La construction budgétaire peut prendre de nombreuses formes selon les besoins. Elle tend à évoluer vers un système de prévisions glissantes régulières, voire permanentes, appelées le rolling forecast. Cet exercice suppose de s’équiper judicieusement pour simplifier la planification et réduire les énergies qu’elle consomme, comparativement au tableur Excel. Des solutions existent aujourd’hui avec les EPM. Ces outils rendent le chiffrage simple et accessoire, par rapport à la prise de décision judicieuse qu’il permet ensuite.
Comment définir l’exercice de rolling forecast ?
Le département finance de l’entreprise le sait parfaitement : les budgets sont de moins en moins figés. La mise en œuvre de ce processus devient parfois même inadaptée aux besoins de flexibilité et de visibilité courte des entreprises. C’est là qu’intervient judicieusement le rolling forecast ou la prévision glissante.
Qu’est-ce qu’un rolling forecast ?
La traduction de cette expression anglaise donne en français « prévision glissante ». Ce processus prévisionnel se reproduit régulièrement, sans attendre le nouvel exercice comptable, contrairement au budget annuel.
C’est un système de projections financières révisées fréquemment, voire en continu, sur la base des informations réelles de l’entreprise à l’instant T. En quelque sorte, le rolling forecast est une planification qui part des données réelles pour prolonger la visibilité sur les mois à venir, au plus près de la situation du marché et de la concurrence.
Quelle est la différence entre une prévision budgétaire et une prévision glissante ?
Le budget part d’une situation à l’instant T, avec diverses hypothèses commerciales, financières, fiscales, etc., afin d’établir des projections sur un an minimum en général. Pour établir ce type de prévisionnel de façon fine, la mise en œuvre démarre dans les grandes entreprises et ETI souvent dès le début du second semestre de l’exercice passé.
Le risque d’obsolescence des hypothèses, du fait de changements intervenus dans l’entreprise ou sur le marché, est bien réel. Cela conduit souvent à l’élaboration de reprévisions en cours d’exercice.
Par opposition à ce système de budget relativement figé, le rolling forecast présente une capacité d’adaptation permanente aux évolutions internes comme externes à l’entreprise. La nouvelle prévision glissante vient remplacer naturellement la précédente. Les constats réalisés au cours de la période écoulée sont autant d’enseignements utiles pour réajuster les projections.
Quels atouts présente un processus de rolling forecast ?
Qu’il s’agisse de se projeter sur le plan de la trésorerie, des ventes, d’une organisation de supply chain, etc., les entreprises plébiscitent désormais la mise en place du rolling forecast. Il comporte plusieurs avantages pratiques pour optimiser le pilotage de la performance pour toute organisation.
Un exercice plus régulier et plus relié à l’opérationnel
Aucune direction financière n’imagine la mise en place d’un processus budgétaire complet avec plusieurs prévisions par an, et cela dans tous les services de l’entreprise.
En revanche, avec la méthode des prévisions glissantes, la fréquence de l’exercice fait partie intégrante du concept. Les modèles de projection utilisés permettent de s’y repencher régulièrement, qu’il s’agisse des dépenses ou des recettes, et en partant des données opérationnelles.
Une adaptation aux évolutions de l’entreprise et au contexte du moment
C’est l’analyse du terrain et du marché qui dicte les indicateurs clés à suivre. La manière de les transformer en prévisions glissantes évite d’y consacrer trop de temps dans les services de l’entreprise. Par exemple, la connaissance du carnet de commandes et de son évolution, couplée aux indicateurs sectoriels du marché, sert à projeter les ventes pour la nouvelle période budgétée.
Un exercice de reprévisions glissantes pour des décisions plus pertinentes
Le fait de mieux coller aux évolutions du marché ou de la concurrence ainsi qu’aux contraintes de l’entreprise accroît la pertinence des projections financières. Ces données plus justes, plus actuelles et plus fiables conduisent à améliorer automatiquement le processus de prise de décision. C’est d’ailleurs tout l’objet d’un bon système décisionnel.
Un processus automatisé et moins de temps consacré à l’élaboration budgétaire
L’autre avantage d’un système automatisé de rolling forecast, et non des moindres, c’est l’économie de temps qu’il procure. Ce gain en ressources humaines concerne à la fois la direction financière et les services opérationnels associés à l’exercice.
Autant le budget classique annuel peut s’étaler sur plusieurs mois au risque d’épuiser les intervenants, autant la prévision glissante s’insère dans le quotidien des équipes sans les sur-solliciter. D’ailleurs, c’est la condition pour que la mise en place du rolling forecast fonctionne et perdure.
Les inconvénients de prévisions glissantes sur Excel
Vous pensiez développer vos forecasts glissants avec le tableur Excel ? Le processus budgétaire classique réalisé avec des outils bureautiques peut déjà mener à l’Excel Hell, le vrai cauchemar des contrôleurs de gestion. Alors, pour un système de reprévisions glissantes régulières, c’est encore pire.
La bureautique, un système peu automatisé et peu souple
Contrairement aux idées reçues, la souplesse du tableur Excel s’avère réellement limitée pour un exercice de rolling forecast. Cet outil ne comporte pas nativement les informations réelles de l’entreprise. Vous devez organiser leur collecte, en provenance de sources multiples. Vous devez aussi les structurer en base de données, alors que la bureautique convient mal à cet exercice.
Un fichier Excel est au départ une page blanche où tout est à construire et à paramétrer. Tout système de création d’alertes afin d’actualiser la prévision demande du temps. Si vous y parvenez, avec beaucoup d’huile de coude, cet outil peut rarement, ensuite, être mis dans les mains de tous :
- Soit, le risque d’erreurs est important en l’absence de sécurisation suffisante.
