La planification se situe au cœur des logiciels EPM (Enterprise Performance Management). Le secteur des ressources humaines au sens large exploite toujours davantage de tels processus, afin d’accroître l’anticipation et la réactivité des entreprises. Aujourd’hui, le Strategic Workforce Planning s’impose dans les entreprises en temps réel et sur des horizons relativement courts. Cette démarche fonctionne à condition de reposer sur des outils nativement créés pour la prospective et la conception de scénarios. On vous explique !
Comment définir le Workforce Planning ?
La traduction du Workforce Planning donne « planification des effectifs » ou « planification de la main-d’œuvre ». Aujourd’hui, l’expression anglaise s’utilise dans les entreprises, et en particulier dans les directions des ressources humaines, notamment avec l’acronyme SWP.
En quoi consiste le Strategic Workforce Planning (SWP) ?
La planification stratégique des effectifs ou SWP correspond à un processus d’analyse et de prise de décisions en matière de ressources humaines, en vue d’atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. Parfois comparé au contrôle de gestion RH, le WPS vise à optimiser l’affectation des ressources et des compétences, en fonction de la stratégie de l’entreprise et des objectifs fixés. En ce sens, il contribue au pilotage de la performance.
Qu’est-ce qu’un outil de Workforce Planning ?
Un tel outil ou logiciel permet d’établir des projections en matière d’effectifs et de compétences. Il cherche à répondre précisément aux besoins en personnel des services ou sites d’une entreprise. C’est à la fois une solution de collecte de données, d’analyse, de simulation de scénarios. Un outil WPS aide à prendre des décisions et à corriger une situation en cas d’écarts constatés avec le budget ou les besoins.
Qu’est-ce qui différencie la GEPP (ex-GPEC) et le SWP ?
Pour mémoire, la GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels) remplace depuis les ordonnances Macron de 2017 la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). La GEPP vise à mettre en adéquation les aptitudes des équipes avec les besoins en RH du marché. C’est une démarche de temps long. Elle ambitionne de s’adapter aux évolutions sociétales, technologiques ou économiques.
Le SWP fonctionne au fil de l’eau, de façon prospective et sur le temps court. Il cherche à atteindre le bon équilibre entre les ressources et compétences disponibles et les besoins de l’entreprise, au bon moment et au bon endroit.
Quels sont les atouts de la planification de la main-d’œuvre ou des effectifs ?
Planifier les ressources comme les dépenses dans une entreprise ou une organisation représente un travail très utile pour anticiper l’avenir et assurer le développement du business.
Prendre soin des ressources humaines de l’entreprise
Comme le met en avant IBM sur sa page dédiée au Workforce Planning, « vos collaborateurs sont votre atout le plus précieux ». Sans ressources et compétences adéquates, votre entreprise risque de rencontrer de nombreuses difficultés pour rendre les prestations de services prévues ou fabriquer les produits commandés par les clients.
Un processus de Workforce Planning bien construit aide à maintenir les ressources humaines au cœur de l’action. Vous améliorez votre gestion des talents, des métiers, ainsi que le recrutement, afin de donner à l’organisation les collaborateurs dont elle a besoin et au moment propice.
Se projeter dans des analyses prospectives et non plus réagir a posteriori
Avec la planification des effectifs, l’anticipation devient possible. Vous élaborez des scénarios avec diverses hypothèses et imaginez des solutions face aux différents problèmes qui peuvent surgir. La DRH agit en concertation avec les directions opérationnelles. Elle conçoit des prévisions pragmatiques pour chaque cas de figure, en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise.
Votre activité présente une forte saisonnalité ? Votre métier attire difficilement les jeunes recrues pour la saison ? L’analyse prescriptive ou prospective facilite la recherche de ressources humaines ainsi que l’adaptation des plans de formation ou des dispositifs de communication et de recrutement.
Améliorer la planification des ressources humaines grâce à des scénarios fins et multiples
L’avantage majeur du SWP se situe dans l’agilité et l’adaptabilité rapide de l’entreprise aux aléas qu’elle rencontre en matière de gestion des effectifs et des compétences. L’élaboration de plusieurs scénarios simultanément devient aisée. Elle oriente la prise d’options afin de rester concentré sur les objectifs stratégiques.
Les responsables d’activité y trouvent un outil qui facilite leurs prises de décisions en fonction du risque de survenance d’événements. Ils rationalisent les coûts par des actions décidées avec de l’avance, au lieu de devoir dépenser plus d’argent dans l’urgence.
Aligner les ressources et compétences sur les objectifs stratégiques de l’entreprise
C’est l’objectif majeur du Strategic Workforce Planning : mettre en phase les effectifs en quantité et en qualité avec les besoins issus de la stratégie de l’entreprise. Pour les managers, ce processus de planification présente l’avantage du confort. Ils agissent plus sereinement dans l’accomplissement de leurs missions, avec en ligne de mire les objectifs qui leur sont assignés.
