Vous souhaitez mettre en œuvre un projet d’intégration d’outil de gestion prévisionnelle pour piloter la performance de votre entreprise. Mais comment faire ? Construire sa propre application sur mesure ou adopter une solution clé en main ? Un webinar avec un consultant spécialiste nous permet de faire le point.
Projet d’intégration d’un outil de gestion prévisionnelle : construire sa propre solution ou adopter une solution clé en main ?
Qu’est-ce que le « sur-mesure »?
Le principe du sur-mesure est de partir d’une feuille blanche, aidé d’une boîte à outil permettant de construire des fonctionnalités, afin de répondre au mieux à des besoins spécifiques.
Qu’est-ce que le « clé en main » ou « pré-paramétré » ?
La solution clé-en-main consiste, au contraire, à adopter une solution déjà éprouvée, permettant d’être rapidement opérationnel dans sa gestion prévisionnelle.
Quels sont les besoins auxquels il faut répondre dans les deux cas ?
Les entreprises évoluent rapidement, il faut donc pouvoir faire évoluer les solutions informatiques dans le même temps. L’un des besoins les plus forts qui sont exprimés par les chefs de projet est celui de la capacité à être autonome sur l’évolution de sa solution. Le second point est le besoin d’être accompagné, dans un cas comme dans l’autre, dans le but d’acquérir cette autonomie.
Adopter une solution adaptée pour mieux piloter la performance
L’objectif du pilotage de la performance est de mieux identifier les risques et les opportunités du marché pour l’entreprise. Une solution adaptée va permettre de simuler ces risques et opportunités et de prévoir l’évolution de l’activité selon différentes hypothèses.
Les directions du contrôle de gestion constatent souvent des limites avec les outils bureautiques tels qu’Excel et Google Sheet. Ces outils, que chacun s’approprie à sa façon, présentent un certain nombre d’avantages comme, par exemple, leur flexibilité. Mais ceux-ci présentent également des problématiques telles que :
- Une difficulté à gérer de gros volumes de données (et à l’heure du big data, les volumes de données sont de plus en plus importants).
- Une sécurité des données rendue difficile par la diffusion de fichiers excel entre collaborateurs, sans réel contrôle sur les modifications de données.
- Un partage de l’information moins aisé car les accès aux fichiers ne peuvent se faire de manière centralisée, rendant difficile le travail en simultané de plusieurs collaborateurs.
Une fois les difficultés constatées et la décision de dépasser excel pour adopter un outil de pilotage adapté à ces besoins, quelles questions doit-on se poser ?
Tout d’abord, celle de la technologie. Quelle technologie choisir pour répondre au mieux à notre besoin tout en favorisant l’adoption de cet outil par les utilisateurs ?
De nombreuses questions découlent du choix de la technologie :
Mettre en oeuvre notre projet de gestion prévisionnelle va dépendre de contraintes opérationnelles, qui vont conditionner le planning du projet. En construisant le planning et en listant les différentes tâches que le projet va exiger, va également se poser la question des compétences nécessaires à leur réalisation.
Une autre question concerne l’existant. On se rend compte qu’il y a souvent au sein des entreprises une diversité de solutions déjà installées dans le paysage informatique et que beaucoup d’entre elles sont souvent sous-exploitées. Une remise à plat des outils existants peut être judicieuse pour éviter une multiplication d’outils qui répondent aux mêmes besoins.
Comment s’organise-t-on pour les deux projets ?
Que cela soit un projet pour du sur-mesure ou du clé en main, on passe par les mêmes étapes de gestion de projet :
- choisir la technologie
- budgéter le projet
- définir les délais : temps et planning,
- faire le point sur les ressources internes disponibles
- remettre à plat l’existant des systèmes d’information.
Etre en mesure de répondre à ces éléments va orienter le choix vers une solution ou une autre. En fonction de la stratégie de pilotage de l’entreprise, de l’investissement qu’il est possible d’allouer, le budget et les délais variront considérablement. Une solution clé en main peut se révéler plus chère à l’achat mais la dépense est cadrée. Et rien empêche d’y ajouter des briques au cas ou elle ne comblerait pas tous les besoins car la plupart d’entre elles sont personnalisables.