- Soit, l’utilisateur peut difficilement réaliser des modifications, parce qu’il ne connaît pas les macros incorporées, par exemple.
Excel, un outil pour bâtir des reprévisions en silo avec peu de scénarios
Le tableur de Microsoft rend la création et la comparaison de plusieurs scénarios souvent laborieuse. Or, la puissance d’un processus de rolling forecast se voit justement dans la construction rapide de multiples versions, en fonction de diverses hypothèses.
Si, en outre, chaque projection demande l’implication de plusieurs services de l’entreprise, la complexité s’accroît. Excel reste dans les faits peu collaboratif pour un travail en équipe.
Les avantages du reforecast périodique avec un outil EPM
Alors, quelle alternative crédible au tableur Excel pour réaliser des budgets simplifiés glissants ? Les logiciels EPM (Enterprise performance management) correspondent à des solutions décisionnelles spécialement conçues pour la planification. Les objectifs de tels outils, comme leur nom l’indique, restent le pilotage de la performance.
L’EPM, un logiciel pour relier aisément les données passées aux planifications
Contrairement à Excel, l’actualisation des données réelles qui servent de point de départ aux prévisions est immédiate dans un EPM. Grâce aux connecteurs, le logiciel collecte au fil de l’eau les informations de l’entreprise, quelle que soit la source de données exploitée. Il les exploite ensuite afin de réaliser des projections pour la nouvelle période, en fonction des hypothèses et facteurs retenus.
Les EPM, des solutions pour modéliser nativement et rapidement des scénarios divers
Vu les enjeux stratégiques que revêt l’optimisation de la performance dans les entreprises, la mise en place de tels outils requiert de l’organisation. Des projets EPM, rondement menés, facilitent ensuite le processus de rolling forecast, grâce à la modélisation. Le principe de construction des nouvelles hypothèses reste similaire à chaque fois. Les logiciels EPM apportent de la rationalisation au rolling forecast, tout en autorisant la collaboration de tous les services concernés.
Une gestion du rolling forecast en continu
En définitive, une solution EPM rend possible la construction de prévisions glissantes au fil de l’eau. Elles deviennent le prolongement des données réelles de l’entreprise, selon la granularité et la périodicité définie.
Un évènement imprévu se produit et change la vision commerciale du marché pour une gamme de produits ? Un des indicateurs clés vire au rouge sur le plan de la gestion des coûts ? Rien n’empêche alors la mise en place d’une nouvelle simulation à tout moment en quelques clics, afin d’approfondir l’analyse de ces évènements et de mesurer leur impact sur la performance de la structure.
Exemples pratiques de rolling forecasts réalisés grâce à des EPM
Chez Intis, nous implémentons des solutions EPM dans les grandes entreprises, les ETI, les PME, etc. Que vous choisissiez la technologie d’IBM avec Planning Analytics ou le logiciel Pigment, les deux simplifient et rendent agile la technique du rolling forecast dans les services financiers comme opérationnels.
Des projections des ventes revisitées et collaboratives avec Pigment
Avec la plateforme Pigment, les prévisions deviennent continues. Pigment vous autorise à raccourcir le cycle de la planification avec des projections plus fréquentes, sur une période glissante de 12 à 18 mois. Basé sur les informations réelles de l’entreprise exploitées au fil de l’eau, ce rolling forecast sert à se projeter rapidement dans le futur. Il permet de mieux allouer les ressources financières et humaines là où elles s’avèrent les plus efficientes.
Le marché présente un retournement brutal ? Un facteur conjoncturel mondial vient bouleverser la marche des affaires sur le plan commercial ? Avec Pigment, l’entreprise peut mobiliser immédiatement ses équipes de gestion ainsi que commerciales autour de ces évènements. Elles projettent divers scénarios et prévisions à l’aide de l’IA. Elles ont alors la capacité d’identifier le meilleur pour la performance, face aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
C’est une manière d’anticiper les risques économiques et de se confronter aux conséquences de diverses hypothèses. Avec cet outil, la direction commerciale réagit plus vite aux variations du marché et peut décider en conséquence de façon plus efficace.
Un forecasting en continu de la chaîne d’approvisionnement avec IBM Planning Analytics
S’il est un service de l’entreprise qui exige de l’adaptation continue, en fonction de nombreuses contraintes internes comme externes, c’est bien la supply chain. La puissance de la planification en continu, et donc du rolling forecast, prend tout son sens.
IBM Planning Analytics favorise un tel processus de prévisions glissantes pour les approvisionnements. L’EPM apporte de la technicité, avec des fonctionnalités avancées ainsi que l’intelligence artificielle. Il permet ici :
- d’optimiser les stocks, sans surstocks et sans ruptures ;
- de répondre parfaitement aux besoins de la production ;
- de satisfaire les demandes clients, tant en qualité, en quantité qu’en expérience.
Intégration de diverses sources de données, modélisation de prévisions fiables ou simulation de scénarios multiples, les outils de rolling forecast aident à améliorer la gestion de la supply chain.
Les cas d’usage du rolling forecast dans les entreprises sont nombreux : prévisions de dépenses, projection de trésorerie, résultat financier, planification opérationnelle, etc. Tout est possible, à condition de s’équiper de solutions EPM, idéales pour la planification financière comme opérationnelle. Oubliez le tableur Excel et exploitez la puissance de cette méthode de reprévisions en continu. Elle accroît vraiment la capacité d’adaptation de la société, face à des aléas économiques ou des facteurs internes. Elle facilite la collaboration des différents services impliqués dans l’élaboration de chaque scénario. Une démonstration personnalisée de ces outils vous tente ? Entrez en contact avec un de nos experts.
