Le service commercial et la direction financière d’une association de la restauration et l’hôtellerie que nous avons accompagné souhaitaient automatiser leur reporting commercial. Dans un premier temps, l’enjeu était de maintenir la cohérence de leurs données entre tous leurs systèmes d’information (comptable, crm, etc…) nécessaire à la gestion des réservations, des paiements ou des transports. Toutes les parties prenantes devaient détenir la même information.
Phase 1 : Automatisation des processus sur Excel
Le projet a consisté à automatiser leurs processus sur Excel. Nous avons automatisé la facturation, le suivi des projets et les relances prestataires.
Une base commune-tiers a également été mise en place pour la comptabilité. En effet, la gestion de la facturation était effectuée par deux sociétés différentes. Cela rendait donc la gestion compliquée avec des risques de doublons. La nouvelle base commune aux deux sociétés a permis de faciliter la gestion de la facturation. Le temps de facturation est ainsi passé d’une semaine et demi à quelques minutes seulement. Quelques semaines de projet auront suffi à gagner un temps considérable.
Phase 2 : Automatisation du reporting commercial
Dans un second temps, la direction commerciale avait également besoin d’un outil plus spécialisé pour ses reportings. L’outil ne correspondait pas au besoin. Les deux départements avaient beaucoup de difficultés à récupérer les informations, les chiffres du commerce impactant également la finance, pour le calcul des commissions, par exemple. La structure déléguait donc ces tâches chronophages à un prestataire. Il fallait lui envoyer tous les fichiers, manuellement, tous les jours et à heure fixe. Beaucoup de contraintes et une dépendance externe.
Le projet a consisté à mettre en place un nouvel outil de pilotage, qui a permis d’automatiser le reporting commercial. Résultat ? Un gain de temps pour la production de chiffres et du temps dégagé pour les analyses, notamment pour trouver les explications aux actions n’ayant pas été suffisamment performantes.