Les idées reçues sur le sur-mesure
On retrouve souvent les mêmes inquiétudes concernant les projets d’implémentation de solutions sur-mesure :
- La crainte d’être tout le temps dans un projet : en effet, il est rare d’avoir une équipe dédiée à la réalisation de projets informatiques en entreprise.
- L’impression d’acquérir un outil trop large pour son besoin. Cependant, même une solution répondant à un panel de besoins très larges peut s’adapter aux besoins d’une entreprise peu importe sa taille. En revanche, il est important de bien définir les limites du périmètre sur lequel le logiciel va intervenir. C’est également la possibilité d’envisager de lots supplémentaires si les besoins évoluent.
- Des dérives de coûts et délais. Cependant, à partir du moment où les besoins de départ sont bien spécifiés, le budget et les délais sont respectés.
- Un manque de compétence en interne. Dans le cas où l’entreprise serait trop petite pour posséder une direction informatique, une solution en cloud peut être une bonne réponse. Par ailleurs, les solutions de pilotage de la performance du marché sont suffisamment souples et adaptables pour être maîtrisées par des profils opérationnels.
Les idées reçues sur le clé-en-main
Le clé-en-main suscitent également des inquiétudes :
- La peur d’être contraint par un système. C’est le syndrome de l’erp : la peur d’être contraint par quelque chose de très rigide et de très structurant.
- Manquer de fonctionnalités nécessaires. Les solutions permettent d’ajouter des fonctionnalités qui manqueraient dans le package de départ.
- Ne pas pouvoir répondre à un besoin d’évolution de l’activité. L’évolutivité est quelque chose de primordial, autant en build qu’en buy. Les outils doivent suivre l’évolutivité de l’entreprise.
- Acheter une boîte noire : on ne sait pas ce qu’il y a dans le moteur. Pour vous rassurer, l’éditeur ou les consultants intégrateurs peuvent vous montrer comment l’outil fonctionne.
- Ne pas pouvoir tester avant l’achat. Mais il faut bien avoir en tête que les solutions ont été éprouvées, construites sur la base d’expériences de consultants de projets sur différents secteurs d’activité. Et il est tout à fait possible d’organiser des ateliers de prise en main avec les éditeurs et les intégrateurs.
Alors, comment choisir ?
On choisit sa solution en fonction de ce que l’on veut et de ce que l’on est.
On choisit le sur-mesure si :
- On veut répondre à des enjeux spécifiques.
- Si on veut prendre le temps de challenger l’existant. Quand on part d’une feuille blanche, on fait l’inventaire de toutes les processus existants dans l’entreprise. C’est le moment le plus propice pour les redéfinir.
- Si on veut adapter l’outil à l’existant. A la différence du clé-en-main qui adapte les process à ce que propose la solution, on adapte l’outil aux processus de l’entreprise.
- On veut favoriser l’internalisation des compétences. L’implication des utilisateurs finaux, qui construisent leur application, favorise l’internalisation des compétences.
- Si on veut faciliter l’intégration de l’outil.
On choisit le clé-en-main si l’on veut :
- Aller vite : la solution est déjà pratiquement prête à l’emploi au moment de l’achat
- Limiter le budget : une solution clé-en-main n’est pas forcément moins chère. En revanche, le temps de construction est moindre et le projet étant plus court, vous êtes sûrs du budget investi dès le départ.
- Répondre à des besoins standards : si l’on manque de maturité en termes de processus de pilotage de la performance, cela peut être sécurisant de savoir que le paramétrage utilisé correspond à une bonne pratique répandue.
- Apprendre plus sereinement : avec moins de pression des échéances, on va se donner plus de temps pour maîtriser l’outil.
- Se projeter facilement : il peut être difficile de se projeter, de savoir à quoi va ressembler son application et quelle va être l’adhésion des utilisateurs. L’avantage du clé-en-main est que l’on a déjà dans les mains un produit fini.
- imiter les risques.
- Etre challengé car l’on s’adapte à l’outil.
Le solution clé-en-main peut être un bon accélérateur mais laisse la possibilité d’enchaîner sur des projets sur-mesure sur d’autres besoins si cela est nécessaire.
