur temps de réponse. Mais ces facteurs dépendent beaucoup de contraintes externes comme la proximité avec une borne WIFI. Ces problématiques existaient aussi sur l’ancienne technologie TM1 mais la nouvelle technologie Workspace ne les a pas vraiment améliorés.
D’autres éléments, déjà développés, devront aussi être améliorés. Notamment, le rendu des fichiers EXCEL est un peu moins joli qu’auparavant. Cela demande un paramétrage plus important pour bien les placer sur l’écran. Dans les fiches de la plateforme web, on ne plus sélectionner une plage de cellules avec la souris. On peut le faire avec les touches de déplacement mais c’est un peu moins efficace.
En revanche, nous sommes loin d’avoir atteint toutes les potentialités de l’outil. La formation que nous avons reçu nous a révélé des possibilités que nous n’imaginions pas jusqu’à présent. Il nous faut monter en compétences. Intis nous a assuré de la possibilité d’un coaching. »
La relation avec l’intégrateur qui a accompagné la migration de l’EPM dans le Cloud
Comment s’est passé la relation avec Intis, l’intégrateur ?
« Nous avons établi une très bonne relation. L’équipe est réactive, et ce tant sur la partie commerciale que sur la chefferie de projet et la gestion au quotidien par les consultants. Il y a une harmonie à tous les niveaux, pas de points faibles. Ils sont tous très présents et il y a une très bonne communication à tous les niveaux.
Nous avons identifié, lors de la recette, des anomalies évitables. Cependant, nous les avons très rapidement corrigées. Globalement, la grande disponibilité de l’équipe a été très agréable.
L’outil de ticketing Kantree pour le suivi de la TMA a aussi permis beaucoup de clarté avec le support. »
Les conseils pour réussir le passage de l’EPM dans le Cloud
Quels conseils donneriez-vous à vos pairs pour réussir un tel projet ?
« Une disponibilité significative des équipes métiers est primordiale à la réussite du projet, surtout au démarrage, notamment pour la phase de spécifications et au moment de la phase de validation. Nous avons mis en place des points quotidiens lors de la phase de recette. Cela a permis d’avancer rapidement sur les corrections. Le suivi structuré des anomalies (codage des anomalies sur un onglet dédié avec un imprime écran de l’anomalie) a été très utile lors de cette phase. »
