L’expression de besoin est une étape stratégique pour réussir son projet décisionnel. Comment bien la mener ? Voici quelques conseils de la tribu.
Ça y est ! Vous allez enfin commencer votre projet décisionnel. Vous et votre équipe avez définis vos objectifs stratégiques, sur de potentiels nouveaux outils et sur le prestataire que vous voulez faire intervenir dans le projet décisionnel. Commence alors la première étape : les spécifications. Vous allez exprimer à votre prestataire votre besoin. L’expression de besoin projet est une étape significative pour toutes les parties parce qu’elle détermine la feuille de route que le projet va suivre. Comment ne pas foncer droit dans le mur et vous retrouver avec un livrable qui ne correspond pas du tout à ce que vous aviez en tête ? Voici quelques clés…
Expression de besoin : définir le besoin
Définir le besoin, c’est l’une des phases les plus importantes d’un projet, si ce n’est la plus importante. Et pourtant, elle est souvent sous-estimée. D’une part car elle implique une forte disponibilité des personnes concernées. D’autre part, parce que passer 3 jours sur un sujet que vous connaissez comme votre poche, cela vous semble une perte de temps.
Et pourtant !! Ce n’est pas forcément le cas de votre prestataire, qui va découvrir votre secteur d’activité, votre entreprise et, parfois, votre métier, aussi opérationnel soit-il. Pour bien faire les choses, il faut prendre le temps. Le risque, c’est votre insatisfaction à la fin.
Le problème d’incompréhension dans l’expression de besoin
L’incompréhension peut être mutuelle. Quand il s’agit de l’expression de besoin projet, Il peut être difficile pour votre prestataire de comprendre votre jargon. Le plus, c’est d’être accompagné sur votre projet par un prestataire qui a l’expérience de votre secteur d’activité et de vos métiers.
D’un autre côté, il est difficile pour le prestataire de vous expliquer les aspects techniques de votre projet. Il peut être difficile pour lui de vous faire visualiser ce que sera le livrable final.
Il faut également s’adapter à ce qui est déjà en place. Faire et défaire, cela prend du temps !
Les bonnes pratiques projet
Etre dans le concret ! Demandez à ce qu’on vous montre dès le début une maquette de votre livrable.
Lister tous les cas particuliers de votre entreprise/de votre produit. « Ah oui, je ne vous avais pas dit…mais dans ce cas, c’est différent, … » AAAAAh c’est la cata ! Mieux vaut le dire tout de suite. Même si ça demande du travail et du temps, cela sera récupéré au moment de la recette !
Donner du temps ! Eh oui, c’est inévitable… Quelques jours d’ateliers peuvent sauver votre projet !
Tout le monde doit être présent ! On ne commence rien tant que toutes les parties prenantes ne se sont pas toutes retrouvées autour d’une table. Car cela laisse place à un risque d’incompréhension d’autant plus grand.
On préconise aussi de faire les ateliers en petits groupes avec un vrai leader, qui connaît bien le business.
Pendant les ateliers, les questions doivent fuser. Des deux côtés !
Bref, c’est une phase à ne pas négliger pour la réussite d’un projet.
Keep calm and take your time
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