Témoignage d’une responsable du Contrôle de gestion opérationnel autour de la mise en œuvre d’une solution de pilotage de la performance.
« Je suis Armelle Beauchamp, responsable du contrôle de gestion
opérationnel au sein d’un centre technique. J’ai été nommée responsable du projet informatique IBM Planning Analytics. Le but était de produire de la donnée efficacement et d’assurer à la fois des responsabilités de reporting et de liasses budgétaires.
Quels étaient vos besoins de pilotage en tant que centre technique ?
Nous sommes un centre technique mais nous avons les mêmes exigences qu’une entreprise privée. Les décisions de gestion sont pour nous très importantes. Nous avions 2 besoins très fortement inscrits depuis une dizaine d’années. Pour le reporting, il était nécessaire que tous ces indicateurs soient centralisés et validés par les opérationnels. Le second besoin concernait le processus budgétaire, qui chez nous, est déployé via des liasses budgétaires.
Pourquoi IBM Planning Analytics ?
L’évolution du groupe a fortement contribué au choix de la solution de pilotage IBM Planning Analytics. Nous étions mono-site, mono-entité. Aujourd’hui, nous sommes sur plusieurs sites en France et à l’international. Nous avons donc plusieurs entités juridiques différentes. Nous devons produire d’abord et gérer ensuite des consolidations. Ce n’est plus possible aujourd’hui de faire les intracos et les intercos à la main.
Nous avions un outil qui nous produisait effectivement le reporting mais malheureusement trop limité au niveau du processus budgétaire. Cet outil n’est plus maintenu aujourd’hui par l’éditeur. Il était donc nécessaire que nous passions à la solution de pilotage IBM Planning Analytics. Nous avons choisi cet outil en fonction de nos besoins, tout en sachant que ces besoins évoluent. Il nous fallait donc un outil qui puisse répondre à ces évolutions de plus en plus rapides et à la satisfaction des opérationnels. Cet outil nous a paru le plus adapté sur le marché pour répondre à ces besoins.
Quel est le rôle de l’intégrateur dans votre choix ?
Le choix de l’intégrateur a été essentiel pour nous. Plusieurs entreprises proposaient la solution de pilotage Planning Analytics. Notre choix s’est concentré sur un intégrateur car nous avions eu un contact plus que favorable et très positif avec les intervenants.
Comment avez-vous déployé la solution de pilotage Planning Analytics ?
Etant donné la sensibilité des données financières au sein du groupe, nous avons souhaité déployer l’outil uniquement au niveau de la direction administrative et financière. Le déploiement a été transparent pour les opérationnels.
Dans un second temps, nous souhaitions donner aux utilisateurs la faculté de pouvoir utiliser l’outil en reporting, puis en période budgétaire, de pouvoir réaliser directement ces liasses budgétaires sur l’outil. Le principal concerné est le contrôle de gestion qui, chez nous, a une part et une responsabilité très importante dans la donnée financière.
A terme, nous espérons que tous les opérationnels puissent avoir accès facilement à l’outil, pour éditer leurs documents via Workspace. Des outils tel que PAX permettent au contrôle de gestion central de prévoir les états de reporting visibles par les opérationnels.
Quels sont les gains de l’usage de la solution de pilotage Planning Analytics ?
Le constat est très clair : aujourd’hui nous avons beaucoup gagné en ergonomie. Les outils proposés, notamment pour les opérationnels, workspace, permettent des éditions en quelques clics. Il est évident que nous avons beaucoup gagné à ce niveau.
Mais au-delà, nous avons aussi gagné en temps d’édition de documents pour les business reviews. Une business review nécessite la validation des opérationnels et les analyses s’y référent. Auparavant, nous avions principalement des éditions papier. A ce jour, nous allons vers la digitalisation des business reviews. Aujourd’hui nous pouvons dire que nous sommes à J+3, alors qu’il y a une dizaine d’années nous étions à J+20 jours pour clôturer les données financières.
Avec Workspace et l’édition rapide des documents, nous allons utiliser les jours gagnés pour les analyses. Un point essentiel a été la prise de conscience de la différence que peut avoir un outil de reporting et un outil de requête. Auparavant, nous réalisions des requêtes sur un système et ensuite nous complétions des reportings. Aujourd’hui le reporting est direct.
Quelles interfaces utilisez-vous ?
Nous utilisons aujourd’hui 2 plateformes essentielles qui sont : Workspace pour tout ce qui concerne les éditions de documents. Cette interface permet de diffuser très rapidement l’information et permet aux opérationnels par quelques clics d’obtenir ce dont ils ont besoin. Le contrôle de gestion central travaillent sur PAX, qui permet la création des états de reporting, ensuite diffusés sur Workspace.
Quelle est la suite ?
Notre objectif à court terme est de permettre à l’ensemble des utilisateurs du groupe d’avoir accès à Workspace et de pouvoir effectuer des analyses par un accès rapide au détail que propose l’outil. Au-delà de tout ça, nous souhaitons structurer et organiser le déploiement budgétaire afin de raccourcir les délais.
Vous reviendriez en arrière ?
Nous avions un outil de reporting de plus de 10 ans sur lequel il nous manquait toute la partie budgétaire. Il n’est plus concevable aujourd’hui que nous revenions en arrière. Nous avons découvert l’ergonomie, la facilité d’utilisation de l’outil, une certaine aisance et une confiance dans la structure et la production de nos données. Nous n’imaginons absolument pas revenir à nos anciens outils. Au contraire, notre objectif est de faire que les 1000 personnes du groupe aient accès à l’information via Workspace.
