Gaspard Gambin est Directeur Commercial de la société Cabesto. Il revient ici sur le projet de mise en œuvre de la solution de pilotage et d’aide à la décision (EPM) IBM Planning Analytics with Watson. La solution devait pallier aux limites rencontrées avec Excel, un super outil bureautique, mais qui montre certaines limites suite au développement important de l’organisation ces dernières années. Basculer d’un outillage exclusivement bureautique vers une solution de pilotage moderne pour l’entreprise (EPM), c’est la clé d’un pilotage maitrisé, sécurisé, intégré. Un pilotage en ligne avec les enjeux de fiabilité, d’agilité et de transversalité d’une entreprise en croissance, en matière d’aide à la décision.
Pouvez-vous présenter la société Cabesto ?
Cabesto a été créé en 2003. Son activité s’articulait autour des loisirs nautiques. La société fait partie du groupe Décathlon de 2007 à 2015 avant d’être reprise par l’équipe de management et des investisseurs privés. Le Groupe poursuit désormais son développement autour de 4 univers : la mer, la montagne, l’alimentation et la piscine. Le groupe Cabesto est aujourd’hui constitué de deux sociétés : CABESTO qui représente l’activité mère ainsi que les fonctions support ; et EXPE qui regroupe les magasins CABESTO Montagne. La société compte 250 collaborateurs, 40 000 produits et 16 magasins en France.
Dans quel contexte le projet s’inscrivait-il ?
Nous sommes passés de 5 magasins en 2017 à 16 aujourd’hui. Nous avons intégré 4 sociétés et mis en place un site de e-commerce. Nous avons donc connu de fortes croissances, organique et externe. Nous passons de 7 à une vingtaine de comptes d’exploitation. Le groupe est en pleine expansion et souhaitait se doter d’un outil de pilotage pour gérer les prévisions quotidiennes d’activité et de résultat. Nous souhaitions également piloter notre logistique et ses coûts.
Quelles étaient vos attentes vis-à-vis de la solution ?
Nous réussissions à faire évoluer notre méthode de travail avec Excel tant bien que mal jusqu’à 2021, jusqu’à atteindre les capacités de l’outil début 2022. Nous rencontrions alors des limites avec Excel notamment dans le partage des fichiers, tous connectés entre eux. Ça ne fonctionnait plus. Cette situation de blocage engendrait des imprécisions dans notre pilotage.
Un autre sujet était l’accessibilité de la solution. Nous étions dans la difficulté quand plusieurs personnes cherchaient à se connecter sur un même fichier d’un établissement, avec une impossibilité de faire des modifications en même temps.
Nous souhaitions également en simplifier l’utilisation pour les équipes, tout en gardant nos leviers de pilotage. Le groupe souhaitait en étendre l’usage à plus d’utilisateurs, notamment pour responsabiliser nos responsables de rayons sur le geste du pilotage et enrichir leur métier. Cela était compliqué avec Excel. Il fallait donc simplifier le geste pour le dupliquer à plus de collaborateurs.
Nous voulions également obtenir une visibilité par marché : dépasser l’analyse de la rentabilité par établissement en analysant également les chiffres par activité. Nous souhaitions piloter et prévoir de façon transverse l’activité, sur tous les établissements.
Cabesto cherchait aussi à simplifier le lien entre le pilotage et nos autres systèmes d’information : l’ERP, notre solution de planification des équipes et notre logiciel de paie. L’objectif était de relier et de faire communiquer entre elles toutes ces solutions, de façon à éviter de répéter les mêmes tâches dans chacune des solutions.
La finalité était de faciliter et fluidifier la prise de décision. Les utilisateurs devaient pouvoir devenir véritablement acteurs dans la gestion de leurs ressources et sur les frais qu’ils décident d’engager, afin de viser l’objectif global de rentabilité et de gestion de cash pour la société.
Pourquoi avoir choisi la technologie IBM Planning Analytics with Watson ?
Le directeur des ventes avait déjà utilisé Planning Analytics lors son précédent poste et ce qu’il décrivait de son mode de fonctionnement semblait correspondre à nos besoins. Son vécu sur la solution a été clé dans notre choix. Nous partions donc avec un a priori positif.
Nous avons validé le principe du projet avec le directeur des ventes. Le PDG a validé l’aspect budgétaire et le responsable informatique a validé la comptabilité avec les systèmes d’information existants.
