Nous vous proposons ici quelques pistes pour bien choisir son outil BI.
Qu’est-ce qu’un outil de BI ?
Les solutions de Business Intelligence sont des outils informatiques permettant la collecte, l’intégration, l’analyse et la présentation des données de l’activité réalisée d’une société. Elles aident ainsi à la prise de décision et permettent de déterminer des leviers stratégiques pour l’entreprise.
Les outils EPM
Les solutions d’Enterprise Performance Management permettent, en s’appuyant sur les données de l’activité réalisée, la planification de l’activité en élaborant des prévisions.
Choisir son outil BI
Les technologies de pilotage, si elles dépassent la simple visualisation de données et si elles sont modélisées sur mesure aux besoins, sont de véritables boîtes à outil dans lesquelles tout est possible. A la condition, cependant, de se faire accompagner par une expertise à la fois technique et fonctionnelle dans le déploiement des applications. Se faire accompagner est primordial à la réussite du projet d’intégration. Bien choisir son intégrateur est tout aussi indispensable. Une équipe compétente sur le paramétrage de ces outils en interne peut également accompagner le projet.
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Rechercher les éditeurs du marché et leurs technologies associées
Internet regorge de comparatifs de solutions d’aide à la décision. Vous pourrez ainsi accéder à des avis utilisateurs, des descriptifs des produits et de leurs fonctionnalités, des cas d’usages concrets. N’hésitez pas non plus à contacter directement des cabinets de conseil et d’accompagnement afin de compiler des informations. Les salons peuvent également permettre de connaître et de rencontrer les éditeurs du marché et de visualiser une application finalisée.
Choisir son outil BI : tester en ligne
Les éditeurs donnent souvent accès à des plateformes de tests en ligne. Elles permettent de prendre en main la solution, voir si elle correspond à votre besoin et si celle-ci est suffisamment ergonomique pour vous.
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Participer aux ateliers de prise en main des prescripteurs
Les cabinets intégrateurs ou les prescripteurs (association de métiers par exemple) organisent parfois des ateliers de prise en main des progiciels. Ces ateliers permettent d’échanger avec des pairs et de mettre un premier pied dans les systèmes d’information. Cela peut être une étape non négligeable dans votre choix d’adoption d’un progiciel de gestion intégré.
Demander une démo
Vous pouvez contacter directement les intégrateurs et leur demander une démonstration de l’outil. Elle peut être générique ou personnalisée.
Prendre contact avec des sociétés ayant déjà l’usage de ces solutions
La prise de contact peut se faire directement (des outils comme Linkedin permettent de connaître facilement les utilisateurs de solutions, notamment si ceux-ci ont témoigné de leur usage). On peut également passer par un éditeur/intégrateur et demander à être mis en contact avec un ou plusieurs de ses clients.
Rechercher des témoignages
Les témoignages clients sont aussi une source intéressante d’information. Pas seulement sur la solution, mais également sur les bonnes pratiques et les difficultés rencontrées lors de son implémentation. Bien sûr, on peut supposer un biais : un client qui accepte de témoigner est forcément satisfait. Mais la plupart des utilisateurs ont envie de partager leur aventure de façon honnête. On sait tous qu’un projet ne se fait pas sans difficultés.
Sonder vos collaborateurs
Il est possible que, dans vos équipes, certains de vos collaborateurs aient déjà vécu l’implémentation d’une solution lors d’une expérience antérieure. Peut-être avaient-ils déjà participé au benchmark des solutions et des intégrateurs. Ils auront certainement un avis sur la solution. C’est pourquoi il peut être intéressant de recueillir leurs expériences.
S’appuyer sur la direction informatique pour bien choisir son outil BI
En effet, le service informatique a une expérience importante dans l’implémentation de solutions pour les métiers. Il peut être en mesure d’apporter son aide au choix. Il est même primordial qu’il y participe puisqu’il jouera un rôle très important tant dans la mise en place que dans son maintien. La DSI sera, de plus, à même d’apporter sa vision technique du back office, pas toujours compréhensible pour les métiers.
Choisir un outil BI pouvant être maintenu par les métiers : autonomie en interne ?
L’une des composantes importantes dans la recherche d’une solution est le degré d’autonomie attendue des équipes. De nombreuses questions se posent alors. L’outil devra être maintenu et probablement soumis à des évolutions. Avez-vous les compétences en interne pour le faire évoluer et maintenir le référentiel ? (Lire notre article sur le maintien du référentiel). Voyez-vous le fait de faire appel à un prestataire externe comme une contrainte ? Une solution, hybride, peut être de faire appel à une ressource spécialiste externe au quotidien, sur site, pour vous épauler. Il convient alors de mesurer le coût de ces différents moyens. Et surtout, de se poser la question de la pérennité de la solution et de limiter le risque du sachant unique.
Inclure la possibilité d’évolution de la solution pour anticiper des besoins futurs
Pour répondre à cet enjeu, il est nécessaire de s’assurer que la solution d’analyse des données choisie soit évolutive. Certaines solutions de gestion d’entreprise sont très flexibles. Elles permettent d’ajouter des briques pour répondre à un nouveau besoin ou d’élargir l’usage de la solution à d’autres métiers que l’initiateur du projet.
Le travail effectué en amont sur les exigences attendues vis-à-vis de la technologie, lors de la rédaction du cahier des charges, prend donc ici tout son sens. Il permet de savoir quoi chercher et d’aller plus vite.
Les outils BI et EPM s’intégrent aux autres systèmes d’information de l’organisation comme l’ERP et le CRM. Ces progiciels sont également des bases de données et permettent de créer des tableaux de bord, d’élaborer des simulations et des prévisions. Ces logiciels de gestion s’adressent autant aux financiers qu’aux opérationnels et permettent de suivre la gestion commerciale, la supply-chain, la production.
