Lucile, Chargée de reporting, consolidation et d’audit, nous fait part de son expérience sur la mise en oeuvre de l’application de reporting mensuel du groupe Raja développée sur IBM Planning Analytics pour le contrôle de gestion.
« Le logiciel doit vivre. Il ne faut pas l’implémenter pour ne plus jamais y toucher. C’est pour cela que c’est important d’avoir une bonne relation avec le prestataire, une relation donnant-donnant. Cela permet de faire évoluer son logiciel. »
Le groupe RAJA est leader européen BtoB dans la distribution d’emballages, de fournitures de bureaux et d’équipements industriels. En 2021, le groupe a généré 1,2 milliards de chiffre d’affaires avec 2 millions de clients.
Avec la technologie IBM Planning Analytics, le contrôle de gestion du groupe a réalisé une application pour élaborer le reporting financier mensuel du groupe.
La genèse du projet
Une croissance rapide
« En 2014, une première application est réalisée sur une ancienne version d’IBM Planning Analytics mais l’équipe en charge s’en va alors qu’elle ne sera pas totalement terminée. Une nouvelle équipe se crée et essaye de comprendre comment l’application a été construite. Nous avions des difficultés à la faire évoluer et à la maintenir, dû à la croissance rapide du groupe. En effet, Raja était constitué d’une quizaine de sociétés en 2014 et en comptait une trentaine en 2019. L’application était donc devenue obsolète et ne répondait donc plus à nos besoins. Nous freinions les évolutions à réaliser. »
3 possibilités pour évoluer
« Nous avons donc décidé de faire un audit de cette ancienne application. A la suite à cet audit, l’équipe intégratrice nous ont proposé 3 solutions :
- une refonte légère avec quelques quick wins;
- une amélioration de l’existant, en reprenant ce qui fonctionnait bien dans l’application;
- repartir de zéro pour faire une refonte complète.
Nous avons choisi la deuxième solution. Nous avons refait une session de spécifications techniques pour améliorer ce qui ne fonctionnait pas. Le projet comprenait une refonte de l’application de reporting financier et dans le même temps, la mise à jour du logiciel. »
Les enjeux et bénéfices
Fiabilité et pertinence du reporting mensuel
« Les bénéfices ont été multiples, aussi bien pour l’équipe centrale que pour les utilisateurs finaux, à la fois sur l’application et sur le logiciel. Le projet nous a permis d’obtenir une donnée plus fiable, une donnée plus à l’image de la réalité économique de nos sociétés. Cette donnée est également plus pertinente désormais. Nous avons des devises plus justes, puisque nous avons ajouté des types de taux de change différents. La temporalité est plus correcte que celle que nous avions précédemment, nous avons ajouté les trimestres, semestres et le year to go. Un autre élément essentiel est d’avoir des sous-périmètres corrects pour que les éliminations d’intercos puissent se faire correctement. »
Rapprocher le reporting mensuel de la consolidation statutaire
« Nous avions un autre enjeu : pouvoir rapprocher au maximum les chiffres de l’outil de reporting avec la consolidation statutaire. C’était quelque chose d’impossible à faire dans l’ancienne application car les flux comptables et les flux de gestion étaient mélangés. Nous ne pouvions jamais réconcilier de manière propre les deux bases de données. »
3 points d’attention à ne pas négliger pour réussir son projet
1 – Consacrer du temps à la phase de test
« Il nous fallait maîtriser les 3 éléments du triangle d’or des projets : le coût, le temps et la qualité. Et si nous voulions une application fonctionnelle qui réponde à nos besoins, nous avions besoin de temps. Si on lance un logiciel qui n’a pas été testé, il ne va certainement pas fonctionné, au risque d’obtenir de mauvais retours de la part des utilisateurs. La phase de recette est très importante, surtout dans ce type de projet. »
2 – Des équipes impliquées
« A la fois mettre à jour un logiciel et refondre une application n’est pas anodin. Cela prend du temps. Il faut que les équipes soient bien impliquées dans le projet, que ce soient l’équipe en central ou les équipes opérationnelles. Il faut travailler main dans la main, avec les équipes et avec le prestataire. »
3 – Un partenariat de confiance avec le prestataire
« C’est le prestataire qui nous porte. C’est grâce à lui que l’on arrive à répondre à nos besoins. Le prestataire que nous avions rencontré pour nous accompagner était un ancien contrôleur de gestion. Il a donc tout de suite compris l’essence de notre besoin et a tout de suite su trouver les éléments pertinents pour améliorer l’application.
Il est très important de nouer une relation de confiance avec le prestataire, de développer une relation entre partenaires plus qu’une relation client-prestataire. Et c’est une chose que nous avons trouvé avec Intis. »