L’annonce du projet a bien été réceptionnée par les utilisateurs, qui avaient une attente d’évolution de la méthode de travail. D’autre part, nous avons préparé le terrain en amont sur l’idée de la mise en œuvre d’un tel projet et sur ce que ça allait impliquer pour les équipes. Par ailleurs, la mise en place de l’ERP trois ans auparavant a aidé à se projeter sur ce nouveau projet.
Le parti pris était de rester souple, de nous adapter aux spécificités de l’outil et de ne pas faire un copier-coller de ce que nous avions déjà. Planning Analytics étant une boîte à outils permettant de faire du sur-mesure, c’est finalement l’outil qui s’est adapté à nos besoins.
Comment vous êtes-vous organisés en interne et avec l’intégrateur pour mener ce projet ?
Nous avons transmis notre modèle fonctionnel à l’intégrateur, Intis, qui a ensuite traduit techniquement nos besoins. Nous sommes restés à disposition pour apporter les éléments complémentaires nécessaires et Intis a développé petit à petit.
Cela s’est fait de manière très agile et avec réactivité. Différents profils ont pris part au projet : deux personnes du service informatique pour l’export de données, deux personnes du service commercial pour la modélisation de l’application, le DRH pour la partie RH/social et pour faire la liaison avec les logiciels de planification de personnel et de suivi de la paie.
Comment les utilisateurs se sont-ils appropriés ce nouvel outil ?
Il y a aujourd’hui une quinzaine d’utilisateurs qui utilisent l’application au quotidien : 11 magasins Cabesto, le directeur des ventes, le DRH, le directeur commercial…
Au moment de la recette, étaient présents un directeur de magasin et le responsable web pour réaliser, sur leurs sessions et avec leurs droits, des opérations. Nous avons ainsi pu voir comment ils appréhendaient l’outil et s’ils relevaient des dysfonctionnements à corriger. Cela a permis de tester la solution et de voir comment celle-ci était accueillie par les utilisateurs.
Pour dispenser la formation, nous avons profité du lancement du processus budgétaire de l’année pour réunir tous les directeurs de magasins et leur présenter la solution. Nous avons ensuite fait des ateliers afin de former au pilotage des ressources humaines et pilotage des frais. Nous leur avons fourni un guide de formation puis nous avons assuré un suivi durant la durée de prise en main. Même les personnes les moins « geek » se sont adaptées sans problème à l’outil. Cela a été une très bonne surprise.
Pouvez-vous aujourd’hui en mesurer les bénéfices ?
Nous utilisons la solution que depuis très récemment. Ce que l’on peut mesurer aujourd’hui, c’est une remontée d’informations en temps réel et une simplicité d’accès à l’outil.
Êtes-vous autonomes sur la solution ?
Nous n’avons pas de ressource à allouer sur le maintien de la solution. Nous ne sommes donc pas autonomes sur la solution aujourd’hui et avons donc fait appel à la prestation de TMA d’Intis. En fonction des besoins, nous n’excluons pas de recruter une personne pour aller plus loin dans les capacités de l’outil en autonomie dans quelques temps.
Quels conseils donneriez-vous à ceux qui se lancent dans ce type de projet ?
L’implémentation d’un EPM prend du temps et de l’énergie. Prévoir du temps pour le faire bien est impératif. Cependant, tout dépend de l’existant. Si l’entreprise utilise déjà ce type de solution, alors Planning Analytics se calque facilement avec l’existant. Si ce n’est pas le cas, il est alors indispensable d’écrire un cahier des charges avec la liste des attentes. Les équipes Intis sont douées pour traduire les besoins fonctionnels en réalisations techniques. Prévoir du temps et de la disponibilité permet d’avoir des échanges réguliers et constructifs et d’avancer sans temps mort.
Comment envisagez-vous la suite ?
L’ERP couvre le reste de nos besoins, notamment l’analyse de l’exploitation de tous nos centres de profit et l’analyse de la performance économique. Nous pourrions envisager d’aller plus loin dans l’analyse des données liées au pilotage, dans la création de systèmes d’alertes par rapport à des indicateurs de performance : pilotage de ressources, de frais, humain… Une fois que nous aurons bien digérer l’utilisation de l’outil, nous pourrons envisager d’aller plus loin vers ces besoins.