Quant aux collaborateurs, ils bénéficient aussi de ces actions fines de Workforce Planning. Elles favorisent leur employabilité, du fait d’une meilleure adéquation des talents aux impératifs de l’entreprise. Elles contribuent donc à réduire le turnover et à améliorer la motivation.
Comment les EPM facilitent-ils la mise en place du Workforce Planning en entreprise ?
Des logiciels spécialisés en gestion des ressources humaines existent pour réaliser du Workforce Planning. Toutefois, chez Intis, nous avons la conviction que les EPM répondent mieux aux besoins de planification des effectifs. Ces outils embrassent des données de l’entreprise et de son environnement, ce qui conduit à une plus forte collaboration opérationnelle entre les différents services et la DRH.
Les EPM, des logiciels de planification pour la gestion de la performance
L’EPM se concentre sur un objectif majeur : le pilotage de la performance, qu’elle soit financière, extra-financière ou opérationnelle. L’EPM complète l’approche business intelligence avec des fonctionnalités de planification et de gestion prévisionnelle.
L’outil EPM dépasse l’analyse des données historiques qu’il collecte : il facilite l’élaboration de projections au travers de nombreux scénarios. La gestion prospective des effectifs ou de la main-d’œuvre entre pleinement dans le champ d’action de l’EPM. Intis aide les entreprises dans le déploiement de telles solutions, avec deux technologies EPM privilégiées : IBM et Pigment.
Comment IBM Planning Analytics accompagne la planification du personnel ?
La planification d’une entreprise part souvent des prévisions et objectifs commerciaux. Elle se poursuit par l’établissement de projections en matière de production ou de réalisation de services. À chacune de ces étapes, les scénarios mettent en œuvre des effectifs. Vous devez en maîtriser les coûts et les compétences.
Avec IBM Planning Analytics, le module « headcounts », soit les effectifs, vous permet de simuler l’évolution de la main-d’œuvre et de ses coûts, ainsi que ses impacts sur la performance opérationnelle. Cet EPM exploite vos données de façon profonde grâce à l’intelligence artificielle de watsonx.
Par exemple, vous vous demandez quelles sont les conséquences des derniers départs en retraite ou démissions dans un service opérationnel ? Votre entreprise doit faire face à un changement important d’organisation ? L’EPM vous aide à projeter immédiatement les impacts et à concevoir des scénarios de recrutement.
En synthèse, avec IBM Planning Analytics with watson :
- vous réalisez de la planification des effectifs alignée avec les objectifs budgétaires ;
- vous suivez et analysez vos indicateurs clés de performance (KPI) ;
- vous gagnez en efficacité et en productivité, grâce aux automatisations que comporte l’EPM doté d’intelligence artificielle.
Que propose Pigment pour la planification des effectifs ?
Le logiciel Pigment est un EPM de nouvelle génération. Cette plateforme collaborative se consacre à la planification à partir d’informations accessibles en temps réel, grâce à des intégrations directes de multiples sources de données. Cet EPM exploite également l’intelligence artificielle, notamment pour de la simulation IA.
En matière de planification stratégique des effectifs, Pigment facilite l’élaboration de plusieurs scénarios pour du recrutement, l’évolution des rémunérations ou le plan de formation. Partagée entre les utilisateurs opérationnels et les services RH, cette plateforme propose un accès sécurisé à chacun en fonction de ses droits. Workflows automatisés, ajout de commentaires, génération d’organigramme, etc., voilà des fonctionnalités concrètes pour du Strategic Workforce Planning.
Voici des fonctionnalités clés à utiliser dans Pigment pour vos planifications en matière RH :
- Création de workflows pour simplifier les échanges et la collaboration dans l’entreprise autour du Workforce Planning, notamment pour l’approbation de recrutements.
- Collecte des données des systèmes du type ERP, SIRH et ATS pour projeter vos plans en matière d’effectifs, de masse salariale, de recrutement et de formation.
- Visualisation et conception d’organigrammes, quel que soit le niveau hiérarchique dans l’organisation.
Le Strategic Workforce Planning a le vent en poupe dans les directions RH des entreprises. La planification s’impose de plus en plus comme le levier majeur pour piloter la performance et atteindre les objectifs stratégiques. La gestion proactive des effectifs, en coûts, en quantité et en qualité contribue à maximiser cette performance. Adoptez un logiciel EPM pour cette gestion des ressources humaines. Il deviendra vite indispensable pour tout projet stratégique qui exige de bâtir des scénarios et chiffrer des prévisions. Vous aimeriez bénéficier d’une démo personnalisée de tels outils ? Contactez-nous pour l’organiser !
